×

Warenwirtschaft Online-Shop

Ein eigener Online Shop bietet einige Vorteile gegenüber einem reinen Vertrieb über Amazon, Ebay und anderen Webseiten. Betreiber eines eigenen Online Shops verfügen über größere Flexibilität. Sie bestimmen eigenständig, wie schnell Ware verschickt wird, wie hoch die Versandkosten sind und wann Kundenanfragen beantwortet werden. Die Etablierung einer eigenen Marke hat man maßgeblich selbst in der Hand.

Das Betreiben eines Online Shops ist allerdings auch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, von denen eine das Managen der Warenwirtschaft ist. Vor allem wenn die Anzahl an Bestellungen zunimmt, wird es deutlich schwieriger, den Überblick über die Warenwirtschaft zu behalten. Je größer die Produktpalette wird, desto komplizierter ist der Warenumschlag zu überblicken. Es gilt, hinsichtlich der Warenbestände, Bestellungen und Retouren immer auf dem aktuellsten Informationsstand zu sein. Denn Verzögerungen bei den Bestell- und Rücksendeabläufen führen schnell zu verlorenen Kunden und entsprechenden Umsatzeinbußen.

Diese Probleme sollten offensichtlich vermieden werden, denn für einen Online Shop steht meist die Gewinnmaximierung im Vordergrund. Onlinehändler, die viele Verbraucher in kurzen Zeiträumen beliefern wollen, sind auf eine gut strukturierte Warenwirtschaft angewiesen. Denn mit steigender Produktvielfalt und einer Zunahme an Bestellungen müssen Betreiber von Online Shops öfter einkaufen – und das in aller Regel bei einer größeren Zahl verschiedener Lieferanten. Dies führt naturgemäß zu steigender Komplexität.

Um die Kundenzufriedenheit hoch zu halten, braucht es eine attraktive Produktpalette und reibungslose Bestellabläufe. Der Eindruck, den Kunden von einer Webseite gewinnen, ist ebenfalls sehr wichtig.

Softwareprogramme helfen dabei, die Organisation von Online Shops zu optimieren. Die digitalen Systeme verknüpfen Lager, Einkauf und Verkauf. Ein Warenwirtschaftssystem erleichtert die Verwaltung. Alle Warenein- und -ausgänge werden von einer zentralen Stelle aus gesteuert und mit Einkauf und Verkauf verbunden. So können Warenbestände effektiv kontrolliert werden, was die Lagerwirtschaft vereinfacht. Betreiber eines Online Shops haben es bei der Nutzung von Ebay, Amazon und Co. leichter, da der Warenbestand nicht länger in verschiedenen Systemen organisiert wird, sondern in einem Zentralen.

1. Vorteile und Anforderungen von Warenwirtschaftssystemen für den Online-Shop

Es besteht ein breites Angebot an Warenwirtschaftssystemen und entsprechende Software, die mit verschiedenen Komplexitätsgraden und Funktionsumfängen aufwarten. Diese bieten Anbindungen an Shopsysteme wie Shopware, PrestaShop, Gambio, Oxid eSales, Magento und andere. Verkäufe über Onlinemarktplätze können zeitsparend erledigt werden.

Die größten Vorteile des Warenwirtschaftssystems: Die Software überwacht alle Warenflüsse vollautomatisch. Der Lagerbestand wird online aktualisiert und ist jederzeit verfügbar. Onlinehändler können die eigenen Geschäfte effizient überwachen und die Lagerwirtschaft optimieren. Die Schnittstellen zu Lieferanten, Kunden und anderen Marktplätzen spart Zeit und Geld. Kunden profitieren in Form einer schnelleren und besseren Bearbeitung von Bestellungen. Im Bestfall führt dies zu hoher Kundenzufriedenheit und Weiterempfehlungen.

Die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems ist aber auch mit einigen Kosten verbunden. Je umfangreicher die Software ist, desto höher sind die entsprechenden Ausgaben. Vor allem Nachjustierungen im Anschluss an die Implementierung sind teuer. Kleine Onlinehändler, deren Budget begrenzt ist, sind deshalb gut beraten, sich strukturell an die Software anzulehnen. Das unbedingte Festhalten an gewohnten Abläufen kann zu Komplikationen führen, die besagte weitere Kosten verursachen.

Die Entwicklung und Konfiguration der Schnittstellen ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, der für viele Probleme sorgen kann. Generell ist deshalb ein guter Kontakt zum Softwarehersteller empfehlenswert. Denn die Verantwortung für das Beheben von Fehlerquellen in den Schnittstellen liegt bei den Programmierern. Weiterhin hilft die Verwendung von Standards wie z.b. XML, die Datenstruktur zu vereinfachen und die Schnittstelle sicherer zu machen. Bei der Aktualisierung der Bestände ist es empfehlenswert, nach Möglichkeit nur geänderte Artikel zu aktualisieren und nicht pauschal die ganze Datenbank. Letzteres führt unter Umständen zu einer hohen Serverbelastung, was sich negativ auf die Userexperience im betreffenden Zeitraum auswirken kann.

Wenn aber entsprechend vorgegangen wird, lohnt sich die Investition. Ein Warenwirtschaftssystem bietet Unterstützung in zentralen Aufgabenbereichen des Online Shops. Neben Einkauf, Verkauf und Lager hilft die Software auch bei der Buchhaltung – etwa durch die Erstellung von Rechnungen oder Jahresabschlüssen.

Außerdem ist mit der Software eine Analyse von Kundendaten möglich. Darauf aufbauend können spezielle Werbemaßnahmen geplant und durchgeführt werden. Einige Programme verfügen zudem über Cloud-Anbindungen, welche die Steuerung des Systems mit mobilen Geräten ermöglicht.

OBEN