¿Cuál es el nivel óptimo de stock en un almacén?
Las empresas enfrentan diversas demandas al administrar su inventario, pero existe una necesidad universal que todas comparten: la búsqueda constante de mantener un stock óptimo. A lo largo de las siguientes líneas exploraremos esta noción vital en la gestión de inventarios, analizaremos en detalle cómo alcanzar y mantener el stock óptimo, cómo se calcula y veremos ejemplos prácticos, examinando tanto los aspectos comunes como las particularidades de estos sectores.
Vamos a empezar con lo básico…
¿Qué es el stock óptimo?
El stock óptimo en un almacén se refiere al nivel de inventario que se considera ideal para cumplir con la demanda de productos de manera eficiente, minimizando los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de inventario. Este nivel de stock se determina mediante un equilibrio entre varios factores, como la demanda previsible de productos, los plazos de entrega de proveedores, los costos de almacenamiento, los costos de pedido, y la necesidad de evitar faltantes o agotamientos de stock.
El objetivo del stock óptimo es asegurar que una empresa tenga suficientes productos en su almacén para satisfacer la demanda de sus clientes sin incurrir en costos innecesarios relacionados con el exceso de inventario. Mantener un stock óptimo ayuda a maximizar la eficiencia operativa y a garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten, lo que puede mejorar la satisfacción del cliente y la rentabilidad de la empresa.
¿Qué relación hay entre el stock optimo y la optimización de inventario?
El stock óptimo y la optimización de inventario están estrechamente relacionados, ya que ambos conceptos se centran en garantizar que una empresa tenga la cantidad adecuada de productos en su almacén para satisfacer la demanda de manera eficiente y rentable. La optimización de stock es un proceso cuyo objetivo es lograr la máxima disponibilidad de nuestro inventario con la mínima inversión en stock. En otras palabras, se trata de ser capaces de contar con el inventario justo para ofrecer el nivel de servicio deseado en todo momento para todas nuestras referencias.
Aquí hay una explicación de cómo están relacionados:
- Objetivo Común: Tanto el stock óptimo como la optimización de inventario tienen como objetivo principal minimizar los costos totales de inventario mientras se garantiza que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten. La optimización de inventario busca encontrar el equilibrio adecuado entre la inversión en inventario y la satisfacción del cliente, y el stock óptimo es parte de ese proceso.
- Determinación del Nivel de Stock: La optimización de inventario implica determinar el nivel óptimo de stock para cada producto en función de factores como la demanda histórica, los plazos de entrega, los costos de almacenamiento y los costos de pedido. Este nivel óptimo de stock es lo que se conoce como “stock óptimo”. Por lo tanto, la optimización de inventario es el proceso mediante el cual se calcula y se busca mantener el stock óptimo.
- Monitoreo y Ajuste Continuo: Tanto el stock óptimo como la optimización de inventario requieren un monitoreo constante y ajustes según sea necesario. La demanda y otros factores pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante adaptar el nivel de stock para mantenerlo en línea con los objetivos de optimización de inventario.
- Mejora de la Eficiencia: La optimización de inventario, incluida la determinación y el mantenimiento del stock óptimo, busca mejorar la eficiencia operativa de una empresa. Esto implica reducir los costos de almacenamiento innecesarios, minimizar los costos de pedido y evitar faltantes o excesos de stock.
- Satisfacción del Cliente: Al asegurar que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten, tanto el stock óptimo como la optimización de inventario contribuyen a mejorar la satisfacción del cliente. Los clientes están más satisfechos cuando pueden obtener los productos que desean de manera oportuna, sin retrasos ni agotamientos de stock.
En este sentido, podemos hacernos una pregunta: ¿Quién tiene la necesidad de optimizar su inventario?
En un principio, tienen necesidad de optimizar su inventario toda aquella empresa que trabaje referencias contra stock y con demanda independiente, es decir, que no sabe qué referencia ni en qué cantidad le pedirán en un momento dado. En caso contrario, un inventario no óptimo causa serias dificultades desde el punto de vista operativo y financiero. Las faltas producen pérdida de ventas e incluso de clientes, mientras que el stock inmoviliza nuestro capital.
Además, un exceso de stock genera obsolescencia, que destruye la rentabilidad de la empresa. Si a estos factores le sumamos la situación económica actual, la optimización se hace más que importante, imprescindible. Sin embargo, lo habitual es que las empresas gestionen sus inventarios tomando en cuenta las previsiones de la demanda generadas por sus sistemas ERP y/o por sus equipos comerciales.
Lamentablemente, esta forma de trabajar no cuenta con los modelos apropiados de previsión y de cálculo de stock de seguridad, que les permita gestionar el comportamiento de cada una de sus referencias. Resultado: innumerables horas de trabajo que al final dan un pobre resultado.
¿Cómo calcular el stock óptimo?
El cálculo del stock óptimo, también conocido como punto de pedido o punto de reorden, implica considerar varios factores clave para determinar la cantidad de inventario que debe mantenerse en el almacén. Aquí te presento una fórmula básica para calcular el stock óptimo:
Fórmula del stock óptimo
Stock Óptimo = (Demanda Diaria Promedio * Tiempo de Entrega en Días) + Stock de Seguridad
Veamos qué significa cada uno de estos componentes:
- Demanda Diaria Promedio: Este valor representa la cantidad promedio de unidades que se venden o se utilizan por día. Para calcularlo, puedes tomar el total de la demanda durante un período de tiempo (por ejemplo, un mes) y dividirlo por el número de días en ese período. Esto te dará una estimación de cuánto se necesita en un día típico.
- Lead time de entrega en Días: Este es el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que se recibe la mercancía en el almacén. Puede variar según el proveedor y la logística. Debes tener en cuenta el tiempo que lleva obtener productos nuevos una vez que se ha realizado un pedido.
- Stock de Seguridad: El stock de seguridad es una cantidad adicional de inventario que se mantiene para hacer frente a la variabilidad en la demanda y los tiempos de entrega. Es una precaución para evitar agotamientos de stock. El nivel de stock de seguridad puede determinarse en función de la variabilidad histórica de la demanda y la variabilidad en los tiempos de entrega. Cuanto mayor sea la incertidumbre, mayor deberá ser el stock de seguridad.
Una vez que hayas calculado estos tres componentes, simplemente sumas la Demanda Diaria Promedio multiplicada por el Tiempo de Entrega en Días y el Stock de Seguridad. El resultado te dará la cantidad de inventario que debes tener en stock para garantizar que no te quedes sin productos antes de que llegue un nuevo pedido y para hacer frente a posibles variaciones en la demanda o los plazos de entrega.
Es importante recordar que este cálculo es una simplificación y que la gestión de inventario puede volverse más compleja en entornos comerciales reales debido a otros factores, como los costos asociados con el almacenamiento, las estrategias de reabastecimiento y la estacionalidad de la demanda. Además, es fundamental revisar y ajustar regularmente el cálculo del stock óptimo a medida que cambien las condiciones comerciales y las tendencias de demanda.
Stock óptimo según la industria: retal, farmacia y automotriz
¿Qué tienen en común una cadena de retail, un distribuidor farmacéutico y un mayorista de recambios de automoción? En apariencia poco, sin embargo, está claro que todos comparten una necesidad: trabajar con un stock óptimo.
Para todos ellos una falta es una falta, el exceso de stock es exceso y un obsoleto es obsoleto. Sin embargo cada uno de ellos cuenta con particularidades que deben ser tomadas en cuenta para lograr una optimización de stock acorde con su negocio. Tanto la cantidad de referencias que gestionamos como el número de puntos de stock con que trabajamos dificultan una correcta gestión del inventario a medida que aumentan.
Cada referencia presenta un comportamiento específico en cada ubicación y, por lo tanto, se debe calcular su previsión y el stock óptimo según la industria. Las empresas que más dificultades encuentran son aquellas que gestionan miles y hasta millones de SKUs(combinación ubicación-artículo).
En el caso que nos ocupa, tanto los retailers como los distribuidores de productos farmacéuticos y recambios automotriz gestionan una gran cantidad de referencias y múltiples puntos de venta, lo que puede significar millones de SKUs en algunos casos. Por lo tanto, cuantas más referencias, más complejidad; cuanta más complejidad, más necesidad de información y cuanta más necesidad de información, más tiempo necesitaremos invertir en gestionar las referencias.
La siguiente pregunta es: ¿Cómo reducimos la complejidad, incrementamos la información disponible y mejoramos el rendimiento del tiempo invertido?
Ejemplos de stock óptimo
El cálculo del stock óptimo puede variar según la industria, el tipo de producto y las circunstancias específicas de cada empresa. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo se podría aplicar el concepto de stock óptimo en diferentes contextos:
Ejemplo de Retail:
- Supongamos que una tienda minorista vende productos electrónicos, como teléfonos móviles. La demanda promedio diaria de un modelo de teléfono en particular es de 20 unidades.
- El tiempo de entrega desde el proveedor es de 5 días hábiles.
- Basándose en el análisis histórico de ventas y las fluctuaciones en la demanda, la empresa ha determinado que necesita mantener un stock de seguridad de 10 unidades.
- El cálculo del stock óptimo sería: (20 unidades/día * 5 días) + 10 unidades = 110 unidades. Por lo tanto, la empresa debería tener al menos 110 unidades de ese modelo de teléfono en stock en todo momento para satisfacer la demanda y mitigar la incertidumbre.
Ejemplo de Distribución Farmacéutica:
- Una empresa de distribución farmacéutica suministra medicamentos a varias farmacias.
- La demanda diaria promedio de un medicamento es de 30 unidades.
- El tiempo de entrega desde el fabricante es de 2 días.
- Debido a la importancia crítica de algunos medicamentos, la empresa mantiene un stock de seguridad alto de 50 unidades.
- El cálculo del stock óptimo sería: (30 unidades/día * 2 días) + 50 unidades = 110 unidades. La empresa debería mantener al menos 110 unidades de ese medicamento en stock en todo momento.
Ejemplo de Mayorista de Recambios Automotrices:
- Un mayorista de recambios automotrices vende piezas de repuesto a talleres de reparación de automóviles.
- La demanda promedio diaria de un filtro de aceite es de 15 unidades.
- El tiempo de entrega desde el proveedor es de 3 días.
- La empresa ha calculado que necesita un stock de seguridad de 20 unidades debido a la variabilidad estacional en la demanda.
- El cálculo del stock óptimo sería: (15 unidades/día * 3 días) + 20 unidades = 65 unidades. Por lo tanto, el mayorista debería mantener al menos 65 unidades de filtros de aceite en stock en todo momento.
Estos son solo ejemplos simplificados, y en situaciones reales, la gestión de inventario involucra consideraciones adicionales, como la rotación de inventario, los costos de almacenamiento y los costos de pedido. Además, los niveles de stock óptimo pueden variar para diferentes productos y situaciones dentro de la misma empresa. La clave es adaptar el cálculo del stock óptimo a las necesidades y circunstancias específicas de cada negocio.
¿En qué afectan la demanda y el ciclo de vida del producto en el stock óptimo?
Todo el mundo quiere trabajar solo con referencias de alta rotación y alto margen, sin embargo, la naturaleza misma del negocio y el ciclo de vida de sus productos obligan a las empresas a mantener diferentes composiciones de referencias de alta, media y baja rotación.
En el caso de los retailers, la dinámica de su negocio implica que su tendencia es mantener artículos de alta rotación, lo cual normalmente logran en sus centros de distribución, aunque en sus puntos de venta volvemos a encontrarnos con comportamientos erráticos e irregulares. Por no hablar de artículos de exposición como por ejemplo gafas, perfumes, etcétera.
En la distribución farmacéutica, encontramos una combinación de artículos de alta, media y baja rotación. Aunque teóricamente existe un claro potencial en la mejora de la composición del surtido, normalmente son determinantes las limitaciones impuestas por el mercado.
En el escenario más complicado, se encuentran los mayoristas de recambios. La naturaleza del recambio hace que los distribuidores de este sector trabajen con muchas referencias de demanda lenta o irregular, con el agravante de trabajar con ciclos de vida del producto muy largos favoreciendo el famoso efecto Long Tail. En este caso, es importante vigilar de cerca la tendencia (negativa) de estos artículos descatalogándolos a tiempo y así evitar que se conviertan en obsoletos.
¿Y la introducción de nuevos productos y promociones?
La introducción de productos y promociones son indicadores para un stock óptimo. Si comparamos los tres sectores, mientras que un retailer lanza varios catálogos por año y ofrece numerosas promociones; un distribuidor de recambios tiene la obligación, al menos desde el punto de vista de su negocio, de mantener una referencia en stock durante muchos años; mientras que la distribución farmacéutica se situaría en el medio de este espectro. Esto significa que para un retailer, la introducción de nuevos productos y la gestión de promociones son aspectos de máxima importancia, indicadores para un stock óptimo.
La renovación de una gran parte de su surtido cada pocos meses y el lanzamiento de promociones constantes hacen necesario que el sistema de optimización de stock permita introducir artículos nuevos y promociones de manera sencilla teniendo en cuenta promociones pasadas y productos sustitutivos o relacionados.
En la distribución farmacéutica y en los mayoristas de recambios, la introducción de nuevos artículos y promociones es menos frenética, pero sigue siendo muy importante. En base a todo ello, deberíamos confirmar si tenemos alguna manera de gestionar la introducción de nuevos productos. Y una buena manera es hacernos las siguientes preguntas:
- ¿Podemos copiar el histórico de demanda de artículos sustitutivos o predecesores?
- ¿Podemos copiar el histórico de demanda de artículos sustitutivos o predecesores?
- ¿Y la gestión de promociones y otras acciones comerciales?
- ¿Cómo podemos añadir la demanda adicional de una promoción futura a la previsión existente?
- ¿Tenemos en cuenta el efecto de canibalización que puede tener el artículo promocional a otros artículos?
- ¿Tenemos en cuenta el comportamiento post promocional?
- ¿Somos capaces de separar la demanda promocional de la demanda histórica normal, para que las promociones no influyan en el cálculo de previsión de la demanda para futuros ciclos?
Asegurar una alta disponibilidad como indicador para un stock óptimo
Aunque asegurar una alta disponibilidad es parte de los indicadores para un stock óptimo para cualquier sector, para un retailer es fundamental, ya que una falta significa una venta perdida. Esto se ha agravado en los últimos años con el auge de las compras a través de internet. Los retailers que no tienen venta online compiten contra webs que ofrecen amplísimos surtidos con disponibilidad inmediata. Y si cuentan con tienda online, tienen que lograr justamente eso: ser capaces de ofrecer amplios surtidos inmediatamente disponibles.
En el caso de los distribuidores farmacéuticos y los mayoristas de recambios, las faltas también suelen resultar en ventas perdidas. ¿Cómo puedo evitar las faltas? ¿Nos damos cuenta que un artículo cuenta con poco stock? ¿En el momento de rotura o antes para que podamos reaccionar de manera preventiva con el fin de evitar la rotura? ¿Podemos detectar artículos con un exceso de stock? ¿O con riesgo de convertirse en obsoleto? ¿Cuál es la relación entre la disponibilidad de un artículo y el stock necesario para garantizar esta disponibilidad? ¿Existe un stock óptimo?
