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OTIF almacén con stock

¿Es el OTIF la forma correcta de medir la disponibilidad?

¿Qué es el OTIF? ¿Puede ayudar a que mi negocio funcione mejor?

Para responder a esta pregunta deberíamos echar un vistazo a los fundamentos de OTIF (o ‘On Time, In Full‘) y cómo ayudó a mejorar una de las empresas más grandes del mundo.

Walmart, una empresa que sabe un poquito sobre la gestión de la supply chain, se dispuso a mejorar su cadena de suministro. La intención era realizar un seguimiento del rendimiento del proveedor, crear mejoras en la tienda y aumentar la satisfacción del cliente.

En su sentido más simple, On Time in Full (OTIF) es una métrica de la cadena de suministro. Y su único propósito es medir la capacidad de una empresa para cumplir con los pedidos de los clientes.

Perfecto, como decía Sam Walton, fundador de Walmart, “solo hay un jefe. El cliente. Y puede despedir a toda la empresa, desde el presidente hacia abajo, simplemente llevándose su negocio a otra parte”.

Crear un sistema de análisis basado en la capacidad de las empresas para hacer precisamente esto parece un movimiento completamente razonable.

Si la excelencia de la cadena de suministro está en tu agenda, el indicador On Time in Full (OTIF) puede revelar muchos detalles sobre la gestión de tu cadena de suministro que de otro modo se perdería.

Puede decirte qué tan bien está satisfaciendo a tus clientes, si tus proveedores están entregando según lo que se acordó, e incluso si estás haciendo justicia a tu cadena de suministro interna.

Y, sin embargo, supongo que hay una gran cantidad de empresas que nunca pensaron en medir el OTIF en su cadena de suministro.

 

Cartoon With Question Mark Otif

OTIF vs. Disponibilidad

Todas las empresas quieren la cantidad justa de disponibilidad.

Como mencionamos en este artículo, hay un punto interesante en esto. Nunca deseas demasiado, para no caer en la preocupación por el exceso de existencias y la obsolescencia. Y nunca querrás quedarte corto tampoco, o terminarás en ventas perdidas y clientes insatisfechos.

Pero medir la disponibilidad es una práctica difícil de conseguir.

En primer lugar, el OTIF y la disponibilidad están relacionados. Pero no es lo mismo.

Claro, los niveles de alta disponibilidad probablemente te ayudarán a lograr un OTIF fuerte. ¡Pero no si tus de problemas de disponibilidad afectna a los productos más importantes!

El próximo reto al que nos enfrentamos es que la disponibilidad no significa lo mismo para todo el mundo.

¿Cómo ves el OTIF? ¿Son las tasas de cumplimiento un buen punto de referencia? ¿Cuál es la mejor manera de medir la disponibilidad y por qué existe tanta confusión sobre una pregunta tan simple aparentemente?

La respuesta no es tan sencilla. Principalmente debido a la falta de una definición estándar de OTIF.

Por lo tanto, cada vez que hay una conversación sobre la disponibilidad de un producto, todos hablan en diferentes idiomas.

Piensa en tu propio negocio.

¿Qué significa “On Time” para tu proveedor ? ¿Qué significa para tu departamento de finanzas o cadena de suministro?
¿Y cómo de desalineadas están estas dos fechas?

¿Qué pasa con la parte “In Full“? ¿Tienes un consenso sobre qué clases son pedidos “completados”?

Esto es antes de abordar las diferencias entre proveedores y fabricantes específicos, y a quién responsabilizamos cuando la parte “On Time” de esto se desvía de lo acordado.

La mayoría de la gente estará de acuerdo en que una entrega insuficiente es un problema. Pero ¿qué pasa con una sobre entrega?

Recibir más stock del acordado es un claro fracaso en el proceso. Pero, ¿cómo explicamos esto?

 

¿Cómo se calcula el OTIF? How to calculate OTIF? ¿Qué dice la fórmula On Time, In Full?

Sobre el papel, la fórmula del OTIF es bastante sencilla.

Cartoon Teacher Showing Otif Formula

Tomamos el número total de pedidos que se hicieron a tiempo y se completaron y luego lo dividimos por el número total de pedidos.

En su forma más simplificada, On Time (OT) simplemente evalúa si sus pedidos salientes han llegado a tiempo.

La parte In Full (IF) examina si se ha recibido el volumen correcto.

Si se miden ambos componentes en su conjunto, se analiza el grado de satisfacción de los clientes, suponiendo que los pedidos estén en buenas condiciones una vez llegan a su destino.

 

¿Cómo podemos utilizar el OTIF?

A lo largo de este artículo, vamos a hablar del OTIF desde dos perspectivas:

OTIF de entrada – Aquí es donde hacemos un seguimiento del OTIF del proveedor con respecto a sus órdenes de compra.

OTIF de salida – Aquí medimos el OTIF de sus propios pedidos de salida a sus clientes finales.

¿Cómo podemos utilizar el OTIF para medir el rendimiento de los proveedores?

El OTIF también puede ser un importante punto de referencia para los proveedores.

Al fin y al cabo, podemos utilizar On Time In Full (OTIF) para explorar algunas cuestiones importantes:

  • ¿Tus proveedores están cumpliendo las promesas que te hicieron en un principio?
  • ¿Están dañando tu reputación y la relación que tienes con los clientes?
  • ¿Dispones de datos que apoyen tus dudas?
  • ¿Y puede presentárselos a Dirección?

No es por lanzar demasiados acrónimos, pero los KPIs del OTIF son herramientas fantásticas para llevar la práctica teórica a la vida real. Permiten observar datos concretos y mejorar el rendimiento de la empresa casi al instante.

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¿Cuál es un buen objetivo de OTIF?

Se podría pensar que, como en muchos otros aspectos, el 100% es la cifra a la que hay que aspirar cuando se establece el objetivo de OTIF (On Time In Full). Sin embargo, en la práctica, es casi imposible alcanzar este 100%. (O mejor dicho, ¡sería muy caro intentarlo!)

Sobre todo, si se piensa en el gran número de oportunidades de influencia externa que afectan a la cadena de suministro.

Esto es más evidente con cuestiones como el COVID o el Brexit.

Pero también es algo a tener en cuenta en un entorno armonioso.

Para ejemplificar esto, el cálculo inicial del OTIF de salida de Walmart fue del 75%. Pero la métrica clave en la que se fijaron fue la de mejorar. Y a partir de este barómetro inicial, han conseguido aumentar su puntuación hasta el 87%. Esto está lejos de ser perfecto, pero es un notable aumento .

 

Cartoon Pointing To White board OTIF

 

¿Cuáles son las ventajas del OTIF?

Hay muchas situaciones en las que la medición del OTIF puede ayudar a tu empresa. Vemos aquí algunos ejemplos:

¿Qué pasa si la mitad de tu pedido se pierde? ¿Y si recibes el doble del volumen acordado?

¿Y si recibes el envío dos semanas antes de lo previsto? Claro, a veces esto es una buena noticia. A no ser, por supuesto, que no tengas suficiente espacio en el almacén para almacenar tal aumento de stock.

¿Y si tu entrega se retrasa? ¿Cuánto tiempo puedes retener a tus clientes antes de que compren en otra parte? Probablemente no mucho.

Aquí es donde entra en juego la métrica On Time, In Full (OTIF).

A menudo, podemos ver el problema de los pedidos tardíos o perdidos inmediatamente.

Aunque el equipo de operaciones refunfuñe por tener que encontrar espacio en el almacén para un pedido inesperado, se olvidarán pronto de esto.

El equipo de ventas puede ser un poco menos indulgente en el caso de que falte stock porque un proveedor ha perdido un pedido.

Pero incluso en ese caso, se necesitan herramientas para saber si se trata de un error puntual o bien es habitual.

¿Cuáles son las limitaciones de On Time, In Full (OTIF)?

Se podría pensar que la OTIF hace exactamente lo que dice en las “instrucciones”.

Y, hasta cierto punto, tendrías razón.

Sin embargo, hay que tener en cuenta nuestras necesidades originales.

Disponibilidad, pedidos realizados… Estos sencillos conceptos significan cosas diferentes para cada uno.

Nuestro otro reto consiste en captar los matices y complejidades de la operación.

Por ejemplo, ¿cómo se calcula la métrica “On Time” para un artículo que ya tiene un pedido pendiente? Al fin y al cabo, los pedidos pendientes nunca pueden llegar a tiempo. De lo contrario, ya los habrían entregado.

¿Y si los pedidos de los proveedores se extienden a lo largo de varias semanas o meses? ¿Hay que tener en cuenta cada entrega individualmente o sólo cuando llega la carga final?

Por lo tanto, hacer un seguimiento eficaz de esta métrica es a menudo más fácil de decir que de hacer.

¿Cómo abordamos el dilema del OTIF en Slimstock?

Para conseguir dar una buena impresión tanto del rendimiento de tus proveedores como de tu servicio a los clientes, necesitas aspectos en los que confiar.

Empecemos por tus clientes…

Queremos obtener una imagen transparente de si estamos satisfaciendo o no las necesidades de nuestros clientes.

Y para ello, podemos explorar:

Nivel de disponibilidad actual: ¿cuántas existencias tenemos actualmente? ¿Y en qué punto de la cadena se encuentra este stock?

Nivel de servicio calculado: si nos quedamos sin existencias, ¿qué parte de la demanda prevista perderemos? También podemos revisar esto de forma retrospectiva y explorar el impacto de las anteriores roturas de stock.

Y qué decir del seguimiento del rendimiento de los proveedores…

Los parámetros de los proveedores tienen un gran impacto en el momento en que hacemos los pedidos y en la cantidad que pedimos.

Por lo tanto, la pregunta que queremos responder aquí es: ¿Están nuestros proveedores cumpliendo lo que prometieron?

Y para ello, necesitamos entender lo siguiente:

Variación del plazo de entrega – ¿En qué medida el plazo de entrega “real” difiere del acordado con el proveedor?

¿Cómo puedes utilizar el OTIF para mejorar la disponibilidad y el rendimiento de los proveedores?

Como ocurre con todas las métricas, no tiene mucho sentido hacer un seguimiento de ellas si no se va a hacer nada luego.

Hay varias formas de mejorar tanto la disponibilidad que puedes ofrece a tus clientes como el servicio que recibes de los proveedores.

Pero aquí están los 5 pasos en los que deberías centrarte para mejorar tus métricas OTIF:

  1. Garantizar la total claridad de los KPI
  2. Recoger los datos de forma coherente 
  3. Establecer objetivos realistas
  4. Detectar los problemas y tomar medidas a tiempo
  5. Comparar y contrastar todos los KPI
  6. Mantener la curiosidad

Cartoon Climbing Chart With Bow And Arrow Otif

 

Profudicemos un poco más en cada uno de estos puntos…

Garantizar la total claridad de los KPI

En primer lugar debemos ponernos de acuerdo con la forma de medir y analizar los KPIs. Es habitual que las personas y/o empresas tengan métodos de análisis diferentes. Sin embargo, también es bastante común que diferentes equipos dentro del mismo negocio tengan una perspectiva diferente sobre lo que significan las métricas.

Independientemente de la variación de On Time In Full (OTIF) que se utilice o de si se utiliza una métrica totalmente diferente, todos tienen que entender y estar de acuerdo en cómo se calcula esta métrica.

Recoger los datos de forma coherente 

Si se establece correctamente, la mejora incremental será mucho más fácil de realizar. Simplemente debemos medirlo de la misma forma. De lo contrario, es mejor no empezar.

Establecer objetivos realistas

Es probable que tu rendimiento no cambie mucho si sigues haciendo lo mismo de siempre. Para avanzar y obtener resultados tangibles, tendrás que aplicar nuevas tácticas y estrategias.

OTIF, el nivel de disponibilidad actual, el nivel s de servicio calculado y la variación del plazo de entrega son útiles para medir esta trayectoria de mejora del rendimiento.

Sin embargo, primero debemos tener claro hacia dónde nos dirigimos. Si tus ambiciones son demasiado elevadas o no están en consonancia con los objetivos generales de tu empresa, puedes sentirte totalmente abandonado.

Top tip: Si quieres saber si tu empresa está preparada para establecer objetivos eficaces, puedes descargarte nuestra checklist de S&OP. En esta hoja de ruta, exploramos si tu negocio puede traducir su estrategia en un plan táctico tangible.

Detectar los problemas y tomar medidas a tiempo

Tienes los datos, todos entienden los objetivos y tienes un plan en marcha. Pero, ¿y ahora qué?

El problema que muchas veces se puede tener con las métricas de disponibilidad es que, cuando se detecta que hay un problema, a menudo es demasiado tarde. Por lo tanto, debes ser proactivo para detectar posibles problemas antes de que afecten a tu empresa.

¿A qué problemas hay que prestar atención?

Cuando se trata de alcanzar los objetivos On Time In Full de los clientes, sólo hay que preocuparse de una cosa:

¿Tenemos suficiente disponibilidad para cubrir la demanda prevista hasta que se puedan reponer las existencias?

La acción que decidamos tomar depende de la situación.

Tal vez podríamos adelantar el siguiente pedido al proveedor. Incluso podríamos acelerar el pedido e incurrir en el coste adicional del transporte aéreo.

En cualquier caso, cuanto antes se detecte un déficit, más opciones tendremos para poder rectificar el problema.

¿Pero qué pasa con el OTIF del proveedor?

Esto es un poco más complicado. ¿Cómo podemos saber si nuestros proveedores nos van a fallar?

Podríamos considerar el historial del proveedor.

Si siempre se retrasa en los pedidos o los entrega incompletos, tal vez podríamos crear un stock de reserva para proteger la disponibilidad. Pero, de nuevo, ¿por qué debemos pagar nosotros por el mal rendimiento de un proveedor?

Otra posibilidad es intentar trabajar con los proveedores.

Solo con la seguridad de este KPI, estamos mejor posicionados para combatir los problemas de rendimiento que nos lleguen.

Sin embargo, si compartimos con el proveedor la información sobre nuestras futuras necesidades de stock, este tendrá ventaja a la hora de cumplir con su pedido.

Además, si el proveedor puede proporcionarnos información sobre su disponibilidad, esto puede ayudarnos a detectar los problemas mucho antes.

Comparar y contrastar todos los KPI

Celebrar un alto rendimiento del OTIF de forma aislada es una tontería.

Hay que pensar en cómo funciona el OTIF junto con otros análisis y en lo cruciales que son para evaluar el rendimiento de la empresa. Por ejemplo, darse cuenta de que se está alcanzando un rendimiento del OTIF del 95% es fantástico.

Pero no lo es si has invertido en exceso el capital circulante o tienes riesgo de obsolescencia, lo que podría perjudicar gravemente el negocio a largo plazo.

Otra cosa que hay que mencionar aquí es cómo se compara el OTIF entre los diferentes grupos de productos.

Es admirable tener una disponibilidad casi perfecta para los artículos C. Pero solo si tus artículos A tienen un alto rendimiento también.

Mantener la curiosidad

Cuando el rendimiento del OTIF o la disponibilidad no son suficientes, hay que preguntarse: ¿POR QUÉ?

¿Puede ser que tus tácticas sean incorrectas? ¿Hay otros factores que influyen en tus resultados y que no habías tenido en cuenta? ¿O es que tus objetivos originales ya no son relevantes?

Y no se trata sólo de identificar las áreas de bajo rendimiento. También hay que buscar dónde hemos superado con creces los objetivos del OTIF. Quizás podemos aplicar estas mismas tácticas a otras áreas de la operación.

Al fin y al cabo, establecemos objetivos para desafiar el statu quo. Y el OTIF no es una excepción.

Algunas reflexiones finales sobre el OTIF…

En este artículo, hemos explorado los orígenes del OTIF, sus beneficios, limitaciones y cómo esta métrica puede tener un impacto positivo en tu negocio. Y también hemos hablado sobre cómo enfocamos el OTIF aquí en Slimstock.

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