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“Wir können viel schneller reagieren und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Lieferengpässe zu vermeiden.”

Pieter Swinnen

Head of Supply Chain | Universitair Ziekenhuis Gent

UZ Gent verbessert mit Slim4 die Gesundheit seiner Lagerbestände

Vom Zentrallager des Universitair Ziekenhuis Gent aus werden wöchentlich 364 interne Kunden, verteilt auf 727 verschiedene Lieferadressen, mit einer Reihe von medizinischen und nicht-medizinischen Geräten beliefert.

Insgesamt bedeutet dies eine Bevorratung von rund 35.000 Lagerplätzen in den verschiedenen Abteilungen des Krankenhauses.

Um den automatischen Nachschubprozess effizienter zu gestalten, entschied sich das UZ Gent für Slim4, die Bestandsverwaltungslösung von Slimstock. Heute wird Slim4 eingesetzt, um einen besseren Einblick in die Lagerbestände des Zentrallagers zu erhalten. In der nächsten Phase wird die Lösung jedoch eingeführt, um einen dynamischeren, automatisierten Auffüllungsprozess zu ermöglichen. Angesichts der Zeitersparnis und der verbesserten Transparenz, die Slim4 schafft, ist Pieter Swinnen, Leiter der Lieferkette am Universitair Ziekenhuis Gent, optimistisch, dass die nächste Phase ebenso erfolgreich sein wird.

Das Zentrallager

Sowohl der automatisierte Auffüllprozess und die Verteilung an die Apotheken als auch das Zentrallager, fallen in die Zuständigkeit der Supply-Chain-Abteilung des UZ Gent. Vom Zentrallager im Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent) aus werden wöchentlich 364 interne Kunden, verteilt auf 727 Lieferadressen, mit einer Reihe von medizinischen und nicht-medizinischen Geräten beliefert. Hochfrequentierte Dienste wie der Operationssaal und die Intensivstation können bis zu dreimal pro Woche beliefert werden. Für die meisten Dienststellen erfolgt der Nachschub auf der Grundlage eines automatisierten statischen Bestellpunktsystems in SAP. Darüber hinaus verwalten einige wenige Dienststellen ihren Bestand selbst und geben ihre Bestellungen über einen Online-Katalog in SAP ein.

Unstimmige Verbrauchsraten

Bis Ende dieses Jahres werden 90 % der sterilen und unsterilen Verbrauchsmaterialien durch das automatische Nachschubsystem verwaltet. “Durch die Zeitersparnis, die wir dadurch erzielen, können wir uns mehr auf andere Dinge konzentrieren, wie z. B. die Kontrolle der Bestandsrotation von Artikeln mit kurzer Haltbarkeit, die Ausmusterung von Artikeln mit abgelaufener Lebensdauer und sogar die Sicherstellung, dass die Lagerräume selbst gut gewartet sind”, sagt Pieter Swinnen.
Insgesamt gibt es im gesamten Krankenhaus etwa 35.000 Lagerplätze. “Eine Lagerbox kann unterschiedlich groß sein und sogar bis zu einem kleinen Container reichen. Für jeden Artikel müssen wir einen minimalen und einen maximalen Nachbestellpunkt festlegen. Die Tatsache, dass sich nicht alle Artikel an jedem Lagerort gleich verhalten, macht diesen Prozess sehr kompliziert.”

Während beispielsweise ein Artikel an einem Ort schnell dreht, kann er in einer anderen Abteilung des Krankenhauses viel langsamer rotieren. Außerdem ist die Verbrauchsrate eines Artikels nicht konstant und kann stark schwanken. Die Verbrauchsrate eines Artikels kann zum Beispiel durch die Saisonalität, aber auch durch die individuellen Vorlieben der Ärzte beeinflusst werden. Darüber hinaus können die Produktlebenszyklen auch von der Anzahl neuer Produkteinführungen beeinflusst werden, die sich aus den Verträgen ergeben, die UZ Gent mit seinen Lieferanten schließt.

Automatische Optimierung des Meldebestands

Langfristig möchte das Universitair Ziekenhuis Gent Slim4 nutzen, um die gesamte Lieferkette zu automatisieren. “Es gibt keine Prognosefunktionalität und es gibt auch keine Möglichkeit, die verschiedenen Produkttypen auf der Grundlage der Abweichung zwischen dem tatsächlichen Verbrauch und der Prognose zu klassifizieren. Deshalb haben wir uns für die Investition in eine Best-of-Breed-Lösung wie Slim4 entschieden.”

Besser verwaltbar

Durch die Verbesserung der Transparenz und die Zeitersparnis für das Team hat Slim4 seinen Wert für UZ Gent bereits unter Beweis gestellt. “Wir können ganz einfach eine monatliche Übersicht über alle Artikel abrufen. Außerdem können wir jetzt auf einen Blick sehen, welche Produkte von ihrem Profil abweichen. Vor Slim4 hat die Analyse dieser Daten Stunden gedauert. Durch die mit Slim4 geschaffene Transparenz können wir viel schneller reagieren und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Fehlbestände zu vermeiden.”

Die Implementierung selbst verlief reibungslos. Die Balance zwischen Bestandsmanagement und Lagerverwaltung zu finden, erforderte jedoch einige Überlegungen. “Vor der Implementierung organisierten wir mehrere Treffen mit Slimstock, um herauszufinden, welches Konzept für uns am besten geeignet ist. Schließlich mussten wir verstehen, wie wir Slim4 nutzen können, um unser Geschäftsmodell zu unterstützen. Wie definieren wir einen Lagerort? Sobald klar war, wie wir all diese Parameter innerhalb von Slim4 gestalten wollten, nahm die Implementierung selbst nicht mehr viel Zeit in Anspruch.”

Neue Dienstleistungen

Ziel dieses Projekts war es, eine verfeinerte Produktpalette und ein höheres Maß an Verfügbarkeit zu erreichen. “Die Verringerung der Lagerbestände ist nicht das eigentliche Ziel. Wichtiger ist, dass wir die Zeit und den Raum, die uns zur Verfügung stehen, optimal nutzen und eine bessere Produktpalette sowie eine höhere Verfügbarkeit erreichen. In jedem Fall wäre es schwierig, den Lagerbestand zu reduzieren, da der freie Platz sofort durch einen anderen Artikel Belegt sein würde. Durch den Einsatz von Slim4 haben wir einen klaren Überblick über die Verbrauchsraten der verschiedenen Produktkategorien und können leicht feststellen, welche Artikel am wichtigsten sind und am Lager gehalten werden müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir bei der Ausmusterung eines Artikels und seiner Ersetzung durch einen neuen Artikel die historische Nachfrage als Ausgangspunkt für die Bestimmung des Profils des neuen Artikels verwenden können”, erklärt Peter Swinnen.

Durch den Einsatz von Slim4 sind Peter Swinnen und sein Team nun besser in der Lage, auf die Anforderungen der internen Kunden zu reagieren. “Zuvor erhielt die Abteilung für Intensivpflege eine Liste aus dem ERP-System Microsoft Dynamics Axapta, die das Verhalten ihrer zwanzig wichtigsten Produkte zeigte. Sie nutzten diese Liste, um die Verbrauchsrate ihrer Artikel zu überwachen. Dieselben Informationen aus SAP zu extrahieren, erwies sich als nicht so einfach. Es erforderte eine Menge Arbeit, die Daten anzupassen, zu gruppieren und zu filtern. Mit Slim4 hingegen sind alle diese Daten leicht zugänglich. Mit Hilfe eines einfachen Excel-Tools erhalten die Abteilungen die benötigten Daten von Slim4, so dass jedes Team eine Übersicht über die wichtigsten Posten erstellen kann, sowohl in Bezug auf das Volumen als auch auf den Wert. Die Zusammenarbeit mit Slim4 hat alle unsere Erwartungen übertroffen”, fasst Peter Swinnen zusammen.

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