Los inventarios en las empresas no son estáticos. Calcular correctamente la cantidad económica de pedido o lote de compra depende de considerar de manera adecuada las variables necesarias. Descubre como calcular el lote de compra o cantidad económica de pedido en este nuevo artículo.
Entendiendo la fórmula de la cantidad económica de pedido (EOQ)
En la literatura hay diversos estudios acerca de cómo calcular el lote de compra o la cantidad económica de pedido correcto. Sin embargo, nosotros nos basaremos en el cálculo hecho por Camp, conocido como EOQ (Cantidad Económica de Compra o Lote Económico de compra), Economic Order Quantity en inglés. Dicha fórmula nos dice que a mayores pedidos, tendremos menores costes de pedido y altos costes de inventario. Mientras que los pedidos más bajos tienen mayores costos de pedidos y bajos costos de inventario. Esto significa que justamente busca encontrar el punto de equilibrio entre los dos costos mencionados.
La fórmula EOQ o de Cantidad económica de pedido es un tema bien discutido en la literatura y la práctica. La fórmula EOQ fue desarrollada originalmente por Ford W. Harris en 1913 y actualizada más tarde por Wilson (1915) y Camp (1922). Desde entonces, la Cantidad Económica de Pedido se ha convertido en un elemento básico en la gestión de la cadena de suministro que se ha estudiado y debatido largo y tendido tanto en las aulas como en las salas de juntas. Se ha escrito mucha literatura sobre este tema, su aplicación en la cadena de suministro y su papel para que una compañía consiga la excelencia en tu supply chain.
Las primeras fórmulas de la Cantidad Económica de Pedido no estaban exentas de limitaciones. Por ejemplo, el modelo tradicional de Ford era algo restrictivo. Esto se debe a que exigía un precio fijo y no tenía en cuenta aspectos como los descuentos por cantidad.
Además, los resultados se basaban en una demanda conocida y estable, lo que, teniendo en cuenta las recientes perturbaciones a las que nos hemos acostumbrado, sencillamente no es realista. Por último, la fórmula original solo tenía en cuenta los costes de pedido y de mantenimiento del inventario.
Pero, a pesar de estas limitaciones, se ha demostrado una y otra vez que la fórmula EOQ produce resultados fantásticos. En las próximas secciones, exploraremos algunos de los principales beneficios de la Cantidad Económica de Pedido aplicada a la supply chain.
¿Quieres saber más? En esta guía sobre qué es EOQ explicamos la parte técnica sobre cómo empezar a aplicar cantidades económicas de pedidos en la empresa.
Fórmula EOQ
Matemáticamente, podríamos expresarlo de la siguiente manera
Donde “D” es la demanda anual del producto, “CF” corresponde a los costos fijos de hacer un pedido o de cambio, “P” es el precio del producto y “h” son los costos de almacenamiento expresado como un porcentaje del precio.
Cómo calcular EOQ e interpretar los resultados
Las cantidades de tus pedidos afectan en gran medida el ancho del inventario. Dado que también influyen en la cantidad de reabastecimientos, también son un factor importante en las operaciones diarias de la cadena de suministro. Por lo tanto, la determinación de la cantidad de pedido de la gama de productos debe ser un proceso deliberado. Es posible que no te sorprenda que, en la práctica, la cantidad de pedido no esté determinada por la estrategia comercial como debería ser, sino dictada por los proveedores o incluso peor (y más a menudo es el caso); nadie sabe por qué ese número está ahí.
Las cantidades desproporcionadas de pedido provocan niveles de inventario muy caros y altos, riesgos innecesarios relacionados con la obsolescencia y el deterioro, y la necesidad de una gran capacidad de almacenamiento. Por otro lado, las cantidades de pedidos que son demasiado pequeñas provocan operaciones de almacén y costos de transporte, administrativos y de control de calidad innecesarios que podrían haberse evitado. Solicitar las cantidades adecuadas reducirá sus gastos operativos al tiempo que aumentará el retorno de la inversión en inventario, lo que dará como resultado una optimización integral de los costos totales de su cadena de suministro.
¿Cómo identificar mis costes para calcular el EOQ?
El primer paso para minimizar los costos de su cadena de suministro es la identificación de los factores de costo más importantes y así poder utilizar la fórmula EOQ. Los costos de la cadena de suministro, para las empresas que operan en un entorno rico en inventario, pueden clasificarse aproximadamente por costos relacionados con:
- Costes de pedido
- Costes de mantenimiento
- Costes de escasez
- Costes de instalación
- Costes unitarios de compra
Centrarse en los costes importantes en la supply chain
Los dos costes más importantes en la cadena de suministro son los costes de pedido y los costes de mantenimiento. Y el primero de los dos suele subestimarse porque gran parte de él se considera un coste irrecuperable.
Costes de mantenimiento
Los directivos de empresas suelen pensar que han financiado su inventario con su propio capital. Pero eso no significa se deba ignorar este tipo de gastos a la hora de tomar decisiones de optimización. La cuestión aquí es que, aunque no puedas ver los costes directamente, es probable que exista una oportunidad para reducirlos.
Costes de manipulación
Los costes de manipulación son otro tipo importante de coste en la cadena de suministro. Incluyen todos los costes en los que incurre una empresa cuando manipula el inventario. Sin embargo, muchas compañías no se dan cuenta de que la manipulación de una sola unidad implica muchos procesos diferentes.
Imagina que tu empresa es productora. ¿Cuánto cuesta producir una sola unidad? Hay que seleccionar y recoger las materias primas adecuadas, montar una línea de producción, limpiar después de la fabricación y mucho más.
Otros costes para calcular EOQ
Aunque debes centrarte en los dos costes principales mencionados anteriormente, todos los costes de la cadena de suministro influyen directamente fórmula EOQ (ver imagen a continuación). También influyen directamente en tu negocio, por lo que deberías vigilarlos muy de cerca. Para conseguir una solución óptima, tendrías que incorporar todos los tipos de costes a tu estrategia de gestión de inventarios.
En resumen: para minimizar los costes de la cadena de suministro, debes concentrarte en los dos tipos de costos principales: costes de mantenimiento de inventario y costes de manipulación. Sin embargo, incluye también los otros cuatro tipos de costes en tu toma de decisiones, ya que podrían aumentar rápida e inesperadamente si se olvida de ellos y también deben considerarse en la fórmula EOQ.
Piensa en la imagen global
Cuando, por ejemplo, se optimizan los costes de mantenimiento de inventario, se reducen las cantidades de pedido. En la práctica, esto suele repercutir negativamente en los costes de transporte y gestión de pedido, ya que generas muchas líneas de pedido y, probablemente, un uso ineficaz de los medios de transporte.
Del mismo modo, si pretendes reducir los costes de producción aumentando el tamaño de los lotes de pedido, los costes de inventario y almacenamiento aumentarán rápidamente. De este modo, la cantidad de pedido es el factor que influirá en todos los costes de la cadena de suministro a la hora de llevar a cabo el reaprovisionamiento.
Las cantidades de los pedidos determinan los modos de transporte, las operaciones de almacén y la capacidad de producción. Si pides las cantidades correctas, puedes alcanzar una gran eficiencia operativa. Pedir el número correcto de palés, o cargas de camión será muy beneficioso muy para el negocio.
Y si se optimizan las cantidades de los pedidos, se mejora notablemente el uso del capital invertido en operaciones y producción. Gracias al equilibrio entre el “número de líneas de pedido que hay que procesar” y el “tamaño del pedido que hay que gestionar”.
Eso sí, atención: si subestimas las necesidades de capital para la gestión de inventarios puedes estar corriendo un riesgo. Sin una planificación cuidadosa, es fácil tomar decisiones equivocadas en lo que respecta a la selección del modo de transporte, el diseño de la red logística y el abastecimiento. Y estamos hablando de tres patas muy importantes de la gestión de la supply chain.
¿Cómo impacta en los costes de pedido la cantidad de lote en la fórmula EOQ?
Hasta ahora, nos hemos centrado principalmente en el coste de mantener y conservar el inventario. Pero ¿Qué ocurre con el impacto del tamaño de los lotes en la fórmula de la Cantidad Económica de Pedido?
Los costes de lote o cantidad de lote son los gastos realizados para colocar, recibir, controlar y crear un pedido de inventario. También se conocen como costes de pedido y están formados por dos componentes: Costes fijos y costes variables.
Los costes fijos, que son los mismos para cada pedido, incluyen, por ejemplo, los costes de las instalaciones y el mantenimiento del software utilizado para procesar los pedidos.
Los costes variables son proporcionales al número de pedidos de compra que se procesan. Pueden incluir el coste de crear un pedido de compra, el coste de revisar los niveles de inventario, el coste que supone recibir y comprobar los artículos a medida que se reciben del proveedor y el coste en que se incurre al preparar y procesar los pagos realizados al proveedor una vez recibida la factura.
Dado que los costes variables totales pueden estar compuestos por tantos tipos de costes diferentes, pueden aumentar significativamente los costes totales por cantidad de lote. Los costes de los pedidos suelen ser pasados por alto por los directivos de las empresas, ya que consideran que estas acciones realizadas por los empleados forman parte de su rutina diaria. Sin embargo, al calcular el coste real de todo el proceso de pedido, descubrirán que tener que preparar un pedido o tener el producto en el almacén cuesta dinero.
Esto suele sorprenderles ya que, a menudo, olvidan que cuesta mucho más crear diez órdenes de compra de cinco artículos cada una, que comprar cincuenta artículos de una vez a un solo proveedor.
