Einkaufsoptimierung - Slimstock DE

Einkaufsoptimierung

1. Einkaufsoptimierung: Definition und Aufgabenbereich

Der Einkauf bezeichnet ein Teilgebiet der Materialwirtschaft bzw. des Beschaffungsprozesses. Um Produkte herzustellen oder Dienstleistungen zu erfüllen, benötigen Unternehmen Güter und Waren. Der Begriff Einkauf umfasst die Tätigkeit, bei dem diese Werkstoffe, Waren, Artikel, Betriebsmittel oder aber Dienstleistungen beschaffen werden, um die Versorgung eines Unternehmens zu gewährleisten. Der Einkauf zielt somit auf die Bedarfsdeckung ab.

Innerhalb der Wertschöpfungskette eines Unternehmens stellt der Einkauf einen wichtigen und grundlegenden Teilbereich dar, da er für einen reibungslosen Produktionsablauf verantwortlich ist. Was den Handel betrifft, so garantiert der Einkauf, dass ausreichende Verkaufsmengen verfügbar sind.

Um den Einkaufsprozess möglichst kosteneffizient und ökonomisch zu gestalten, müssen Faktoren wie Marktsituation, Transport, Lagermöglichkeiten, Lieferanten und auch Produzenten fortlaufend beleuchtet werden.

Um die oberste Zielsetzung, nämlich die Versorgung des Unternehmens, zu gewährleisten, übernimmt der Einkauf die folgenden Aufgaben: Bedarfsbestimmung, Ermittlung und Identifizierung von Lieferanten, Vergleichen und Aushandeln von Preisen sowie Lieferkonditionen, Festlegen von Bestellmengen, Auftragserteilung, Lieferungsannahme genau wie die Warenprüfung.

Heruntergebrochen gehören zu den Tätigkeiten des Einkaufs somit die Festlegung der Einkaufspolitik, die Beschaffungsmarktforschung sowie die Abwicklung des Beschaffungsprozesses und die damit einhergehende Tätigkeit des Einkaufscontrollings.

Eine Einkaufsoptimierung bezeichnet die umfassende Verbesserung und gegebenenfalls Umgestaltung dieser vielschichtigen Einzelprozesse der Beschaffung, um Zeit und Kosten zu sparen. Der Optimierungsprozess beginnt dabei bei der Entwicklung einer Einkaufstrategie. Er beinhaltet das Verhandeln von Leistungen und Konditionen und endet mit der kontinuierlichen Entwicklung kosteneffizienter und ökonomischer Lieferabläufe.

2. Einkaufsorganisation

2.1 Strategischer und Operativer Einkauf

Die Aufgabenbereiche bzw. Tätigkeiten eines Einkäufers verteilen sich dabei auf den strategischen und operativen Einkauf. Zum operativen Einkauf gehören die klassischen auszuführenden Aufgaben im Tätigkeitsbereich der Beschaffung. Im Grunde alles, was notwendig ist, um die Materialverfügbarkeit sicherzustellen. Dazu gehören die Bestellung und Terminverfolgung, genau wie die Abwicklung von Reklamationen und Retouren.

Der strategische Einkauf hingegen, kümmert sich um die analytische Planung, die Auswahl der Lieferanten, Verhandlung von Preisen genau wie die Organisation von Warengruppen. Dieser entscheidet auch, ob einzelne Produkte selbst gefertigt oder von externen Lieferanten angekauft werden sollen. Zu den Hauptaufgaben gehört dabei auch die Optimierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse.

Aktuell ist ein Entwicklungsprozess weg vom operativen und hin zum strategischen Einkauf wahrzunehmen. Dabei wird der Einkauf nicht mehr grundsätzlich als Kostenfaktor angesehen, sondern als Erfolgsfaktor, was auf einer Wertschöpfungsorientierten Denkweise basiert. Auch die Beziehungen zu Lieferanten werden allgemein strategischer. Preise bzw. Kosten sind längst nicht mehr die wichtigsten Auswahlkriterien. Viel mehr wird stattdessen die Gesamtleistung beurteilt. Eine partnerschaftliche und kooperative Zusammenarbeit ist das angestrebte Ziel.

2.2 Zentrale und dezentrale Einkaufsorganisation

Weiter unterscheidet man zwischen einer zentralen sowie dezentralen Einkaufsorganisation. Eine zentrale Einkaufsorganisation beschreibt einen Einkaufsprozess, der zentral von einer Abteilung bzw. Stelle im Unternehmen ausgeführt wird und dabei für sämtliche Beschaffungstätigkeiten verantwortlich ist. In einer Vielzahl von mittelständischen Unternehmen wird die Beschaffung zentral durch die Einkaufsabteilung ausgeführt, da durch größere Stückzahlen sowie Rahmenverträge Preisvorteile und Ersparnisse zu erzielen sind. Gleichermaßen stärkt ein zentraler Einkauf die Position des Unternehmens gegenüber den Lieferanten. Durch beständige Geschäftsbeziehungen können stets günstigere Konditionen verhandelt werden. Auch bleiben auf diese Art alle Beschaffungsaktivitäten nachvollziehbar und transparent. Ein einheitliches Controlling und Reporting ist möglich.

Jedoch birgt eine zentrale Einkaufsorganisation auch ihre Nachteile. Vor allem in Bezug auf zwei Komponenten zeigen sich die negativen Aspekte einer zentralen Einkaufsorganisation. Was den Zeitfaktor und die Verfügbarkeit angeht, so erreichen Rohstoffe oder Produkte nicht immer schnell genug und zeitgerecht die beabsichtigten Einheiten, was vor allem unter Termindruck sowie in Notsituationen zu Problemen führen kann. Als Nachteil lassen sich somit die im Vergleich eher langen Entscheidungswege anführen. Gleichzeitig bedarf es aufgrund der größeren Stückzahlen auch mehr Lagerkapazität, was mit weiteren Kosten und Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Das Pendant zum zentralen Einkauf bildet der dezentrale Einkauf. Bei dieser Art der Einkaufsorganisation erfolgt die Beschaffung, wie der Name schon vermuten lässt, dezentral durch die einzelnen Verantwortlichen. Jede Geschäftseinheit bzw. jeder Standort besitzen ihren eigenen eigenständigen und autonomen Einkauf. Auf diese Art sind die Entscheidungswege kurz und es kann flexibel und mühelos aufgrund kürzerer Lieferzeiten auf Terminengpässe und Notfälle reagiert werden. Es entsteht mehr Eigenverantwortung bei gleichzeitiger Senkung des Verwaltungsaufwands. Des Weiteren lassen sich Lagerkapazitäten einsparen.

Wie die zentrale Einkaufsorganisation birgt auch die dezentrale Einkaufsorganisation ihre Nachteile. So ist es mit einem dezentralen Einkauf nicht möglich, Einsparungen durch Mengenrabatte zu erzielen. Das Bündelungspotenzial lässt sich auf diese Art nicht ausschöpfen. Auch gestaltet es sich im Vergleich schwieriger ein langfristiges Verhältnis zu den Lieferanten zu pflegen. Entsprechende Vorteile bleiben aus. Ebenfalls gestaltet es sich im Vergleich schwieriger die Beschaffungsprozesse der einzelnen Einheiten transparent zu gestalten.

2.3 Best practice Einkaufsorganisation

Wer beidermaßen von den Vorzügen einer zentralen sowie dezentralen Einkaufsorganisation profitieren möchte, sollte seinen Einkauf trennen. Der strategische und operative Einkauf kann genutzt werden, um die Vorzüge einer zentralen und dezentralen Einkaufsorganisation auszuschöpfen. So ist es sinnvoll, dass der strategische Einkauf Artikel und Waren beschafft, die dauerhaft vorhanden sein müssen. Gleiches gilt für Dienstleistungen, die langfristig und anhaltend in Anspruch genommen werden müssen. Werden Artikel, Waren oder Dienstleistungen kurzfristig benötigt, können diese operativ beschaffen werden. Auf diese Art ist garantiert, dass die benötigten Artikel, Waren sowie Dienstleistungen zeitgereicht vorhanden sind. Zwingend erforderlich ist dabei Kommunikation und ein Austausch. Auf diese Art können alle Vorteile einer zentralen sowie dezentralen Einkaufsorganisation, von langfristigen Lieferantenbeziehungen, über Rahmenverträge und Mengenrabatte, bis hin zu weniger Verwaltungsaufwand, erzielt werden.

3. Einfluss und Bedeutung des Einkaufs für Unternehmen

Der Einkauf trägt erheblich zum Erfolg eines Unternehmens bei, indem ihm die Verantwortung für einen Großteil der Kosten zukommt. Weit mehr als eine Umsatzsteigerung stellt der Einkauf einen größeren Hebel für Ergebniswachstum dar. Aus diesem Grund sollte dem Einkauf von allen Abteilungen die höchste Priorität zukommen, da er als Treiber und Innovator wirken kann. Von der rein administrativen Abwicklung bis hin zur Innovationsführerschaft kann der Einkauf deshalb verschiedene Rollen innerhalb eines Unternehmens übernehmen. Diese seien nachfolgend dargestellt:

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4. Einkaufsziele

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich die Einkaufziele aus den Unternehmenszielen ableiten.  Meistens sind dies Zustände, die für die Zukunft angestrebt werden und wünschenswert wären. Dies kann zum Beispiel die langfristige Versorgungssicherheit genau wie die Sicherstellung der Qualität sein. Auch eine Optimierung des Preis-Leistungsverhältnisses der zu beschaffenden Waren und Güter, sprich die Optimierung von Kosten und Leistungen, ist ein mögliches Ziel. Die Senkung der Kapitalbindung im Lager ist hier ebenfalls aufzuführen.  Aber auch ökologische Ziele, wie die Schonung ausgewählter Rohstoffe, oder soziale Ziele, wie Mitarbeiterinteressen, können zu den Einkaufszielen gezählt werden.

Um das Einkaufsverhalten stringent und durchgängig zu gestalten, kann es hilfreich und sinnvoll sein, Einkaufsgrundsätze zu formulieren. Diese können zum Beispiel die Beschaffungsmarktforschung betreffen, indem dauerhaft nach leistungsstärkeren Lieferanten gesucht wird, genau wie niedrige Kosten für den Einkaufsvorgang erzielen zu wollen.

5. Kernprozesse des Einkaufs

Zum Kernprozess des Einkaufs gehören die eigentlichen Beschaffungsaktivitäten und damit die Bedarfs- und Lieferantenidentifikation sowie Bedarfsdeckung. Vorangestellt erfolgen die Festlegung der Einkaufsstrategie auf Basis der Unternehmensstrategie sowie das Warengruppenmanagement bzw. Materialgruppenmanagement. Als unterstützende Prozesse werden das Lieferantenmanagement, das Einkaufscontrolling sowie das Risikomanagement angesehen, die fortlaufend mit dem Kernprozess des Einkaufs einhergehen.

Die Bedarfs- und Lieferantenidentifikation erfolgt in drei Schritten. Den ersten Schritt bildet die Bedarfserkennung. Anschließend folgt die Beschaffungsmarktforschung. Abgeschlossen wird dieser Prozess durch die Lieferantenauswahl. Gleichermaßen setzt sich die Bedarfsdeckung aus drei Schritten zusammen. Im ersten Schritt erfolgen das Angebotsmanagement sowie die Verhandlung. Darauf folgt im zweiten Schritt die Beauftragung der Lieferanten. Den dritten und letzten Schritt bildet die Abwicklung.

6. Herausforderung Einkaufsoptimierung

Die Ziele und Vorstellungen von Einkäufern unterscheiden sich nur allzu oft von der Praxis. Innovative langfristige Strategien und Ideen werden durch kurzfristiges Rationalisierungsdenken in Bezug auf Kostenreduzierung gehemmt. Ein Entschluss zur Einkaufsoptimierung scheitert in den meisten Fällen an fehlendem Realisierungsvermögen und mangelnder Durchsetzungskraft. So kommt es, dass Einkäufer ihr wahres Erfolgspotenzial in vielen Fällen nicht ausschöpfen.

Der Prozess der Einkaufsoptimierung sollte als ein Auftrag für Einkäufer verstanden werden, der bei der Analyse von Optimierungspotenzialen und der Formulierung konkreter neuer Kernstrategien beginnt und erst nach der Umsetzung und Realisierung dieser strategischen Ansichten sowie der Auswertung dieser Maßnahmen endet. Bekanntermaßen führen Ideen ohne Konsequenz und Nachdruck zu keinem Erfolg. Erst eine Umsetzung und Realisierung bringt den Fortschritt für das eigene Unternehmen. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass Einkäufer sich ihrer Änderungsfreiheit und –macht bewusst werden, um dies als Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu nutzen.

Problematisch wird es zudem, wenn der Einkaufsprozess zur Routine wird. Dies kann dazu führen, dass Optimierungsmaßnahmen zu spät oder teils gar nicht wahrgenommen werden. Aus diesem Grund ist es unerlässlich den Markt zu beobachten, um so frühzeitig auf Veränderungen reagieren zu können.

Zeit- und Kapazitätsmangel sind die Probleme des Mittelstands, wenn es um eine Einkaufsoptimierung geht. In vielen Fällen fehlt es an einer klaren Strategie sowie den dafür notwenigen Mitarbeitern. Im Unterschied zu großen Konzernen mangelt es außerdem häufig an entsprechender Expertise, sodass das Einkaufpotenzial nicht vollends ausgeschöpft werden kann.

7. Warum eine Einkaufsoptimierung anstreben? – Nutzen, Chancen und Erfolgspotenziale einer Einkaufsoptimierung

Jede zukunftsweisende Einkaufsoptimierung stellt ein Gewinn für Unternehmen dar. Angestrebt und eingesetzt wird eine Einkaufsoptimierung in den meisten Fällen jedoch erst, wenn die Probleme und Verluste groß genug sind. Dabei ist eine gezielte Einkaufsoptimierung von enormer Wichtigkeit. Vor allem bei einem konkurrenzstarken Umfeld sowie bei standardisierten Produktionsprozessen zeigt sich, dass sich auf diese Art ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz ergibt. So kann eine Einkaufsoptimierung dafür genutzt werden, um über Wettbewerber hinauszuragen und den Kampf auf dem Markt für sich zu gewinnen. Damit endet jedoch nicht die Liste der Erfolgspotenziale einer Einkaufsoptimierung. So können außerdem Nutzungsmängel bei Wachstums- und Ertragspotenzialen aufgedeckt und behoben werden. Gleichermaßen können Schnittstellenprobleme zwischen Fertigung, Einkauf und Verkauf gelöst werden. Was die eigenen Kunden angeht, so kann eine Einkaufoptimierung mögliche Verluste und Erlösminderungen durch Kundenbeschwerden vorbeugen.

8. Notwendigkeit einer Einkaufsoptimierung – Warum gerade heutzutage?

Die Realität zeigt, dass es immer Einkäufer geben wird, die sich nächsten Schritten entziehen und ihr Erfolgspotenzial nicht vollends ausschöpfen. Stagnieren Manager, stagniert jedoch das gesamte Unternehmen. In vielen Fällen ist deshalb nicht der Markt Schuld an der Stagnation des eigenen Unternehmens, sondern das Umfeld und die gegebenen Umstände selbst. Dabei ist eine Einkaufsoptimierung notwendig, um im schnellen Wettbewerb und auf dem Markt bestehen zu können. Im Bereich Einkauf und Supply Chain Management ist deshalb ein Umdenken erforderlich. Ein verschärfter Kostendruck genau wie Marktveränderungen erfordern die Umstellung auf zukunftsweisende Ansätze und Lösungen.  Lediglich auf eine Kostenoptimierung zu setzen, reicht dabei längst nicht mehr aus. Strategische Neuausrichtungen und Optimierungsprozesse sind unumgänglich, um das eigene Potenzial zu heben, seine Leistung zu steigern und sich im täglichen Wettbewerb zu behaupten.

Ein effektiver Einkauf schafft zudem Transparenz und Planungssicherheit im eigenen Unternehmen. Nicht außer Acht gelassen werden dürfen natürlich die Einsparungen, die dadurch erzielt werden können. Laut einer Faustformel spezialisierter Unternehmensberatungen sind durch effiziente und strukturierte Einkaufsabläufe durchschnittlich 2-5% an Einsparungen bezogen auf das Einkaufsvolumen erzielbar.

9. Grundvoraussetzungen für eine Einkaufsoptimierung

Grundvoraussetzung für effektive Einkaufsabläufe sind präzise und exakte Daten sowie Informationen über den Verbrauch und das eigene Lagervolumen. Stehen diese Informationen rechtzeitig zur Verfügung, können Bestellengpässe genau wie Produktionsstaus vermieden werden. Darüber hinaus bleibt so auch ausreichend Zeit, um mit Lieferanten bessere Konditionen und Leistungen zu verhandeln.

In den meisten Fällen bietet die bereits vorhandene Software die dafür benötigte Grundlage. Notwendige Instrumente für einen effizienten Einkauf sind Analysen über SKU’s, Verbrauchsprognosen und Auswertungen über Lieferanten. Sind diese Informationen über längere Zeit speicher- und abrufbar, und Änderungen schnell einzupflegen und nachzuvollziehen, ist die Basis effektiver Einkaufabläufe geschaffen.

10. Einkaufsoptimierung leicht gemacht - Optimierungspotenziale identifizieren und neue Kernstrategien entwickeln und realisieren

Bei einer Einkaufsoptimierung gilt es unterschiedliche Bereiche bzw. Aktionsfelder zu betrachten. Darunter fallen die Bereiche Strategie, Organisation, Prozesse, Mitarbeiter sowie Technologie. Was die Strategie betrifft, so ist eine klare Formulierung der Einkaufstrategie auf Basis der Unternehmensstrategie unumgänglich. Umgesetzt werden kann dies durch konsistente Kommunikation, eine Ausdünnung der Lieferantenbasis oder eine ABC-Analyse. Im Bereich Organisation gilt es ein Design der optimalen Zielorganisation für die Beschaffungsfunktion zu entwickeln. Eine Umsetzung ist dabei durch eine Implementierung einer neuen Beschaffungsorganisation mit strategischem und operativem Einkauf möglich. Gleichermaßen muss im Bereich Prozesse ein Design für folgende Abläufe entwickelt werden: Anfrage, Analyse, Auswahl, Bestellung sowie Controlling. Eine Umsetzung erfolgt durch die Implementierung dieser Prozesse sowie Sicherstellung der Abläufe. Was den Bereich Mitarbeiter betrifft, so müssen neue Rollen geplant und vergeben werden. Im letzten Aktionsfeld, der Technologie, sollte die Migrationsplanung existierender Datenpools und Systeme zu neuen IT-Systemen im Vordergrund stehen.

11. Digitalisierung im Einkauf: Unterstützung durch Slimstock

Ein zeitgemäßer und fortschrittlicher Einkauf zeichnet sich durch innovatives und zukunftsorientiertes Handeln aus. Digitale Technologien können die Optimierung des Einkaufs auf ein ganz anderes Niveau heben. Finanzen, Entwicklung oder Produktion sind Bereiche, die vorangestellt digitalisiert werden. Dabei bietet die Digitalisierung vor allem für den Einkauf völlig neue Ansätze und Werkzeuge zur Optimierung.

Aktuell erlebt der Einkauf ein Umdenken. Digitale und schlanke Prozesse ebnen hierfür den Weg. Durch die Nutzung digitaler Tools und Software können operative und administrative Tätigkeiten unterstützt und zum Teil sogar gänzlich abgenommen werden. Auf diese Art entsteht mehr Zeit, um die strategischen Ziele zu fokussieren.

Nach vielen Jahren Erfahrung sagen wir: Der Schlüssel zum Erfolg von Einkaufsprozessen, liegt in der Kombination aus bester Software und dem Verständnis für die Auswirkungen von Bestand. Erzielen lässt sich diese Leistung durch herausragende Prozesse, Systeme und natürlich qualifizierte Mitarbeiter. Slimstock bietet nicht nur die geeignete Software, um im Einkaufsprozess bessere Entscheidungen treffen zu können, sondern unterstützt Unternehmen auch mit Weiterbildungen, Coachings und Analysen.

Mehr Informationen darüber, wie Slim4 den Einkaufsprozess optimiert, finden Sie hier.

12. Literaturhinweis

Fröhlich, Grommes et al.: Carve-outs, Mergers & Acquisitions, Post Merger Integration; Frankfurter Allgemeine Buch, 2016

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