¿Qué es y cómo afecta a tu negocio la cantidad mínima de pedido (moq)?

En un mundo perfecto, los proveedores proporcionarán los productos que tu empresa necesita en la cantidad exacta que necesitas. Más importante aún, estarían más que felices por hacer esto sin un costo adicional. Sin embargo, la realidad no es así. Ellos definen una cantidad mínima de pedido (MOQ por su acrónimo en inglés: Mininum Order Quantity) para proteger a su negocio. En este artículo te explicaremos en detalle este concepto y cómo afecta a tu abastecimiento.

En realidad, realizar pedidos a los proveedores es mucho más complejo de lo que parece. Dado que la mayoría de los proveedores impondrán una cantidad mínima de pedido para proteger su producción, se deben considerar todas las restricciones antes de realizar el pedido.

Pero, ¿cuáles son las cantidades mínimas de pedido? ¿Por qué los proveedores deben imponer tales restricciones? ¿Qué impacto tienen los MOQ en la posición de tu inventario? Más importante aún, ¿cómo puedes optimizar las órdenes de compra para satisfacer las limitaciones de las órdenes sin exponer tu negocio a riesgos? Aquí te lo explicamos.

¿QUÉ ES LA CANTIDAD MÍNIMA DE PEDIDO?

Las cantidades mínimas de pedido o MOQ son el tamaño mínimo de pedido que el proveedor está dispuesto a aceptar. Suele expresarse como el número mínimo de unidades. Sin embargo, los proveedores también pueden establecer la cantidad mínima de pedido en términos de valor del pedido. Por ejemplo, el proveedor ABC Ltd solo aceptará un pedido superior a $1000.

Es importante que las cantidades mínimas de pedido para cada producto estén actualizadas y estén correctamente registradas en los datos maestros. De lo contrario, esto podría dar lugar a errores costosos o retrasos evitables al realizar la orden de compra.

¿POR QUÉ LOS PROVEEDORES TIENEN CANTIDADES MÍNIMAS DE PEDIDO?

Si bien los MOQ pueden desmotivar a algunos potenciales clientes, los proveedores deben asegurarse de obtener ganancias. Después de todo, el proveedor todavía tiene que cubrir los costos de transporte, mantenimiento, manipulación y administración. A menudo, estos gastos generales representan un pequeño porcentaje del valor total del pedido. Sin embargo, cuanto menor es la cantidad de pedido, más estos costos se comen en el margen de beneficio.

Tomemos, por ejemplo, los siguientes escenarios:

En el escenario A, el proveedor obtiene una buena ganancia. Sin embargo, en el escenario B, donde la cantidad mínima de pedido del cliente son mucho menores, el proveedor no obtiene ningún beneficio. Peor aún, si el proveedor permitiera a los clientes comprar en unidades individuales, como en el escenario C, ¡en realidad sufrirían una pérdida en cada transacción!

Si bien este es solo un ejemplo simple, desde la perspectiva del proveedor, vender los productos en cantidades tan pequeñas no tiene ningún sentido financiero. Como resultado, los proveedores establecen cantidades mínimas de pedido para proteger sus propios márgenes.

¿QUÉ IMPACTO TIENE LA CANTIDAD MÍNIMA DE PEDIDO EN EL INVENTARIO?

Los MOQ tienen una gran influencia sobre cuántos días de stock tiene una empresa, así como sobre la frecuencia con la que se realizan las órdenes de compra con los proveedores. En el siguiente ejemplo, exploramos cómo los MOQ bajos afectan la posición del inventario:

Cantidad mínima de pedido alta

Cuando el proveedor tiene un MOQ alto, el impacto más obvio es que el inventario debe mantenerse en una cantidad mucho mayor. Como se destaca en el gráfico a continuación, en el punto de reabastecimiento, la empresa mantendrá más de 20 semanas de inventario. La consecuencia de esto es que los costos generales de mantenimiento serán muy altos, por lo que un gran volumen de existencias ocupará una cantidad mucho mayor de espacio en el almacén. Sin embargo, lo que es más importante, será necesario invertir un nivel mucho más alto de capital de trabajo para satisfacer el MOQ. En consecuencia, el riesgo de obsolescencia es mucho mayor.

Sin embargo, el resultado de los MOQ altos es que el producto no tendrá que ser revisado ni ordenado con tanta frecuencia. Como resultado, los costos de administración y pedidos se pueden minimizar. Además, el riesgo de desabastecimiento también es muy bajo. Después de todo, el equipo de la cadena de suministro tiene varias semanas para responder a cualquier problema de disponibilidad potencial.

Cantidad Mínima de Pedido baja

Los MOQ bajos tienen un impacto muy diferente en el inventario. Si los proveedores están dispuestos a aceptar una cantidad mínima de pedido mucho menor, las empresas pueden mantener un nivel mucho más bajo de inventario y reponer el inventario cuando sea necesario. El beneficio real aquí es que se requiere una menor inversión de capital de trabajo y el riesgo de obsolescencia se reduce significativamente.

El peligro de ordenar MOQ más bajos es que el producto tendrá que ser revisado y ordenado con mucha más frecuencia. Esto, por supuesto, tiene un costo en términos de administración y costos de procesamiento de pedidos.

A diferencia del MOQ alto, donde la volatilidad es absorbida por el hecho de que hay un alto nivel de inventario en primer lugar, un MOQ bajo significa que es probable que los niveles de inventario sean más reducidos. En consecuencia, los MOQ bajos dejan la operación más expuesta a peaks de oferta y demanda. Para salvaguardar la disponibilidad de tales factores, puede ser necesario mantener un stock de seguridad o existencias reguladoras.

Resumen: MOQ alto versus MOQ bajo

¿CÓMO OPTIMIZAR LAS ÓRDENES DE COMPRA?

Las cantidades de pedidos desproporcionadas provocan altos niveles de inventario promedio y riesgos innecesarios relacionados con la obsolescencia. Del mismo modo, las cantidades de pedidos que son demasiado pequeñas provocan operaciones de almacén y transporte innecesarias y costos administrativos evitables. Entonces, ¿cómo pueden los equipos de la cadena de suministro encontrar el equilibrio entre satisfacer el MOQ y mantener los costos y el riesgo bajo control?

Hasta este punto, hemos hablado del MOQ como si estuviera escrito en piedra. Sin embargo, cuando el MOQ es bajo, en realidad, la orden de compra probablemente estará muy por encima de la cantidad mínima de pedido. Del mismo modo, con MOQ altos, siempre existe la opción de negociar un MOQ más favorable o incluso encontrar otro proveedor. Aun así, ¡todas las órdenes de compra, la frecuencia de las órdenes y los tiempos de revisión deben considerarse cuidadosamente!

Afortunadamente, aquí es donde entra en juego la cantidad económica de pedido (EOQ)

En esencia, la fórmula la cantidad económica de pedido, (cantidad económica de pedido o EOQ) se enfoca en las principales áreas de costos para determinar el orden más rentable de manera pintoresca. Al ordenar las cantidades correctas, esto finalmente reducirá los gastos operativos mientras aumenta el retorno de la inversión en inventario, lo que resulta en una optimización integral de los costos totales de su cadena de suministro.

DE LA TEORÍA A LA PRÁCTICA EN 7 SENCILLOS PASOS

Ya te explicamos qué es el MOQ para ayudarlo a entender los conocimientos básicos que necesitas para optimizar las cantidades de sus pedidos. Ahora que has leído la teoría, ¡es hora de ponerla en práctica con el EOQ! Aquí te dejamos siete pasos para definir el EOQ de tus operaciones:

1. Identifica los principales costos de su cadena de suministro.
2. Determina los distintos costos específicos por grupo de artículos (comienza con 9 grupos como máximo).
3. Toma los números y métodos para hacer un análisis de sus costos. Puedes utilizar la figura 1 para comparar los resultados de la organización.
4. Calcula el EOQ para cada artículo, a pesar de la fase del ciclo de vida del producto y las características específicas de la demanda.
5. Compara los resultados de la fórmula con las cantidades de su pedido actual y ve cuáles difieren más de la EOQ.
6. Realiza un análisis de la causa raíz para especificar las reglas comerciales: ¿dónde puedes aplicar el EOQ directamente y dónde necesitas reglas comerciales adicionales?
7. Aplica el EOQ y vuelve a calcularlo con frecuencia, especialmente si hay cambios en los costos y la demanda.

El EOQ puede ser una herramienta útil para la evaluación de las cantidades de pedidos actuales de sus principales proveedores. Encuentra y analiza las mayores diferencias entre las cantidades de pedido actuales y las óptimas para obtener ganancias rápidas. Puedes utilizar esta información para revisar tus acuerdos con proveedores, como se demuestra en la siguiente figura:

Si estás dispuesto a esforzarte en la optimización de las cantidades de tus pedidos, tus riesgos y requisitos de capital disminuirán, mientras que podrá trabajar de manera más eficiente y, lo que es más importante, ahorrarás muchos gastos innecesarios.