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Año Nuevo Chino: una lección para gestionar el cierre de proveedores

Cada año, China vive una de las mayores migraciones de personas en todo el mundo cuando los trabajadores del país vuelven a casa para celebrar la fiesta del Año Nuevo Chino. Las fábricas de todo el país cierran sus puertas durante 40 días, mientras este cierre de proveedores supone una enorme ruptura en la cadena de suministro de empresas de todo el mundo. Dado el alto nivel de volatilidad que se produce en este tiempo, ¿qué puedes hacer para salvaguardar tus operaciones antes, durante y después del cierre de las fábricas?

Con dilatados plazos de entrega durante varios meses, importar bienes de China puede ser complejo en los momentos más importantes. Sin embargo, considerando que te puedes quedar desatendido durante el tiempo de vacaciones y que, además, la producción estará alterada unas semanas después de la vuelta al trabajo hasta que los proveedores se pongan al día con los pedidos retrasados, es vital que des una serie de pasos para minimizar las consecuencias que tu empresa sufrirá durante ese tiempo. No tomar estas precauciones o hacerlo mal puede causarte costosas roturas de stock, oportunidades perdidas y clientes insatisfechos.

Planificación de inventario. Entender tus necesidades

Frente al cierre de un proveedor es importante tener planificadas con antelación las medidas que se van a llevar a cabo. Cometer errores en esta cuestión supondrá inevitablemente quedarse sin stock suficiente para cumplir con la demanda. Aparentemente, la solución podría pasar por hacer una compra extra de material para cubrir las existencias durante el tiempo que los proveedores permanezcan cerrados. Sin embargo, ¿es ese el mejor método?

Si una parte muy grande de tu inventario procede de China, actuar de esta manera significaría tener que hacer una enorme inversión para poder afrontar la pérdida de inventario que tendrás durante varios meses. Una enorme inversión previa para poder abastecer a tu demanda inmovilizará tu capital circulante y tendrá un impacto catastrófico en tu flujo de efectivo. Además, ¿puedes estar seguro de que todo ese producto va a venderse? Si un artículo está próximo a la fase de declive de su ciclo de vida o va a ser reemplazado por uno nuevo, un exceso de pedidos como este podría exponer a la empresa peligrosamente a la obsolescencia.

Para planificar tus necesidades de inventario de manera eficaz debes tener en cuenta un conjunto muy amplio de factores. Desde ajustar las decisiones de compra a los objetivos empresariales hasta realizar los pedidos junto con los proveedores, este artículo explora las acciones más adecuadas a llevar a cabo para preparar a tu empresa ante esta situación.

Aprovechar la colaboración interna

Antes de que puedas poner en marcha una estrategia para gestionar el cierre de proveedores es importante que comprendas las expectativas en un sentido más amplio. Podemos encontrarnos, por un lado, que la Dirección de la empresa sea reacia a invertir en altos niveles de stock. O, por otro lado, que los objetivos de la Gerencia estén dirigidos a maximizar las ventas o la satisfacción de cliente, en cuyo caso la disponibilidad del stock se vería como una prioridad y podría haber más voluntad de invertir en ese alto nivel de existencias que mitigue las consecuencias del cierre del proveedor. Sea como fuere, los objetivos generales de la compañía deberían orientar las decisiones de compra de manera consecuente.

Asimismo, el equipo de Supply Chain deberá trabajar con los equipos de Marketing y Ventas para planificar cualquier actividad que pudiera verse afectada por el cierre de proveedores. Dado que el Año Nuevo chino tiene lugar solo unas semanas antes del comienzo de la primavera, equivocarse en esta planificación podría significar que el inventario necesario para una promoción, por ejemplo, no esté disponible.

Con el fin de que esto no pase y que tengamos a nuestra disposición todo el stock que necesitemos para lanzar nuestras promociones, es recomendable empezar a planificar al menos 5 meses antes de diseñar cualquier campaña.

Previsión y anticipación de la demanda

Para determinar tus necesidades de inventario es básico tener conocimiento de cómo será la demanda en el futuro. Seguramente necesitarás una planificación de varios meses por adelantado, y eso significa utilizar los patrones históricos de demanda para crear previsiones a largo plazo. Dado el amplio conjunto de factores a tener en cuenta cuando desarrollamos una previsión para cada artículo - como tendencias y estacionalidad - es importante que dispongas de las herramientas para ser lo más preciso posible.

Explora tus opciones con la planificación de escenarios

Mientras las previsiones te dan visibilidad sobre asuntos como la demanda que cabe esperar para un producto, decidir la mejor manera de cubrir las necesidades de tus clientes requiere una buena reflexión. Después de todo, hay muchos factores que pueden cambiar en el entorno de la empresa que podrían afectar a la precisión de las previsiones.

Para productos maduros con patrones de demanda uniformes esto no un gran problema. Sin embargo, para los artículos nuevos o productos con patrones de demanda volátiles esta cuestión es algo que debe gestionarse con sumo cuidado. Después de todo, si decides invertir el valor de tres meses de existencias para cubrir la demanda mientras los proveedores están cerrados, ¿cómo puedes saber con certeza que de verdad vas a vender todos esos artículos? Y por el contrario, si decides no hacer esa compra, ¿defraudarás a tus clientes?

Con el fin de tomar decisiones inteligentes, la realidad es que deberías explorar todas tus opciones. Utilizando la planificación de escenarios puedes comprender qué impacto tendrá sobre tus objetivos el hecho de hacer o no hacer una compra. Parte de este proceso podría incluir revisar tus clasificaciones de producto para poder así identificar las áreas clave sobre las que centrarte. Por ejemplo, tal vez quieras poner tu atención en garantizar los ‘artículos A’ en detrimento de los ‘C’, que tienen probablemente un menor valor estratégico. Esto puede ayudarte a decidir cuándo hacer o no un pedido.

Evaluando el rendimiento económico o identificando el impacto en el nivel de servicio, la planificación de escenarios te permitirá concentrar tus recursos en los productos más importantes y asegurar que cualquier inversión en stock que hagas, la haces de acuerdo con los objetivos generales de la empresa.

Construir relación con tus proveedores

Aunque en un mundo perfecto los proveedores entregarían el 100% de los pedidos a tiempo y siempre completos, la realidad es que esto no es posible. Dada la alteración que se produce en el caso que estamos analizando, durante y después del Año Nuevo chino suele haber plazos más largos, cuellos de botella en lo que se refiere a suministros o incluso pedidos perdidos. Por eso es muy importante comunicar bien y con antelación tus necesidades de inventario, para asegurarte de que recibirás todos tus pedidos a tiempo.

Es cierto que las previsiones de compras son una valiosa herramienta para compartir tus necesidades con tus proveedores, pero tal vez necesitarás trabajar codo con codo con ellos para estabilizar cualquier turbulencia que pueda surgir derivada de este largo periodo de cierre durante el Año Nuevo chino. Por ejemplo, es probable que tengas que pedir mayores cantidades que en ocasiones normales con lo que, en consecuencia, tus proveedores podrán necesitar más tiempo para preparar el pedido. Es más, algunas empresas podrán sufrir una situación de caos en sus almacenes si un pedido por valor de tres meses de stock les llega de una sola vez. Por ello, lo más razonable de cara a una gestión óptima es que trabajes de forma coordinada con tus proveedores para crear una agenda de entregas adecuada.

Teniendo en cuenta que las empresas de tu competencia también estarán haciendo sus pedidos para cubrir esta situación coyuntural, la capacidad de tus proveedores deberá ampliarse notablemente. Incluso después de la celebración de esta festividad, la fiabilidad de tus proveedores puede ser un problema hasta que se pongan al día con los pedidos atrasados.

Para mitigar esta volatilidad, algo que puedes hacer es invertir en un stock de seguridad adicional que te permita absorber la demanda hasta que las fábricas de tus proveedores recuperen la normalidad. Otra opción es que compartas con ellos información de tus prioridades de inventario. Esto debería permitirles redirigir sus recursos y así asegurarse de que los productos más importantes llegarán a tiempo.

En conclusión, una colaboración efectiva entre ambas partes puede jugar un papel muy importante a la hora de poner paz en el que puede ser un periodo de extrema volatilidad para tu empresa.

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Planes de contingencia

Durante el periodo del Año Nuevo chino los plazos acordados pueden irse fácilmente por la borda debido a que los proveedores estén colapsados intentando cumplir con la demanda. Esto ocurre sobre todo con aquellos que tienen peores registros de rendimiento. Teniendo en cuenta que este tipo de proveedores podrían ser considerados “de alto riesgo”, sería beneficioso prever una colaboración externa más allá de los habituales y poder disponer así de un proveedor alternativo con sede en la Unión Europea.

Aunque recurrir a proveedores asentados en Europa sea seguramente más caro que trabajar con los que tienen su base en China, si tienes en cuenta los costes que puede suponer mantener el inventario adicional y el nivel de riesgo asociado a estos altos niveles de stock, la diferencia real puede ser mínima.

En cualquier caso, antes de hacer una compra con un nuevo proveedor, ¿puedes estar de verdad seguro de que podrá cumplir con tu pedido? ¿Conoces en profundidad su estructura de precios? Y en lo que respecta a los pedidos mínimos, ¿se adecúan a tus necesidades?

La única manera de poder dar respuesta a estas preguntas es establecer relaciones sólidas con estos nuevos proveedores, y para preparar un periodo de cambios tan importante como el Año Nuevo chino es importante que las comiences a construir con antelación.

Solo cuando hayas determinado con claridad los objetivos de tu empresa, hayas fijado tus necesidades y te hayas decidido por un proveedor adecuado, podrás hacer tu pedido.

Para finalizar, destacar que aunque el Año Nuevo chino tal vez sea el periodo que mayor impacto pueda tener en las cadenas de suministro de muchas empresas, no es el único momento por el que preocuparse. A lo largo del año se dan un conjunto de situaciones, tales como las Navidades o las vacaciones de verano especialmente largas en algunos países del Sur de Europa, en las que también puede haber proveedores que cierren sus puertas. Por ello, tal y como hemos analizado en este artículo, debemos tener una planificación apropiada que nos permita manejar estas circunstancias sin que nos causen problemas.

 

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Imagen: Freepik

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