Supply planning er en holdsport, og du er kaptajnen
Du er lige midt i begivenhederne. Og det er op til dig at bestemme, hvad der skal ske.
Men du er altid kun så stærk som dit svageste led. På samme måde som et sportshold kun er lige så godt som dets svageste spiller.
Det gælder for de fleste ting i livet, at helheden er større end summen af alle dele. Men hver enkelt del skal holde sit eget niveau.
Og i din forsyningskæde kan det være afgørende for, om det lykkes eller ej.
Selvfølgelig er det svageste led i din forsyningskæde værd at være opmærksom på. Men glem ikke, at selv din mest pålidelige leverandør ikke er immun over for afbrydelser.
En nyere undersøgelse viste, at 56 % af de adspurgte virksomheder har været udsat for en afbrydelse af forsyningskæden i de seneste 12 måneder .
Virksomhederne rapporterede, at de vigtigste konsekvenser af forstyrrelser var finansielle (62 %), logistiske (54 %) og omdømme (54 %). Tre forretningsområder, der har stor betydning, og som man skal tage fat på!
Og da virksomhederne nu står over for en stigning på 14 % i antallet af forstyrrende begivenheder i forsyningskæden fra år til år, vil flere og flere af os sandsynligvis blive ramt af volatilitet.
Hvis vi blot ser tilbage på de sidste par måneder, kan udbudsforholdene næppe betegnes som “gunstige”.
COVID-foranstaltningerne har en afsmittende effekt, som resulterer i fortsatte fabrikslukninger i hele Fjernøsten. Internationale konflikter forårsager mangel på materialer og en stigning i omkostningerne. Og strejker i hele den vestlige verden skaber kaos i de internationale havne.
I sidste ende er der ingen vej udenom, ligesom en Premier League-manager, der står over for et 12. nederlag i træk i ligaen. Men denne exit vil ikke komme med et gyldent håndtryk på 5 millioner pund.
Bare flere forstyrrelser, større volatilitet og usikkerhed i alle hjørner af din virksomhed.
En syndebuk! En syndebuk! Min forretning for en syndebuk!
Det er nemt at give dine leverandører skylden for at svigte dig. Og hey, de kan måske tage noget af det. Måske en stor del.
Men det løser ikke problemerne, hvis du blot skyder skylden over på dine leverandører.
Gjorde du nok på din side for at sikre forsyningen?
Sandsynligvis ikke. Det er måske ikke det, du ønsker at høre. Men at drive en virksomhed handler ikke om nemme svar. Det handler om at blive fortrolig med ubehagelige sandheder. Kun 6 % af virksomhederne mener, at de har fuld synlighed over deres forsyningskæde. Om de har det eller ej, er en anden sag. Kun 6 % mener det.
Over 46 % af virksomhederne er afhængige af regneark for at holde styr på deres forsyningskæde.
Det betyder, at selv med verdens mest pålidelige leverandører mangler mange virksomheder synlighed og kontrol til at opretholde et pålideligt lagerflow i hele deres forsyningskæde.
Har dine leverandører begået en fejl? Muligvis.
Men de kan kun understøtte din forsyningskæde så effektivt som de beslutninger om forsyningsplanlægning, du træffer. Hvis du træffer beslutninger i mørke, er det et problem. Og hvis du derefter gennemfører disse beslutninger i et besværligt regnearkbaseret system, er det ikke en effektiv måde at holde dig eller dem i skak på.
Hvis din bestilling kommer for sent, vil du sandsynligvis være løbet tør for lagerbeholdning, selv hvis leverandøren leverer til tiden.
Hvis du undlader at fylde en container med det rigtige lager, er det din egen skyld at sende det forkerte produkt eller endnu værre, kun luft, hvis du undlader at fylde containeren med det rigtige lager.
Så her er det brændende spørgsmål, der har bragt dig til denne artikel i dag…
Hvordan kan du forbedre din supply chain planning og opbygge en mere robust og pålidelig drift?
Lad os først se på, hvordan en god forsyningsplanlægning ser ud.
Supply planning er processen med at koordinere og tilpasse aktiviteterne i forbindelse med produktion og distribution af varer og tjenesteydelser for at imødekomme kundernes efterspørgsel.
Det handler om at sikre, at du har midlerne til at levere det, som dine kunder ønsker, når og når de ønsker det.
Det indebærer prognoser for efterspørgslen, styring af lagerbeholdninger, indkøb af råmaterialer, planlægning af produktionen og koordinering af distributionen.
Alt sammen for at sikre, at det lager, du har brug for, er på det rigtige sted og på det rigtige tidspunkt.
Hvilke trin er involveret i forsyningsplanlægningsprocessen?
Supply planning processen omfatter typisk følgende trin:
Prognose af efterspørgslen:
Her taler vi om den forudsigende analyse, der er nødvendig for at forudse efterspørgslen efter et bestemt produkt. Dette trin er i sidste ende retningsgivende for alle vores beslutninger om leveringsplanlægning.
Anmeldelse af inventar:
Der er ikke meget mening med at investere i mere lagerbeholdning uden at vide, hvad vi allerede har på lageret. Dette trin kræver en analyse af de nuværende lagerniveauer og identifikation af lagerbehovet på grundlag af efterspørgselsprognosen.
Indkøb og indkøb:
Vi ved, hvad vi har af lagerbeholdning, og hvor vi måske mangler noget. Nu er det tid til at udfylde dette hul. For at gøre dette skal vi finde frem til de bedste leverandører og indkøbsstrategier for at få fat i de råmaterialer og komponenter, vi har brug for for at imødekomme efterspørgslen.
Planlægning af distribution:
Inventar på det forkerte sted er næsten lige så ubrugeligt som slet ikke at have det. Derfor er vi nødt til at udvikle en plan for fordelingen af lagerbeholdningen i hele vores virksomhed.
Overvågning af ydeevne:
Der er altid plads til forbedringer. Derfor er vi nødt til løbende at overvåge forsyningskædens præstationer, herunder at spore lagerniveauer, produktionsplaner og leveringstider, for at sikre, at leveringsplanen er på rette spor.
En stor del af dette trin handler dog om at undersøge, om dine leverandører har leveret som lovet. Og at træffe foranstaltninger til at rette op på eventuelle misforhold i præstationen.
Hvorfor er det vigtigt med en effektiv supply chain?
Målet med leveringsplanlægning er at sikre, at de rigtige produkter produceres i de rigtige mængder på det rigtige tidspunkt og leveres rettidigt og omkostningseffektivt.
Effektiv forsyningsplanlægning hjælper imidlertid virksomheder med at minimere overskydende lagerbeholdning og produktionsomkostninger, reducere lagerudløb og tabte salgstal og forbedre kundetilfredsheden.
I sidste ende bør en god forsyningsplanlægning hjælpe dig med at besvare et par enkle spørgsmål med absolut sikkerhed.
Hvad er mine krav til lagerbeholdningen?
Hvad har jeg brug for? Og hvornår har jeg brug for det?
Hvor skal jeg købe fra?
Hvilke leverandører kan jeg regne med? Hvilke leverandører skal jeg undgå?
Hvor meget kan det koste at klemme sig?
Hvordan kan jeg opfylde mine lagerbehov til de lavest mulige omkostninger med minimal risiko for forsinkelser, mangel, kvalitetsproblemer osv.?
Hvad skal jeg gøre i tilfælde af afbrydelser?
Hvad sker der, hvis forsyningen er afbrudt? Hvad skal jeg gøre, hvis den faktiske efterspørgsel ser helt anderledes ud, end jeg havde forventet? Hvor hurtigt kan jeg reagere, hvis jeg har brug for mere eller mindre lagerbeholdning end forventet?
Hvordan kan du overvåge dine resultater for at skabe grundlaget for løbende forbedringer?
Hvordan ved jeg, hvordan “godt” ser ud? Hvilke KPI’er skal du måle? Hvordan kan jeg bruge denne indsigt i præstationerne til at arbejde sammen med leverandørerne om at opbygge en mere robust forsyningskæde?
Lad os besvare disse spørgsmål for dig nu.
1. Hvad er mine krav til lagerbeholdningen?
Før du kan finde ud af, hvor meget lager du har brug for, og hvornår du har brug for mere, skal du have klarhed over et par punkter:
Hvilket lager har du i øjeblikket på lager?
Vi har sagt det før, og vi siger det igen: Det nytter ikke noget at investere i lagerbeholdning, som du ikke har brug for. Inden du afgiver en ny ordre til din leverandør, skal du derfor gøre status over det lager, du har på lager.
Hvor meget lager har du i hele dit netværk? Hvilken beholdning vil snart ankomme? Hvilken beholdning er på vej ud? Hvilket lager er blevet bestilt og skal endnu ikke forlade leverandøren?
Hvilken efterspørgsel forventer du at se?
Til dette formål har du brug for robuste prognoser, der tager højde for:
Sæsonbestemt
Produktets livscyklus
Ustabilitet i kundernes efterspørgsel
Kampagner og arrangementer
Bekræftede kundeordrer
Listen kunne fortsætte… Og vi dækker mere om dette emne her.
Det er dog vigtigt at bemærke, at denne fremtidsvision bør være resultatet af konsensus.
Men hvad betyder “konsensus” i lægmandstermer?
Det betyder, at prognoserne er blevet udarbejdet på baggrund af en solid statistisk analyse, beriget med markedsoplysninger og derefter valideret af den bredere virksomhed.
Hvis alle disse trin er gennemført, har du en klar forståelse af, hvilket lager du har på lager, og hvilken efterspørgsel du forventer at se.
Du bør kunne bestemme præcis, hvor meget lager du har brug for.
Du skal naturligvis også overveje leveringstiden.
Der er ingen grund til at bestille 10 års lagerbeholdning, hvis leveringstiden kun er et par uger.
Men lad os komme ind på det vanskelige område med leveringstider senere.
2. Hvor skal jeg købe fra?
Du kender den forventede efterspørgsel, og du ved præcis, hvor meget lager du skal bruge for at opfylde den.
Nu er det tid til at gå på markedet.
Det er dog en vigtig proces at vælge den rigtige leverandør. Der kan trods alt være flere leverandører, som har mulighed for at opfylde dine behov.
Men som vi har konstateret mange gange før, er ikke alle leverandører lige gode. Det kan også være, at du har brug for mere end én.
Det er aldrig en beslutning, der passer til alle størrelser. Der er mange faktorer, du bør overveje, når du vælger leverandør.
Betydningen af de enkelte faktorer afhænger af din virksomhed, dit marked og virksomhedens forventninger.
Men her er et par ting, du bør overveje:
Kvalitet
Er materialerne eller komponenterne egnede til formålet? Hvis du har produkter af dårlig kvalitet, har det en meget konkret indvirkning på, hvordan dine kunder opfatter dig.
Pris
Er prisen acceptabel i forhold til den kvalitet, der tilbydes? Hvilke mængderabatter, kampagner eller rabatter er der på bordet?
Leveringstider
Er den tid, der går mellem bestilling og levering, acceptabel? Det er vigtigt, at du forstår disse parametre for at sikre, at du bestiller på det rigtige tidspunkt og i den rigtige mængde.
Men du skal også have en vurdering af, hvor sandsynligt det er, at de bliver overholdt. Hvis du ved, at en leverandør har et dårligt ry for ikke at opfylde ordrer til tiden, hvem skal så have skylden, når det sker igen?
Betalingsbetingelser
Passer betalingsbetingelserne og -metoderne til dine behov? Hvis noget lyder for godt til at være sandt, er der stor sandsynlighed for, at det er det også.
Eftersalgssupport
Hvad sker der, hvis noget går galt? Hvor let er det at komme i kontakt med dem for at få løbende support efter din bestilling? Der er ikke meget mere frustrerende i livet end at blive ladt i venteposition. Og du kan forstærke det i høj grad, når dine kunder står ved døren, og løfterne er blevet brudt.
Etik
Opfylder denne leverandør dine og dine kunders etiske standarder? At kalde sig selv en grøn eller miljøvenlig virksomhed betyder intet, hvis du har skruppelløse leverandører. Og hvis folk finder ud af det, vil din PR ikke få store konsekvenser for din virksomhed.
Andre overvejelser
Tilbyder leverandøren andre vigtige fordele? F.eks. erfaring, omdømme og garantiperiode?
Hvad med kommunikation? Eller fleksibilitet? En leverandør, der er nem at have med at gøre, vil gøre livet meget nemmere end en leverandør, som du konstant kommer i konflikt med.
3. Hvor meget kan jeg presse omkostningerne?
Selv efter at du har forhandlet den bedste aftale med din leverandør, er der nogle ting, du kan gøre for at minimere omkostningerne i hele din forsyningskæde.
Målet her er at opnå det højest mulige serviceniveau til de absolut laveste omkostninger i forsyningskæden.
Og det er her, at EOQ kan hjælpe os.
EOQ står for Economic Order Quantity, som er en matematisk model, der bruges i lagerstyring til at bestemme den optimale ordremængde, der minimerer de samlede omkostninger ved at bestille og opbevare lageret.
EOQ-modellen tager højde for to modstridende faktorer: bestillingsomkostningerne, som stiger med antallet af ordrer, og lageromkostningerne, som stiger med lagerbeholdningen.
Ved at finde den mængde, der afbalancerer disse omkostninger, hjælper EOQ-modellen med at bestemme den optimale ordrestørrelse, der minimerer de samlede omkostninger ved lagerstyring.
4. Hvad skal jeg gøre i tilfælde af afbrydelser?
Det er alt sammen godt og vel. Men som vi fremhævede i indledningen, er forstyrrelser en normal del af supply chain management.
Der er mange grunde til, at der kan være en ubalance mellem udbud og efterspørgsel.
Leverancer svigter, hvilket kan skyldes en fabrikslukning eller et fragtskib, der synker, eller dårlige leverandørpræstationer.
Eller efterspørgslen er anderledes end forventet.
Hvad sker der så, når udbuddet ikke kan opfylde efterspørgslen?
Lad os starte med at se på business-as-usual-grundlaget.
Forestil dig, at dine leverandører normalt er meget pålidelige og tilbyder leveringstider på 12 uger. Så hvis du afgiver en ordre i uge 10, vil din levering ankomme i uge 21.
For at gøre tingene enkelt, er dine detailkunder også konsekvente med en gennemsnitlig ugentlig efterspørgsel på 1000 enheder.
Men hvad sker der, hvis en af dine hovedleverandører pludselig bliver ramt af strejker eller fabriksbrand?
Med det samme falder produktionen.
Som reaktion på denne reducerede kapacitet har din leverandør intet andet valg end at forlænge leveringstiden til 15 uger eller helt at gå glip af ordren. Selv en længere leveringstid af denne art er ofte mere fordelagtig end slet ikke at få ordren
Men hvor længe kan det vare ved?
Men da afbrydelsen sandsynligvis vil vare i uger eller endda måneder, står jeres virksomheder nu over for nogle store forsyningsproblemer. I står over for et virkeligt dilemma.
Når din næste ordre ankommer, vil du allerede være løbet tør for lagerbeholdning. Og tænk bare på alle de restordrer.
Så snart du hører, at din ordre bliver forsinket, fordobler du naturligvis din ordre den næste uge for at sikre forsyningen.
Hvis din leverandør har produktionsproblemer, vil du trods alt gerne sikre dig, at du får så meget lager som muligt. Det sidste, du ønsker, er, at din konkurrent skal “stjæle” dette begrænsede udbud.
Men din leverandør kan ikke på magisk vis skabe ekstra kapacitet.
Hvis der er noget, sætter din ekstra ordre din leverandør under endnu større pres, og leveringstiden forlænges endnu mere. Når din(e) ordre(r) ankommer, har du mistet flere ugers salg på grund af udsolgte varer. Men endnu mere bekymrende er det, at du nu har et stort overskudslager.
Det nemmeste er at gå i panik – måske er det derfor, at den såkaldte bullwhip-effekt er så stor en udfordring i dag.
Hvad er den rigtige måde at håndtere forsyningsafbrydelser på?
Trin 1: identificer dine vigtige produkter
Ligesom med leverandører er det ikke alle produkter, der er lige gode.
For nogle produkter kan enhver afbrydelse være en situation, hvor det handler om liv eller død. Uanset om det er forretningsliv og død eller virkeligt liv og død.
For andre er en leverandørforsinkelse måske knap nok værd at tænke på.
Som vi vil komme ind på i de næste par punkter, kan det være dyrt og tidskrævende at reagere på forsyningsafbrydelser. Derfor bør du prioritere de produkter, der betyder mest, først.
Top tip: Klik her for at læse vores guide til sortimentsplanlægning for at finde ud af, hvordan du prioriterer dit produktsortiment.
Trin 2: Kortlæg risikoen
Forskellige elementer vil blive påvirket på forskellige måder. Nogle produkter vil måske slet ikke blive påvirket.
Derfor bør du fokusere på de produkter, der har den største risiko for problemer med tilgængelighed.
Du bør f.eks. prioritere de produkter, der enten allerede er udsolgt eller sandsynligvis vil være udsolgt, inden den næste levering ankommer.
Så igen skal du opdele dine produkter i følgende kategorier:
Risiko
Status for opgørelse
Handling
Lav
På baggrund af efterspørgslen og det nuværende lagerniveau er der ikke noget problem med lagerbeholdningen. Det er usandsynligt, at der ikke opstår lagersvigt
Ingen handling nødvendig
Medium
Efterspørgslen er større end forventet, og der er risiko for, at lagerbeholdningen er opbrugt, inden den næste planlagte levering ankommer
Overvågning og gennemgang
Høj
Produktet er allerede udsolgt, eller der er stor sandsynlighed for, at produktet vil være udsolgt, inden den næste levering ankommer
Træf øjeblikkelige foranstaltninger for at sikre tilgængeligheden
Trin 3: Bestem den bedste fremgangsmåde
Hvis du allerede har problemer med lagerbeholdningen, er det absolut værste, du kan gøre, at misbruge det lager, du har på lager.
Det betyder, at vi skal forvalte de knappe lagre meget omhyggeligt. Men selv i så fald kan man kun nå langt og er måske kun effektiv på kort sigt.
Der er nogle få pragmatiske skridt, du kan tage for at mindske forsyningsafbrydelser:
Mulighed 1: Sluk forstyrrelsen
Det betyder i bund og grund, at du analyserer risikoen og beslutter, at den bedste fremgangsmåde er at vente på, at forstyrrelsen løser sig selv. Det sidste, du ønsker at gøre, er dog at efterlade en kunde skuffet.
Hvis du lider af ekstrem mangel på lagerbeholdning, er der måske ikke nok lagerbeholdning til alle. Derfor er det vigtigt at samarbejde med kunderne for at styre forventningerne.
Måske kunne du genforhandle leveringstidspunkterne? Måske kunne du tilbyde et alternativt produkt?
Uanset hvad, er kommunikation afgørende.
Mulighed 2: Fremskynde bestillingen
Omkring 90 % af den internationale varehandel foregår ad søvejen. Ulempen ved søtransport er, at der er meget længere leveringstider end ved andre transportformer.
Men hvis din leverandør har lageret på lager, kan du forkorte leveringstiden ved at sende lageret via luftfragt.
På den positive side kan dette forkorte leveringstiden fra måneder til uger eller endda dage.
Men vær opmærksom på, at omkostningerne ved at ekspedere luftfragt er eksponentielt højere end ved alle andre transportformer. Derfor er det ikke noget, du ønsker at bruge som dit primære distributionsmiddel.
Mulighed 3: Sikre alternative forsyninger
Hvis du ikke kan sikre dig tilgængelighed hos eksisterende leverandører, er det på tide at kigge andre steder hen.
For visse produkter kan det være let at skaffe lagerbeholdning fra nye leverandører. Men for andre mere specialiserede produkter er det måske ikke så enkelt.
Her skal du måske være lidt kreativ og arbejde med flere leverandører for at sikre en stabil forsyning.
Det er vigtigt, at der er tale om en velovervejet beslutning.
Kan den alternative leverandør leve op til det kvalitetsniveau, som dine kunder forventer? Kan leverandøren levere inden for en acceptabel leveringstid? Kan leverandøren opfylde dine krav til lagerbeholdningsmængde? Ligger de dermed forbundne omkostninger inden for budgettet?
Alle vigtige spørgsmål, som du skal besvare, før du brænder din bros nuværende forsyningsgrundlag.
5. Hvordan kan du overvåge dine resultater for at skabe grundlaget for løbende forbedringer?
Som vi fastslog øverst i denne artikel, er din forsyningskæde kun så stærk som dens svageste led. Og det omfatter de leverandører, som du kan regne med.
Mens gode leverandører kan få din virksomhed til at fungere uden bekymringer, kan dårlige leverandører hurtigt ødelægge din forretning. Nogle gange med skader, der er uoprettelige.
På samme måde kan du ikke bare bedømme dine leverandører ud fra dagens benchmarks. Dine leverandører skal være stærke og egnede nu, men også robuste nok til fremtiden.
De skal kunne støtte dine mål og vækstplaner. Uanset om det betyder innovation eller blot ekspansion.
Det er langt fra strategisk at søge nye leverandører, hver gang du ønsker at vokse. Og selv om manglende leverancer er et indlysende problem, er det ikke alle problemer, der er lige lette at få øje på.
Det er derfor, du har brug for solide KPI’er.
Hvordan klarer de sig? Er der plads til forbedringer? Er kommunikationslinjerne klare og åbne? Gør du din del for at hjælpe dem på vej?
Robuste KPI’er kan opdage problemer, når de stadig er et potentiale. Langt før de fysisk materialiserer sig. Og når du først har dem på plads, bliver det meget nemmere at træffe beslutninger på deres vegne.
Top tip: Find ud af, hvordan du kan opstille mere effektive KPI’er for leverandører lige her.
Afsluttende overvejelser og konklusioner
Hvis du er nået så langt, har du forhåbentlig nu en omfattende forståelse af mekanikken i forsyningsplanlægning.
Vi udforskede de grundlæggende ting. Vi har set på de specifikke forsyningsplanlægningsprocesser. Og vi har også set på, hvad der sker, når din virksomhed rammes af uventede forstyrrelser.
Nu er det tid til at anvende disse tips og tricks i din egen virksomhed!
Ofte stillede spørgsmål om forsyningsplanlægning eller supply chain planning
Hvad er forsyningsplanlægning eller supply planning?
Forsyningsplanlægning er processen med at bestemme, hvor meget lagerbeholdning der er nødvendig for at imødekomme kundernes efterspørgsel efter et givet produkt eller en given tjenesteydelse, samtidig med at det sikres, at lagerbeholdningen holdes på et passende niveau for at undgå lagerunderskud eller overskydende lagerbeholdning.
Hvad er de vigtigste trin i forsyningsplanlægningsprocessen?
De vigtigste trin i forsyningsplanlægningsprocessen omfatter normalt efterspørgselsprognoser, lagerplanlægning, produktionsplanlægning og logistikplanlægning. De specifikke trin kan variere alt efter branche og virksomhed.
Hvilke værktøjer og teknikker anvendes i supply chain planning?
Forsyningsplanlæggere kan bruge en række værktøjer og teknikker, f.eks. statistiske prognoser, lageroptimeringsmodeller, produktionsplanlægningssoftware og transportstyringssystemer.
Hvad er nogle almindelige udfordringer i forbindelse med forsyningsplanlægning?
Almindelige udfordringer i leveringsplanlægningen omfatter upræcise efterspørgselsprognoser, lange leveringstider for råmaterialer eller færdigvarer, leverandørforstyrrelser, uventede ændringer i kundernes efterspørgsel og kapacitetsbegrænsninger for blot at nævne nogle få.
Hvordan kan virksomheder forbedre deres forsyningsplanlægningsproces?
Virksomheder kan forbedre deres forsyningsplanlægningsproces ved at investere i teknologi og dataanalyse, samarbejde med leverandører og kunder for at forbedre synlighed og koordinering, implementere lean-principper for at reducere spild og øge effektiviteten og regelmæssigt gennemgå og finjustere deres forsyningskædesstrategi.
Dette kan optimeres og strømlines ved hjælp af dedikeret software, som f.eks. vores Slim4-platform.
