¡Adiós a las hojas de cálculo en la gestión de inventario!

Cuando se trata de control de stock, las hojas de cálculo son el arma preferida de la mayoría de los planificadores. Sin embargo, tratar de administrar el inventario de esta manera puede volverse  complejo y poco práctico. Pero, ¿hay una mejor alternativa? ¿Cómo puede reducir su dependencia a las hojas de cálculo engorrosas? A continuación le explicamos en detalle porque su compañía debe despedirse de esta herramienta.

Hojas de cálculo: ¿amigas o enemigas?

Para casi todos los profesionales, la relación con las hojas de cálculo comenzó cuando estaban en la universidad. Con el tiempo, se fueron familiarizando con las complejidades de la herramienta. Dando como resultado, que estás se convirtieran en el programa predeterminado para cada análisis requerido. Sin embargo, muchas empresas dependen demasiado de estas simples herramientas. Si bien las hojas de cálculo son fáciles de usar, en muchas situaciones comerciales, simplemente carecen de la potencia de procesamiento y también de la estructura estándar o la solidez requerida.

Esto es especialmente cierto en la gestión de la cadena de suministro donde casi todas las decisiones deben estar respaldadas por un análisis efectivo de potencialmente miles de líneas de datos.

Para construir una hoja de cálculo que sea capaz de administrar volúmenes tan grandes de datos, alguien tendría que dedicar horas y horas a desarrollar y refinar una hoja de cálculo. Incluso entonces, la hoja de cálculo final sin duda sería lenta y engorrosa: ¡sin mencionar la posibilidad de que el archivo se dañe!

¿Pueden las hojas de cálculo crear un punto de fallo?

En muchas empresas, las hojas de cálculo utilizadas para administrar el inventario son administradas por una sola persona. Sin embargo, ¿qué sucede cuando cambian de rol o abandonan el negocio? ¿Su reemplazo será capaz de descifrar las fórmulas que se han desarrollado durante años?

La realidad de estas planillas es que cada hoja es creada totalmente a medida. La consecuencia de esto es que las empresas se vuelven dependientes de quien creó el documento. Dado que este individuo podría seguir adelante o incluso ser golpeado por un autobús mañana, corre el riesgo de quedar expuesto peligrosamente a un punto de falla.

Independiente a los cambios del personal, para que un software de control de stock sea efectivo, debe respaldar la continuidad de los datos. En consecuencia, los procedimientos de previsión, planificación de la demanda, asignación y reposición no solo deben ser sólidos sino también estandarizados.

¿Cuán eficiente son las hojas de cálculo?

Para mantenerse al día con el complejo mercado, los equipos de la cadena de suministro deben ser capaces de responder al cambio rápidamente. Sin embargo, si todo el proceso de gestión de inventario está respaldado por hojas de cálculo, mantenerse al día con los cambios en las demandas de los clientes o cambiar las condiciones de suministro sería una tarea imposible. Después de todo, ¿cómo puede la empresa ser receptiva si las hojas de cálculo tienen que reinventarse por completo cada vez que ocurre un cambio?

El cambio es inevitable y, por lo tanto, para trabajar de manera eficiente, los equipos de la cadena de suministro necesitan un software de control de existencias dinámico, para estar un paso por delante. El problema con las hojas de cálculo es que cada cambio requiere intervención manual. Incluso en entornos relativamente estables, dada la gran cantidad de SKU, mantenerse al día con la demanda del negocio puede consumir mucho tiempo.

Mientras que, con las hojas de cálculo, donde los planificadores se quedan luchando contra incendios, una solución de control de stock eficaz debe permitir a los equipos de planificación trabajar de forma proactiva. Al permitir a las empresas automatizar los procesos de gestión de inventario, los equipos de la cadena de suministro pueden centrar su atención en los problemas más críticos. Cuando el software de control de stock haga el “trabajo pesado”, los equipos de la cadena de suministro pueden enfocar su tiempo y atención donde realmente se requiere.

¿Cuán confiables son las hojas de cálculo como software de control de stock?

Ya sea al tomar la decisión de realizar un pedido grande con un nuevo proveedor o al eliminar un producto, las decisiones de administración de inventario pueden tener un impacto de gran alcance en el negocio. En consecuencia, es importante que los conocimientos utilizados para sustentar estas decisiones sean confiables. Pero, ¿puede confiar en un análisis basado en hojas de cálculo?

Un problema menor, como una entrada de datos o una fórmula incorrecta, podría tener un impacto profundo en el resultado de cualquier análisis, las hojas de cálculo no son la solución más sólida.

Además, cuando las hojas de cálculo requieren un refinamiento constante y una intervención humana, es muy fácil perder de vista cuál es la versión más actualizada.

Su software de control de stock debe proporcionarle conocimientos en los que puede confiar. Mediante la utilización de modelos de pronóstico probados y estructuras de datos robustas, una solución de control de stock efectiva minimizará el riesgo de errores, asegurando que el análisis sea consistente. El resultado: conocimientos sólidos, en los que puede basar las decisiones de la cadena de suministro con confianza.

¿Pueden las hojas de cálculo realmente mantener el crecimiento de su negocio?

Cuando una empresa recién está comenzando, las hojas de cálculo son probablemente suficientes. Sin embargo, a medida que crece la demanda y la organización se expande para abarcar más ubicaciones, la complejidad de la operación se incrementará. Pero, ¿cuán estables son las hojas de cálculo? ¿Realmente ofrecen la capacidad de apoyar el crecimiento?

Para la mayoría de las empresas, el crecimiento genera una mayor demanda. Por lo tanto, los equipos de planificación deben administrar redes más grandes con más clientes y más productos. Sin embargo, todos estos resultados son reflejados en un aumento exponencial de datos. Si se trata de administrar esto solo con hojas de cálculo, la cantidad de líneas de datos y la fórmula necesaria para mantener todo bajo control sería simplemente aterrador.

Un software de control de acciones eficaz no solo debe respaldar el crecimiento sino también aprovechar activamente la complejidad para proporcionar a las empresas ideas valiosas. Un software de control de stock no solo debe respaldar el crecimiento, sino también aprovechar la complejidad de manera eficaz para proporcionarle a su empresa una mayor visión.

¿Entonces, qué debe usar?

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