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Software Bestandsmanagement

1. Die Bedeutung des Bestandsmanagements für Handelsunternehmen

In den meisten deutschen Unternehmen wird die Bedeutung des Bestandsmanagements stark unterschätzt. Nur in den wenigsten Fällen werden Unternehmen hinsichtlich finanzieller Standpunkte wie Kapitalbindung, Liquiditätsspielraum, Betriebs- und Prozesskosten ausgelegt und organisiert. Dabei ist  die hohe Bedeutung, die dem Bestandsmanagement zukommt, offensichtlich. Eine Reduzierung des Bestands bei gleichzeitiger Erhaltung des Lieferservice senkt Kapitalbindungskosten und steigert die eigene Liquidität. Dies beherbergt die Möglichkeit für interne Umstrukturierungen oder Expansion. Warum das Potenzial also nicht nutzen? Die Digitalisierung des Bestandsmanagements hilft Unternehmen auf diesem Weg. Nicht ohne Grund wird die Lücke zwischen analogem und digitalem Bestandsmanagement immer größer. Gerade was die Verfügbarkeit und Nutzbarmachung von Informationsmengen anbelangt, zeigt sich das Potenzial von externen Softwares.

2. Voraussetzungen für externe Bestandsmanagement Software

Integrierte Informationssysteme bilden die Grundlage eines wirtschaftlichen und effektiven Bestandsmanagements. Kaum ein Unternehmen arbeitet heute noch ohne die Unterstützung eines Computersystems. Im Umkehrschluss heißt das, dass die benötigte Hardware in den meisten Fällen bereits vorhanden ist. Wird mit einem ERP-System gearbeitet, lassen sich Bestandmanagement-Softwares ganz einfach mittels Schnittstellen angliedern. Einem optimal geführten Lager- und Bestandsmanagement steht somit nichts mehr im Wege.

3. Bestandsmanagement mit Hilfe von Software-Lösungen

Steigender Wettbewerbsdruck, sich ändernde Produktanforderungen und eine zunehmende Dynamik der Märkte zwingen Unternehmen ihre Entwicklungs- und  Produktionszyklen zu mindern. Währenddessen binden Bestände wertvolles Kapital. Das zur Verfügung stehende Vermögen muss deshalb effizient eingesetzt werden, damit der Kapitalumschlag maximiert wird. Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit lassen sich nur aufrechterhalten, wenn die Produktionskosten niedrig gehalten und die entsprechenden Prozesse so effizient und ergiebig wie möglich gestaltet werden.

3.1 Vorteile gegenüber normalen ERP-Systemen

Immer mehr Unternehmen und Großhändler erweitern deshalb ihre ERP-Systeme und führen eine zusätzliche intelligente Bestandsmanagement-Software ein. Die Softwares fürs Bestandsmanagement erlauben es, die eigenen Bestände präziser zu überwachen und zu optimieren. Nahezu in Echtzeit lassen sich ganze Wertschöpfungsnetzwerke steuern und perfektionieren. Vorgelagerte, nachgelagerte und laufende Bestandsführungsprozesse lassen sich einbinden, um die Prozesse der Bedarfsplanung und Bestandskontrolle bestmöglich zu gestalten. Während ERP-Systeme nur die Grundfunktionalitäten des Bestandsmanagements abdecken, können zusätzliche Tools die Bestände optimieren und präzisieren.

Intelligente Softwares ergänzen das bestehende ERP-System durch bedarfsspezifische Prognosealgorithmen und ausgereifte und dynamische Lagerhaltungsstrategien. Sie können an jedem Punkt der Lieferkette eine exakte Prognose erstellen und die Bestandsoptimierung für die gesamte Lieferkette planen. Den meisten ERP-Systemen mangelt es an derartig speziellen Funktionen. Auch notwenige Analyse-Tools, um die Auswirkungen von geänderten Servicelevels, Lagerbeständen oder Budgetvorgaben zu prognostizieren, sind bei vielen ERP-Systemen nicht inbegriffen.

Die meisten Probleme bereitet die oftmals unübersichtliche Steuerung der vielen unterschiedlichen Faktoren, die in der Bestandskontrolle zusammenfallen. Dazu gehören die Lieferanten, deren Liefer- und Qualitätstreue, das Speditionswesen genauso wie die eigene Lagerführung. In einigen Fällen unterliegen diese Punkte den vagen Erfahrungswerten einzelner Mitarbeiter. Bei analogem Bestandsmanagement bleiben jedoch zu viele Faktoren unberücksichtigt und die Kalkulation geht meist nur mäßig oder gar nicht auf.

Nutzen Unternehmen ausschließlich ERP-Systeme, benötigen diese in der Regel eine Vielzahl an Mitarbeitern, um die berechneten Zahlen zu überprüfen. Beide Lösungen sind nicht optimal. Mit einer zusätzlichen Software werden vage Erfahrungswerte durch präzise und exakte Parameter ausgetauscht und enorme manuelle Aufwände durch beschleunigte und automatisierte Prozesse ersetzt. Bei Bedarf kann schnell und einfach eine Bestandsveränderung vorgenommen werden. Die Software informiert kontinuierlich über die aktuelle Situation und ermöglicht so ein rechtzeitiges Eingreifen, bevor überflüssige Kosten entstehen.

4. Notwendigkeit von Software-Lösungen

Das Kernproblem der Materialwirtschaft ist die effiziente und produktive Bestandshaltung. Die Problematik der korrekten Bestandsmenge stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Weist das Marktumfeld eine hohe Dynamik auf, wird der Prozess nochmals erschwert. Wird die Vorratshaltung nicht dynamisch gehandhabt, sind die negativen Effekte schnell zu spüren, die in steigenden Beständen sichtbar werden.

Produzierende Unternehmen, Großhändler wie auch Distributoren stehen vor der Aufgabe, ihre Artikel angemessen und kontinuierlich bereitzustellen, um die Nachfrage auf dem hiesigen Markt zu decken. Um dies zu gewährleisten, benötigt es einer umfassende Lagerhaltung, die eine uneingeschränkte Lieferbereitschaft garantiert. Die Marktdynamik drängt Unternehmen Bewältigungsstrategien zu entwickeln, um ihre internen Logistiksysteme anzupassen. Eine Möglichkeit stellen Software-Lösungen dar. Das Verknüpfen von realer und virtueller Welt erlaubt eine bessere Überwachung von Bestandsmanagement-Prozessen. Weiter kann ein intelligentes Bestandsmanagement, das niedrige Bestände, konstante Lieferfähigkeit und eine geringe Kapitalbindung vereint, den entscheidenden Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen bedeuten.

5. Bestandsmanagement Softwares – Die optimale Lösung in digitalen Zeiten

Welches Unternehmen möchte nicht seine Lagerhaltungskosten senken und dabei gleichzeitig die Produktivität und Transparenz der eigenen Bestände steigern? Durch den Einsatz eines softwaregestützten Bestandsmanagements wird angestrebt, die Produktivität und Effektivität des eigenen Unternehmens zu maximieren.

Wer mit einer Bestandsmanagement Software arbeitet, profitiert in vielerlei Hinsicht. So kann beispielsweise eine verbesserte Planungsfähigkeit und genauere Lagerbestandsüberwachung erzielt werden. Das Resultat ist eine gesteigerte Produktivität und Transparenz der Bestände. Durch die Umstellung auf ein digitales Bestandsmanagement lassen sich auch Lieferleistungen optimieren. Produktfehlbestände oder Notlieferungen bleiben aus, während die Kundenzufriedenheit steigt. Auch die Liefer- und Wertschöpfungskette wird optimiert, sodass schneller und effizienter auf Schwankungen reagiert werden kann.

Wer eine Software zum Bestandsmanagement einführt, automatisiert nicht nur seine Disposition. Durch die Senkung von unnötigen Sicherheitsbeständen reduziert sich auch das gebundene Kapital, sodass die eigene Liquidität steigt. Durch die integrierte und innovative Bestandsanalyse und -simulation wird der Balanceakt zwischen Servicelevel und Lagerbestand im Grundsatz vereinfacht. Die oftmals komplexe Wechselbeziehung zwischen Bestandsstrategie und Kundenservice wird ersichtlich.

5.1 Konkrete Vorteile

Aus der Nutzung einer Bestandsmanagement-Software resultieren fünf konkrete Vorteile:

  • Genauigkeit
  • Effizienz
  • Zeitgewinn
  • Transparenz
  • Kosteneinsparungen

Die wichtigsten Informationen zu diesen fünf Punkten: Ohne zusätzliche Software-Tools unterliegen viele Parameter vagen Erfahrungswerten einzelner Personen. Durch den Einsatz von Bestandsmanagement-Softwares wird die Fehlerquelle menschliches Versagen deutlich reduziert und die Genauigkeit von komplexen Berechnungen und Datenanalysen gesteigert. Gleichermaßen steigert sich die Effizienz, indem die Software diese Herausforderungen in wesentlich höherem Tempo meistert. Mit diesem Zeitgewinn können Mitarbeiter weitere wichtige Tätigkeitsfelder ergreifen. Es bleibt mehr Zeit, um sich auf den Umsatz und das Wachstum des eigenen Unternehmens zu konzentrieren. Ein weiterer Vorteil liegt in der Transparenz, die ein zusätzliches Bestandsmanagement-Tool hervorrufen kann. Die gesamte Lieferkette wird übersichtlicher und transparenter. Das heißt wiederum, dass Bestellungen schneller bearbeitet und generiert werden können, indem ein dauerhafter Überblick über alle Prozesse besteht.

Der wichtigste Faktor, wenn es um die Einführung eines professionellen Bestandsmanagements geht, sind jedoch die Kosten. Mit einer Bestandsmanagement-Software lässt sich nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Kosten und Bestände werden möglichst niedrig gehalten. Wie hoch das Einsparungspotenzial für Unternehmen schlussendlich ausfällt, hängt vom Gesamtumsatz und dem Lagerbestandswert ab. Grundsätzlich kann aber festgehalten werden: Je komplexer und höher der Lagerbestand ist, desto mehr lohnt sich eine Investition in eine intelligente Bestandsmanagement-Software.

6. Die geeignete Bestandsmanagement Software finden

Wer sich für die Einführung eines softwaregestützten Bestandsmanagements entschieden hat, steht vor der Aufgabe, sich für einen gezielten Anbieter und dessen Lösung zu entscheiden. Der Wettbewerb auf dem Markt für intelligente Bestandsmanagement-Softwares ist groß und umkämpft. Unternehmen treffen mithilfe einer Bestandsmanagementsoftware Entscheidungen, die Einfluss auf ihre Rendite nehmen. Deshalb sollte eine Auswahl gut überdacht geschehen.

6.1 Kriterien

Neben wirtschaftlichen Kriterien sind vor allem die Anwender, service- und nutzerorientierten Faktoren zu berücksichtigen. Um maximalen Nutzen zu erzielen, muss die Bedienung einfach sein und sich leicht an geänderte Anforderungen anpassen lassen. Modulare Software-Lösungen, die aus verschiedenen Leistungsbausteinen beliebig zusammengestellt werden können, sorgen für Flexibilität.Wichtige Kriterien bei der Anbieterauswahl können sein:

  • Flexibilität der Software
  • Anpassung an geänderte Anforderungen
  • Fundierte Beratung durch den Anbieter
  • Bedienung
  • Systemtiefe
  • Preis-Leistungs-Verhältnis

6.2 Aufgabenbereiche

Weiter sollte darauf geachtet werden, welche Aufgabenbereiche durch das Software-Tool abgedeckt sind. Eine intelligente Bestandsmanagement-Software sollte folgende Aufgaben übernehmen können:

  • Strukturierung von Prognose- bzw. Forecastingprozessen
  • Relevante Serviceziele definieren und differenzierte Servicegradziele vorgeben
  • Bestandskosten und Servicegrad abgleichen
  • Bestimmung der Auftrags- und Bestandsartikel (make to order oder make to stock)
  • Bestandsstrategie in dispositionsrelevante Parameter übersetzen
  • Bestand- und Lagerumschlag analysieren, Trends und Verkaufsdynamiken erkennen
  • Automatisierung des Beschaffungsprozesses durch Bestellvorschläge
  • Direktlieferungen organisieren
  • Verwaltung von alternativen Lieferanten für ein und denselben Artikel
  • Ersatzartikel anbieten
  • Artikelverfolgung
  • Lagerverwaltung

Aus den zuvor genannten Aufgabenbereichen leiten sich folgende notwendigen Softwarefunktionalitäten ab:

Software Bestandsmanagement Funktionalitäten und Aufgaben

7. Bestandsmanagement mit Slim4 – Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten

Slim4 ermöglicht produzierenden Unternehmen, Großhändlern wie auch Distributoren ein intelligentes Bestandsmanagement. Jedes Unternehmen strebt nach einer Balance zwischen Umlaufvermögen, Betriebskosten und optimalem Servicelevel. Genau hier setzt die Bestandsmanagement-Software Slim4 an. Automatisierte und voll aufeinander abgestimmte Prozesse in den Bereichen Bedarfs-, Bestands-, und Beschaffungsplanung schaffen einen optimalen Lagerbestand, während sich die Kosten für Beschaffung und Logistik deutlich reduzieren. Slim4 lässt sich binnen kürzester Zeit an alle bestehenden ERP-Systeme mittels maßgeschneiderter Schnittstelle anbinden. Es ergänzt Ihr bestehendes ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem in den Bereichen Prognose, Bedarfsplanung und Bestandsmanagement und unterstützt Sie dabei, Ihre Lagerbestände zu reduzieren, die Lieferfähigkeit zu erhöhen sowie die Disposition wesentlich transparenter und nachhaltiger zu gestalten.

Slim4 berechnet auf Grundlage Ihrer Verbrauchsdaten mittels statistischer Methoden dynamisch für jeden Artikel eine individuelle Bedarfsprognose, indem es die im ERP-System ohnehin verfügbaren Bestands- und Bewegungsdaten nutzt. Auf dieser Grundlage werden schließlich optimierte Bestellvorschläge generiert.

Weiterhin können auf Basis verschiedener Simulationen und anhand von Parameterveränderung (z.B. Lieferbereitschaftsgrad, Lieferzeiten) die direkten Auswirkungen auf Ihre Bestände und Kosten ermittelt werden. Dank Management-by-Exception greifen Ihre Mitarbeiter nur noch bei Bedarf in laufende Prozesse ein. Im Durchschnitt ergeben sich auf Grundlage unsere Projekterfahrungen hierdurch Einsparpotenziale im zweistelligen Prozentbereich ihres Gesamtbestands.

Unsere Software Slim4 basiert auf langjährigen Erfahrungen im Bereich Logistik. Neben der besten Software-Lösung ist für uns vor allem fundiertes Fachwissen und ein breiter Erfahrungsaustausch im Bereich Prognosen, Absatzplanung und Bestandsmanagement unerlässlich, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Für die Implementierung und den Support sind Mitarbeiter zuständig, die über umfassende logistische Erfahrungen verfügen. Wir verknüpfen auf diese Weise eine praxisorientierte Einstellung mit einer intelligenten Software.

Unsere Kunden profitieren weltweit durch unser gewonnenes Know-how und unsere vielfältigen Projekterfahrungen. Unter Berücksichtigung der Bedürfnisse und Erfahrungen von Anwendern entwickeln wir Slim4 auf höchstem Niveau kontinuierlich weiter. Bereits heute verfügen wir über eine Vielzahl von Lösungen für individuelle Branchen.

8. Entscheidende Vorteile durch den Einsatz von Slim4

Der Einsatz einer Bestandsmanagement Software liefert Unternehmen entscheidende Vorteile im Wettbewerbsumfeld. Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, welches Optimierungspotenzial ihr Bestandsmanagement aufweist. Slim4 deckt Potenziale auf und optimiert entsprechende Prozesse.

Ein Beispiel ist die Erhöhung der Produktverfügbarkeit. Durch die von Slim4 erstellten Prognosen, die auf saisonal auftretenden Bedarf wie etwa zu Ostern oder Weihnachten reagieren, wird das Sortiment deutlich verbessert. Selbst in Ausnahmezeiten wird eine einheitliche Verfügbarkeitsstufe gewährleistet. Einen weiteren Vorteil bietet Slim4, indem es Lieferschwierigkeiten reduziert. Artikelspezifische Bestellmengen und Bestellzeitpunkte lassen sich rechtzeitig festlegen, sodass Slim4 frühzeitig und automatisch vor potenziellen Fehlbeständen – insbesondere bei stark nachgefragten Artikeln – warnt. Auch der Sicherheitsbestand lässt sich optimieren. Trotz unregelmäßiger Nachfragemuster passt Slim4 die Sicherheitsbestände regelmäßig an und hält diese dynamisch auf dem richtigen Niveau. Weiter verwirklicht Slim4 eine zentralisierte Bestandsführung. Eine standortübergreifende Planung der Bestände wird ermöglicht und auf Wunsch werden automatische Umlagerungen zwischen den einzelnen Regionallägern generiert.

All diese Optimierungspotenziale vermittelt Slim4 anhand übersichtlicher Auswertungen. Tagesaktuelle Daten werden für die verantwortlichen Disponenten klar und ansprechend visualisiert. Hilfreich sind zudem Simulationen, die wichtige Entscheidungshilfen darstellen und mit denen sich die Auswirkungen von Änderungen in der Bestellmenge, Lieferzeit, Servicelevel etc. schnell und einfach aufzeigen lassen. Durch ein sicheres Management-by-Exception werden besonders sensible und wichtige Artikel frühzeitig hervorgehoben, damit verantwortliche Disponenten diesen Artikeln besondere Aufmerksamkeit widmen.

Weitere Informationen über Slim4 finden Sie hier: Bestandsmanagement mit Slim4

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