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Optimización de inventarios en la distribución farmacéutica

 

El sector farmacéutico vive un momento complejo. Después de experimentar un gran crecimiento por el gasto creciente en Sanidad de los países más desarrollados y de esquivar el inicio de la crisis en 2008, en los últimos años se ha visto sometido a tensiones en términos de tesorería, bajo una amenaza constante en forma de Decretos.

Tras invertir en proyectos de automatización de almacenes para aumentar la eficiencia en los procesos logísticos, la distribución se está centrando en la implantación de soluciones que permitan la reducción del capital circulante.

Las herramientas de previsión de la demanda y optimización de inventario se comportan como una solución óptima, al incrementar los niveles de servicio a la vez que reducen el stock, disminuyendo el capital circulante y aumentando la rentabilidad. Eso sí, la implantación de estas soluciones debe realizarse de manera rigurosa y personalizada, adaptándose a cada empresa.

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La distribución se caracteriza por la necesidad de ofrecer un nivel de servicio muy elevado, obligando a plantear proyectos orientados a incrementar ese nivel servicio, aumentar las ventas y potenciar la fidelización de sus clientes. Las funcionalidades que ofrecen estas herramientas de previsión de la demanda y optimización de los inventarios deben adaptarse a las particularidades específicas del sector.

¿Demanda o venta?

Una de las dificultades del sector consiste en determinar correctamente la demanda histórica que forma la base de unas buenas previsiones de venta. Los artículos servidos, ¿representan la demanda real de sus clientes?

Una rotura de stock en una farmacia transfiere la necesidad a otra, provocando una alteración en la información. Esta distorsión crea un efecto látigo (efecto Bullwhip) que se inicia en el nivel más bajo de la cadena de suministro, el cual se traduce en un aumento de los stocks en las distribuidoras. Cabe destacar que una buena interpretación de esta información es necesaria para tener unas previsiones que permitan la gestión óptima de los inventarios de cara a lograr el nivel de servicio deseado y aumentar el volumen de negocio, reduciendo el stock.

La importancia del ABC

Con la definición correcta de la demanda, obtenemos una información esencial sobre el comportamiento real de los artículos. El análisis basado en clasificaciones ABC permite una gestión enfocada a lograr la rentabilidad de los activos, focalizando los esfuerzos en productos con mayor margen y/o rotación.

Tomando como base el principio de Pareto (80-20) se pueden establecer tantas clasificaciones como se deseen utilizando varios criterios. Por los estrechos márgenes con los que trabaja la distribución, se aconseja llevar el análisis a nivel de líneas, permitiendo clasificar cada SKU (combinación artículo – centro) según sus movimientos y establecer el nivel de servicio específico para cada una de ellas.

Almacenes reguladores

La herramienta elegida de previsión de la demanda y optimización de inventarios debe permitir la gestión de los artículos en múltiples almacenes y puntos de venta, con la posible existencia de uno o varios almacenes reguladores. Existe una gran variedad en los artículos farmacéuticos y de parafarmacia. Los artículos de baja rotación o gran volumen, representan un auténtico desafío logístico, donde disponer de uno o varios almacenes reguladores ofrece grandes ventajas.

Estacionalidad, novedades…

Los sistemas de información especializados pueden ser aprovechados para dar aún más valor añadido al negocio. Mediante un funcionamiento desasistido, estos deben permitir una gestión automatizada del surtido, que ayude a determinar qué artículos deben ser susceptibles de ser estocados y cuáles no, basándose en criterios como número de movimientos, margen, criticidad… Es importante tener en cuenta la estacionalidad de los artículos para asegurar los niveles de stock correctos en cada época del año. La introducción de nuevas referencias es también un reto. Los sistemas de previsión de la demanda y optimización de inventarios, deben permitir aplicar políticas automáticas de introducción de nuevos artículos y medir su desempeño, para determinar los niveles óptimos de stock en cada momento de su ciclo de vida.

Ofertas y bonificaciones

El aprovisionamiento dentro de la distribución farmacéutica presenta peculiaridades. Un ejemplo es la fiabilidad en las entregas de los laboratorios. En algunos casos sus plazos de entrega y niveles de servicio son poco fiables, lo que dificulta la gestión de los inventarios.

La práctica de ofertas y bonificaciones está muy extendida, provocando incrementos de stock. Las herramientas de previsión de la demanda y optimización de inventarios deben permitir evaluar rápidamente estas situaciones para tomar las decisiones más beneficiosas para la empresa. Si un laboratorio ofrece descuentos y facilidades de pago para cierta familia de artículos a cambio de hacer una compra mayor. ¿Es una buena oportunidad? Depende. ¿Se pueden gestionar y analizar todas estas variables? ¿Existen herramientas que tomen automáticamente las decisiones correctas? La respuesta es sí.

Otro ejemplo de ello son las bonificaciones. Muchos laboratorios farmacéuticos las ofrecen si el pedido mínimo alcanza una determinada cantidad. Aquí, las herramientas de previsión de la demanda y de optimización de inventarios deben tomar la decisión correcta, basándose en una comparación entre los beneficios de la bonificación y el incremento de los costes de posesión.

En la misma línea se presenta uno de los grandes retos de la distribución para conseguir un stock optimizado: una correcta calendarización de los pedidos. A mayor frecuencia de pedidos, menor stock necesario y pedidos más pequeños.

Este aumento de las entradas puede bloquear el proceso de recepción del almacén. Redondear las cantidades producirá un aumento del stock, por lo que el resultado de la ecuación para determinar el menor coste global, debe tener en cuenta el nivel de stock, la cantidad a redondear y los recursos del almacén.

Las entradas en el almacén son un punto crítico y pueden formar un cuello de botella cuando se decide aumentar la frecuencia de los pedidos. Una herramienta de optimización de inventarios debe calcular el lote óptimo de pedidos para equilibrar eficiencia y costes, priorizando los artículos más urgentes sin colapsar el proceso.

 

Slimstock es líder del mercado en previsión de la demanda y optimización de inventario. Desde 1993, Slimstock es sinónimo de la mejor previsión de demanda, una gestión de stock más eficiente, un análisis claro del inventario y un stock fiable. Tenemos más de 750 clientes en todo el mundo que incluyen grandes, medianas y pequeñas empresas.

 

Imagen: Freepik

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