Cómo los datos maestros impulsan el éxito de las iniciativas digitales
La carrera hacia la transformación digital está en marcha. Según Gartner, hasta un 91 % de las organizaciones ya tienen en marcha algún tipo de iniciativa digital. Al aprovechar el potencial de la Inteligencia Artificai (IA), el aprendizaje automático, los macrodatos y otras tecnologías, las empresas están forjando cadenas de suministro cada vez más resilientes.
Si bien estos avances suponen enormes oportunidades para las empresas, hay un ingrediente que sigue siendo crítico: Los datos maestros. En pocas palabras, sin unos datos sólidos, la eficacia de estas tecnologías y sus beneficios potenciales disminuyen drásticamente.
Incluso en la ejecución diaria de las tareas de supply chain, necesitas una base sólida sobre la que tomar decisiones. Sin una visión consistente del comportamiento de tus clientes y las limitaciones de tus proveedores, toda tu operación se estará llevando a cabo con un proceso de toma de decisiones ineficaz.
Entonces, ¿Cómo puedes optimizar tus datos maestros para acelerar el éxito de tus iniciativas digitales y tomar mejores decisiones en la cadena de suministro?
El reto de los datos maestros
¿Reciben tus datos maestros la atención que merecen? Hay personas a las que la más mínima mención a los datos maestros les provoca escalofríos. Pero dada su importancia como catalizador de la transformación digital, no es un tema que se pueda esconder bajo la alfombra.
Casi todas las empresas tienen algún tipo de datos maestros. De hecho, hay compañías que tienen muchos. Entonces, ¿Cuál es el problema?
Pues se trata una ecuación sencilla: Basura que entra = basura que sale
Sin duda, la mayoría de las empresas tienen abundancia de datos. Pero esto no significa que sean correctos o completos. Además, incluso cuando se dispone de datos, ¿Se están utilizando eficazmente estos conocimientos críticos para la toma de decisiones en la cadena de suministro?
Muchas de las empresas a las que ayudamos carecen de los datos maestros esenciales para una buena gestión del inventario. Y como el experto en inventarios, Tony Wild , destacó en una ocasión: “El inventario es la consecuencia física de la falta de datos”.
Es un tema del que nadie quiere hablar. Pero, si no dispones de los elementos básicos para tomar las decisiones fundamentales de la cadena de suministro, tus iniciativas de transformación digital se verán obstaculizadas.
Pero si los datos maestros son tan importantes, ¿Por qué no se les presta la atención que merecen? La respuesta es sencilla: mantener los datos maestros actualizados y completos es un trabajo duro.
Pero no te preocupes. Después de trabajar con miles de empresas de todo el mundo, entendemos los retos a los que se enfrentan las empresas. En este artículo, profundizaremos en todo lo referente a los datos maestros.
¿Por qué tantas empresas tienen problemas con los datos maestros?
Todos sabemos que los datos maestros son esenciales para tomar decisiones eficaces en la cadena de suministro. Igualmente, todo el mundo sabe que mantener los datos maestros actualizados es una tarea complicada. Pero he aquí la dura verdad: si tus datos maestros están incompletos o desfasados, cometerás errores.
Incluso si los datos fueran perfectamente correctos cuando se importaron por primera vez al sistema, es relativamente fácil que con el paso del tiempo se borren, corrompan o malinterpreten. O simplemente puede que esos datos ya no sean un fiel reflejo de la realidad.
Imagínate que ahora utilizas un proveedor diferente, o que tu proveedor ha cambiado la forma de satisfacer su demanda. ¿Y si tus propios costes de almacenamiento han cambiado? El espacio de almacenamiento escasea y ya no es tan barato como antes.
La cuestión es sencilla: la calidad de tus datos maestros se erosiona con el tiempo. Y si quieres tomar decisiones de inventario eficaces, necesitas una base sólida de datos de calidad.
¿Qué son los datos maestros?
Antes de seguir profundizando acerca de este tema, debemos esbozar en qué consisten los datos maestros. Según Wikipedia, los datos maestros pueden definirse como “datos sobre las entidades empresariales que proporcionan contexto para las transacciones comerciales”.
Pero en el contexto de la gestión de la cadena de suministro, los datos maestros son los fragmentos fundamentales de información que determinan el “qué”, el “por qué”, el “cómo” y el “quién” de cada acción que emprendemos.
Por citar sólo algunos ejemplos, los datos maestros de la cadena de suministro suelen abarcar las siguientes áreas:
- Detalles del producto
- Parámetros del proveedor
- Parámetros de inventario
- Transacciones de clientes e historial de ventas
Detalles del producto
Suele incluir detalles específicos sobre los productos, como el número de referencia, el precio y las características técnicas.
Parámetros del proveedor
Esto incluye datos como plazos de entrega y cantidades mínimas de pedido acordadas , así como precios o descuentos por volumen.
Parámetros de inventario
Los datos agrupados en esta categoría incluyen la ubicación física de los productos, el nivel de servicio objetivo, la altura y el valor de las existencias, así como el punto de pedido.
Transacciones de clientes e historial de ventas
Se trata de la información fundamental necesaria para mantener eficazmente la relación comercial con el cliente. Como tal, incluye las condiciones de pago, los plazos de entrega, el historial de compras y la información de contacto. Para muchas empresas, la demanda histórica también se incluye en esta categoría.
¿Dónde encajan los datos maestros en tu camino hacia la transformación digital?
La gestión de datos maestros es un proceso estratégico y estructurado que consiste en crear, organizar y mantener un conjunto de información de datos maestros preciso y coherente. El objetivo de este proceso es establecer y mantener un “punto de verdad” único y fiable.
Los datos maestros forman parte integral de los esfuerzos de transformación digital de la cadena de suministro. Son básicos para el análisis y la eficiencia de los procesos, la colaboración con los proveedores y la gestión de riesgos, entre otros.
Desde ayudarte a comprender tu situación actual cuando te embarcas en una nueva iniciativa digital, hasta respaldar la ejecución de mejoras en los procesos y realizar un seguimiento de los resultados, unos datos maestros sólidos son un requisito previo para el éxito.
Además, una gestión eficaz de los datos maestros debe garantizar que la información correcta esté disponible en toda la organización, permitiendo una colaboración sin fisuras y una planificación totalmente integrada.
¿Cómo pueden ayudarte unos mejores datos maestros a alcanzar la excelencia operativa?
El valor de los datos maestros en la transformación de la cadena de suministro es evidente. Pero, ¿Cómo puede una base de datos sólida ayudar a tu equipo a tomar mejores decisiones tácticas y operativas?
Desde ayudar a tu equipo a optimizar los niveles de inventario, hasta determinar la mejor respuesta si se produce una interrupción en la cadena de suministro, los datos maestros proporcionan una base sólida que respalda procesos eficientes y eficaces en toda la supply chain.
Una toma de decisiones basada en datos
Con unos datos maestros fiables, precisos y completos, los responsables de la cadena de suministro disponen de la información necesaria para analizar tendencias, identificar patrones y obtener visibilidad de las métricas de rendimiento. Al dotar a las partes interesadas de la información adecuada, tu equipo podrá tomar decisiones más proactivas y resolver los retos de la cadena de suministro con confianza.
Eficiencia del proceso
Para que la planificación sea conjunta, toda la empresa debe estar en sintonía. Cuando hablamos de planificación y previsión de la demanda, el objetivo es proporcionar una única fuente de información en la que toda la empresa pueda confiar. Esta misma lógica se aplica a los datos maestros.
Por ejemplo, si tu equipo de compras planifica con un plazo de entrega de tres meses, pero tu equipo de logística trabaja con un plazo de entrega de dos meses, se producirán ineficiencias operativas. Unos datos maestros fiables garantizan la disponibilidad de datos precisos y normalizados en los diversos procesos operativos como son las compras, la gestión de inventarios, la planificación de la producción y la realización de pedidos.
Pero lo más importante es que unos datos maestros sólidos son esenciales para automatizar los procesos rutinarios con un alto grado de precisión. Al eliminar los errores manuales, reducir la repetición de tareas y optimizar la asignación de recursos, se crean procesos más eficientes, se reducen los costes operativos y se facilita una mayor rotación de inventario.
Visibilidad de la cadena de suministro
Para alcanzar la excelencia operativa, se necesita un alto grado de visibilidad en la cadena de suministro. Al disponer de datos maestros precisos y coherentes, las organizaciones pueden obtener visibilidad en tiempo real de diversos aspectos de la cadena de suministro, como el rendimiento de los proveedores, la disponibilidad, el riesgo de obsolescencia y la inversión de capital circulante.
Como resultado, los responsables de la toma de decisiones estarán mejor posicionados para identificar proactivamente los cuellos de botella, abordar los problemas y optimizar las operaciones de la cadena de suministro. Además, con una base sólida facilitará la colaboración con proveedores, clientes y diferentes departamentos de toda tu organización.
Optimización de inventarios
La optimización de inventarios consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre una disponibilidad impecable, un coste optimizado y la máxima eficiencia de la cadena de suministro. Sin embargo, para saber de qué palancas hay que tirar para obtener los mejores resultados, se necesitan datos sólidos.
Los datos maestros proporcionan información precisa sobre los detalles de los productos, los niveles de stock y los patrones de demanda, lo que permite a las organizaciones reequilibrar los niveles de inventario y minimizar los costes de mantenimiento. Con datos maestros fiables, las empresas pueden prever la demanda con precisión, mejorar la planificación de reaprovisionamiento, reducir las roturas de stock y ajustar los niveles de inventario a las necesidades de los clientes. Todo ello redunda en una mayor satisfacción del cliente, una reducción del capital circulante y un aumento de la rentabilidad.
Mejora continua
La excelencia operativa es un proceso continuo de mejora. Los datos maestros desempeñan un papel crucial en las iniciativas de mejora continua, ya que proporcionan datos precisos para medir el rendimiento, identificar áreas de mejora y realizar un seguimiento del progreso. Con unos datos maestros fiables, puedes establecer métricas de rendimiento, compararlas con los estándares del sector e implantar proyectos de mejora específicos. Esto fomenta una cultura de mejora continua, impulsa la excelencia operativa y garantiza que la organización siga siendo adaptable y competitiva en un entorno empresarial dinámico.
¿Por qué necesitamos datos maestros en la cadena de suministro?
Entonces, todos estamos de acuerdo en que los datos maestros son realmente importantes en una empresa. Y está claro que todo el mundo necesita ver los datos maestros como una parte fundamental de su función. Pero, ¿entendemos realmente para qué se utilizan estos datos? ¿Entendemos cómo puede ayudarnos a tomar mejores decisiones en torno a la gestión de stock?
Los datos maestros se utilizan para todo. Y diferentes equipos utilizarán la información de formas ligeramente distintas. Pero cuando se trata de la gestión de la cadena de suministro, los datos maestros correctos y fiables son imprescindibles para satisfacer la demanda de los clientes. Después de todo, sin estos datos, sería imposible saber cuánto inventario se necesita para satisfacer la demanda de un cliente.
Para comprender correctamente la importancia de los datos maestros, primero debemos definir cómo se ve una “buena” gestión de inventario.
La base de la gestión de inventario gira en torno a dos preguntas clave:
- ¿Cuándo debe realizar un pedido?
- ¿Qué tan grande debe ser este pedido?
En los siguientes puntos exploraremos cómo puedes utilizar los datos maestros para determinar los niveles y el volumen de los pedidos. Pero esto es solo la punta del iceberg. Desde la toma de decisiones sobre el surtido hasta la selección del proveedor adecuado, los datos maestros son la columna vertebral de cada decisión de la cadena de suministro.
¿Cómo se pueden utilizar los datos maestros para determinar el nivel de pedido?
Para empezar, nos vamos a centrar en la primera pregunta: ¿Cuándo es el momento adecuado para realizar un pedido? ¿Es cuando se vende la última unidad? ¿O es cuando empiezas a quedarte un poco bajo? ¿O esta decisión debería basarse en otro aspecto?
Hacer el pedido en el momento adecuado es vital. Si realizas un pedido demasiado pronto, tu almacén se atascará con exceso de stock que no necesitas. Pero, por otro lado, si realizas el pedido demasiado tarde, te enfrentarás a roturas. Si el producto en cuestión tiene plazos de entrega extensos, ¡el problema solo empeora!
Afortunadamente, existe una fórmula simple para calcular el nivel de pedido:
Demanda media X (plazo de entrega + tiempo de revisión) + stock de seguridad
Sin embargo, para aplicar esta fórmula, necesitamos tres piezas clave de datos maestros:
- La demanda promedio que se espera tener del producto durante el tiempo de entrega del proveedor.
- Stock de seguridad para cubrir la volatilidad de la oferta y la demanda.
- El tiempo de entrega y el tiempo de revisión (Profundizaremos en esto más adelante)
Entonces, vamos a analizar esto:
Calcular la demanda promedio durante el tiempo de entrega
Obviamente, necesitamos suficiente stock para satisfacer la demanda mientras esperamos que llegue nuestra próxima entrega. A esto se le llama período de cobertura.
Por lo tanto, necesitamos saber cuál sería el plazo de entrega típico. Y también necesitamos saber cuál es la demanda que estamos anticipando durante este período. Normalmente, basamos esto en la demanda histórica.
Resolver el requisito de stock de seguridad
El stock de seguridad es necesario para adaptarse a las variaciones en la oferta y la demanda. Para anticipar la variación en el suministro, debemos observar el historial del proveedor para confiar en la entrega. ¿Entregan cuando lo prometen o las entregas siempre llegan tarde?
En términos de historial de demanda y confiabilidad de entrega, necesitamos una cantidad suficiente de datos para hacer una buena estimación.
También se debe comprender el nivel de servicio de destino.
*Este no es un número que pueda buscar o calcular, sino un criterio establecido por la administración para determinar qué tan alto (o bajo) debe ser.
Una vez que el nivel de servicio está claro, podemos determinar el requisito de stock de seguridad de dos formas:
- La cantidad de veces que un producto está agotado
- El número de unidades que están agotadas
Este criterio de stock de seguridad es, por tanto, también una variable de gestión y determina en gran medida el nivel de riesgo.
¡Ahora los datos para determinar el nivel de pedido ya son visibles! Cuando el stock actual cae por debajo del nivel del pedido, se debe realizar otro pedido.
Ejemplo de datos maestros: determinar cuándo realizar un pedido
Imagínese que es el administrador de inventario de Pedal Cycling Ltd, el distribuidor de bicicletas y accesorios para ciclismo de más rápido crecimiento en el Reino Unido.
Debe determinar el momento óptimo para realizar un pedido de SKU # 35647594945 ¿Qué información necesita?
En la lista de verificación a continuación, mostraremos qué datos se requieren. Para simplificar las cosas, imaginemos que la demanda es bastante constante y que los proveedores generalmente entregan a tiempo y en su totalidad (¡si solo esto fuera cierto en la vida real!).
Entonces, en nuestro ejemplo simple, tan pronto como nuestro inventario caiga por debajo de las 510 unidades, ¡debemos hacer un pedido!
¿Cómo se pueden utilizar los datos maestros para determinar la cantidad de pedido?
Ahora sabemos cuándo debemos realizar un pedido, pero ¿cuántas existencias debemos pedir en este momento?
¡De nuevo depende!
Independientemente de la estrategia, determinar la cantidad del pedido es una compensación entre dos tipos de costos. El primero es el costo en el que se incurre en relación con el costo de mantener los productos en stock. Los últimos se relacionan con los costos asociados con la realización de un pedido.
Otros datos necesarios para determinar la cantidad del pedido son la demanda prevista del artículo (que podemos basar en la demanda histórica y el precio de compra del producto).
Cuando se trata de cantidades de pedidos, normalmente existe un gran potencial de optimización. Sin embargo, para los propósitos de este artículo, mantendremos las cosas agradables y simples.
¿Cómo podemos utilizar los datos maestros para determinar el periodo de revisión?
Ya hemos visto que se requieren ocho tipos diferentes de datos maestros para determinar la cantidad y el nivel del pedido.
¡Pero aún no hemos terminado!
También tenemos que decidir si queremos hacer pedidos en horarios fijos (por ejemplo, una vez a la semana), así como si queremos hacer pedidos en cantidades fijas o variables. Los tiempos de revisión variables y las cantidades de pedidos nos permiten seguir respondiendo a los cambios en el mercado. Sin embargo, si tiene una gran variedad, es posible que este no sea el enfoque más eficiente para el artículo.
La alternativa es revisar los productos a intervalos establecidos y realizar pedidos en cantidades fijas. Si bien no es tan receptivo, este enfoque puede ser mejor para productos más estables. Pero, ¿cómo podemos determinar cuándo es adecuado adoptar un enfoque fijo o variable? La respuesta a esto depende de tres cosas:
- La importancia estratégica del producto.
- La volatilidad de la demanda.
- La volatilidad de la oferta.
En los dos últimos puntos podemos utilizar datos que ya hemos recopilado. Para conocer la volatilidad de la demanda, puede utilizar los datos históricos de demanda.
Para la volatilidad en el suministro, podemos observar la confiabilidad histórica del proveedor. Para productos importantes, es relevante reaccionar rápida e inmediatamente tan pronto como caigan por debajo del nivel del pedido. Para artículos menos importantes, puede realizar pedidos de forma segura en horarios fijos.
¿Cómo se pueden utilizar los datos maestros para optimizar tu inventario?
Basándonos en estos elementos esenciales de los datos maestros en la cadena de suministro, ya podemos comenzar a hacer tres análisis más interesantes para la gestión. El primero es el Análisis ABC, que dirección puede utilizar para determinar a qué (y cuántos) productos debe prestar atención la empresa.
El segundo análisis es el denominado Análisis de Margen Incremental, que proporciona a la dirección información sobre qué productos contribuyen positivamente al margen neto.
El tercer análisis es la distribución de la desviación del tiempo de entrega. Este es un instrumento que el equipo de la cadena de suministro puede utilizar para conocer mejor el desempeño de los proveedores.
La siguiente tabla proporciona una descripción general de los 9 bloques de datos maestros en la cadena de suministro esenciales que se requieren para cada análisis. Los campos sombreados en azul son variables de gestión, sobre las cuales el MT tiene influencia directa o indirecta.
¿Cómo corregir los datos maestros?¿Y si faltan los datos?
En toda su variedad, probablemente tengas millones (si no miles de millones) de puntos de datos. Actualizar todos estos sería una gran trabajo. Entonces ¿por dónde empezar? Pues por los productos importantes.
Y para identificar los productos importantes, te sugerimos que recurras a tu confiable Análisis ABC y que concentres todo tu tiempo y energía en los Elementos “A”. Después de todo, estos son los productos que te hacen ganar dinero o los productos que demandan sus clientes. Los beneficios de obtener datos maestros para esta pequeña proporción se verán reflejados inmediatamente en toda la empresa. Y una vez que se hayan actualizado todos los elementos A, puedes pasar a los elementos B y finalmente a los elementos C.
¿Quién debe ser el “responsable” de los datos maestros?
A lo largo de este artículo hemos explorado el papel crucial de los datos maestros para permitir la transformación digital de la cadena de suministro, así como para apuntalar la búsqueda de la excelencia operativa.
Sin embargo, es probable que en tu empresa haya millones (si no miles de millones) de datos. Actualizarlos todos sería una tarea ingente. Entonces, ¿Por dónde empezar?
El primer paso es determinar exactamente quién debe ser responsable de los datos maestros de tu empresa. ¿Debería ser el equipo informático, el financiero, el de operaciones o incluso el directivo?
Es una pregunta difícil. Y muchas empresas no tienen una respuesta clara. Probablemente pienses que depende de la empresa en cuestión… y hasta cierto punto, estás en lo cierto.
Es posible que haya un proceso tecnológico detrás de la gestión de datos maestros que el equipo informático deba respaldar. Sin embargo, los datos maestros son responsabilidad de todos.
No obstante, ¿Debería la dirección dedicar su tiempo a actualizar los datos? Ciertamente quizá no sea el mejor uso de su tiempo. Sin embargo, deben establecer los límites y asegurarse de que todos los equipos aportan su granito de arena.
En última instancia, desde el planificador de la demanda hasta el director general, todos tenemos el deber de mantener los datos limpios. De esta forma, toda la organización se beneficiará.
