Bedarfsplanung – der ultimative Leitfaden

Will Severn

Letzte Aktualisierung : June 28, 2023
Will Severn Slimstock

Bedarfsplanung – der ultimative Leitfaden

Fragen Sie jeden, der mit Bedarfsplanung, Bedarfsprognosen oder Bedarfsmanagement zu tun hat, und er wird Ihnen das Gleiche sagen: Dieser kritische Teil des Planungsprozesses kann einige schockierende Enthüllungen über den Zustand Ihres Unternehmens zutage fördern.

Fragen Sie jeden, der mit Bedarfsplanung, Bedarfsprognosen oder Bedarfsmanagement zu tun hat, und er wird Ihnen das Gleiche sagen: Denn dieser Teil des Planungsprozesses ist essentiell und kann einige schockierende Enthüllungen über den Zustand Ihres Unternehmens zutage fördern.

Tatsächlich gibt es einige Produkte, bei denen der Anstieg und Rückgang der Konsumenten-Nachfrage so signifikant ist, dass er einen Hinweis auf die aktuelle Wirtschaftslage gibt.

Und warum es sich lohnt das Verhalten dieser Produkte näher zu betrachten, und warum einige Wirtschaftswissenschaftler ihre Uhren danach stellen, möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.

Haben Sie zum Beispiel schon einmal vom Lippenstift-Index gehört?

Dieser Begriff wurde von Leonard Lauder, dem Vorstandsvorsitzenden des Kosmetikunternehmens Estee Lauder, geprägt. Der Index beschreibt den Anstieg der Verkäufe kleinerer, preisgünstigerer Artikel in Zeiten der wirtschaftlichen Rezession.

Kurz gesagt, der Grund dafür, dass Produkte aus den Regalen genommen werden, kann manchmal auf ihren Verwendungszweck und ihren Preis zurückgeführt werden. Lippenstifte zum Beispiel bieten einen kurzen Moment der Freude. Daher kaufen Konsumenten oft mehr davon, wenn weniger Geld zur Verfügung steht.

Ähnlich verhält es sich mit dem Absatz von Herrenunterwäsche. Doch anstatt, dass der Anstieg der Verkaufszahlen einer Rezession voraussagt, sehen wir hier ein anderes Phänomen.

Die Nachfrage nach Herrenunterwäsche ist so konstant, dass Ökonomen bei jeglicher Abweichung nach unten, dies als Anzeichen für eine Rezession sehen.

 

Cartoon Building A Chart Demand Planning

 

Allerdings gibt es bei beiden genannten Anwendungsfällen Probleme

Jüngste Studien haben gezeigt, dass globale Großereignisse ihre Bedeutung schmälern können. Die jüngste Pandemie ist ein gutes Beispiel dafür.

Tatsächlich haben einige Theoretiker Schwierigkeiten, sich auf den Lippenstift- und den Unterwäsche-Index zu verlassen. Denn trotz ihrer anfänglichen Robustheit, bei der Prognose von Marktveränderungen, lassen große Ereignisse die Wahrscheinlichkeit, dass sie ein wahrer Gradmesser sind, oft scheitern. Denn beispielweise stellt sich die Frage, wozu Lippenstift kaufen, wenn man das Haus nicht verlässt?

Was hat das mit Ihrem Bedarfsplanungsprozess zu tun?

Sicher, diese Indizien waren bis zum Ausbruch der Pandemie ein recht guter Indikator für bevorstehende Probleme. Aber die Dinge ändern sich!

Das Gleiche gilt für die Absatz-Prognose von Produkten in Ihrem Sortiment.

Woher wissen Sie also, ob Ihre Prognosen den Anforderungen entsprechen?

Gibt es bei einer stark schwankenden Nachfrage überhaupt eine Möglichkeit, den aktuellen Umsatz mit den Prognosen für die Zukunft zu verknüpfen? Oder sind Sie auf ewig dazu verdammt, mit dem Blick auf den aufziehenden Orkan einen Finger in die Luft zu strecken?

Fragen über Fragen…

In diesem praktischen Leitfaden zur Bedarfsplanung werden einige wichtige Fragen diesbezüglich beantwortet.

  • Woher wissen Sie, ob Ihre Nachfrageprognose “gut” ist?
  • Gibt es irgendetwas, das darauf hindeutet, dass Ihre Prognose “schlecht” ist?
  • Welche Faktoren beeinflussen die Qualität Ihrer Bedarfspläne?
  • Welche Maßnahmen sollten Sie ergreifen, um Fehler bei der Nachfrageprognose zu verringern?

In diesem Leitfaden geben wir Ihnen praktische Tipps, die Ihnen helfen, bessere Prognosen zu erstellen und einen solideren Ansatz mit verschiedene Nachfrage-Situationen umzugehen.

Warum ist die Bedarfsplanung im Supply Chain Management unerlässlich?

Bevor wir uns den positiven Aspekten der Bedarfsplanung zuwenden, lohnt es sich, über die negativen Aspekte nachzudenken, die sich ergeben, wenn man es nicht tut oder es falsch macht.

Es drohen Fehlbestände, Überbestände, erhöhte (und völlig vermeidbare) Kosten, Verschwendung, unzufriedene Kunden, Marken- und PR-Probleme, sinkende Aktienkurse, unzufriedene Stakeholder. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.

Und nehmen wir an, Sie sind nur ein kleines Unternehmen mit einem wenig umfangreichen Sortiment sind. Sicherlich liegt es dann nah, dass Sie versucht sein könnten, nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln oder bei dem Prozess zu sparen. Dies ist angesichts der möglichen Risiken keine gute Idee.

Gute Prognosen helfen Ihnen, die Nachfrage mit dem Angebot in Einklang zu bringen.

Es wird dem gesamten Unternehmen Transparenz und Klarheit verschaffen sowie von einer täglichen reaktiven Planung hin zu einer taktischen, strategischen Planung zu kommen.

Demand Planning Forecasting Sop Cartoon Balancing

Was ist Bedarfsplanung? Und wie sieht eine gute Bedarfsprognose aus?

Bei einer effektiven Bedarfsplanung geht es darum, das Unerwartete zu bewältigen.

Stellen Sie sich das folgende Szenario vor:

“Die Wettervorhersage sieht heute gut aus”, denken Sie und verlassen das Haus ohne Jacke.

Nur eine halbe Stunde später stehen Sie im Regen.

Das Komische an Prognosen ist, dass sie per Definition immer falsch sind.

Bedeutet eine Regenwahrscheinlichkeit von 30 %, dass es in dem abgebildeten Gebiet mit einer Wahrscheinlichkeit von 30 % regnen wird? Oder wird es in 30 % des vorhergesagten Gebiets definitiv regnen?

Antwort: Das kommt darauf an.

Sogar Meteorologen sind sich nicht einig, wie die Niederschlagswahrscheinlichkeit zu messen ist. Es hängt oft davon ab, welche Vorhersage Sie betrachten. Aber wenn sie Ihnen nicht sagen, wie sie es berechnen, wie können Sie es dann wissen?

Und wie nützlich ist die Wettervorhersage nach dieser Einschätzung für Sie?

Um diese Frage zu beantworten, ist es wichtig, die Abweichung zu betrachten und nicht die Gesamtvorhersage. Wenn zum Beispiel eine Niederschlagswahrscheinlichkeit von 0,1 % besteht, ist es egal, wie die Vorhersage berechnet wird. Lassen Sie die Jacke auf dem Ständer.

Bei einer 50-prozentigen Wahrscheinlichkeit ist es jedoch wichtig.

Die Realität ist, dass die meisten Unternehmen schnelle und zuverlässige Erkenntnisse benötigen.

Wie man eine Bedarfsplanung durchführt: Eine Checkliste für den Erfolg

Hier finden Sie eine hilfreiche Checkliste zur Analyse der Grundlagen Ihrer Bedarfs- und Bestandsplanung.

  1. Entspricht Ihre Prognose der Realität?
  2. Können Ihre Bedarfspläne erklärt und leicht verstanden werden?
  3. Hat das Unternehmen, einschließlich der Vertriebs-Mitarbeiter, Vertrauen in die Prognose?
  4. Können Sie die Prognose nutzen, um zukünftige Bestellungen, Nachschub- und Allokationsprozesse sicher zu planen?
  5. Kann das Verfahren zur Erstellung der Bedarfspläne automatisiert oder effizienter gestaltet werden?

Wenn Sie alle diese Fragen mit Ja beantworten können, ist Ihr Bedarfsplanungsprozess mit großer Wahrscheinlichkeit auf dem richtigen Weg.

Aber wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantworten, könnte dies auf ein viel größeres Problem hinweisen.

Demand Planning Cartoon Magnifying Glass

Welche Faktoren beeinflussen die Qualität Ihrer Demand Planning?

Im Folgenden werden wir die verschiedenen Faktoren aufschlüsseln, die sich auf die Qualität Ihrer Bedarfsprognosen und die anschließende Strategie Ihres Unternehmens auswirken können.

Um einen erstklassigen Bedarfsplanungsprozess aufzubauen, benötigen Sie all diese Faktoren!

1. Die Qualität Ihrer Daten

Wenn Sie schlechte Daten zur Errechnung ihrer Prognose verwenden, werden Sie auch schlechte Ergebnisse erhalten. Sie sollten bei jeder Gelegenheit hochwertigen Daten den Vorzug geben und somit ist eine gute Datenkonsistenz eine wichtige Voraussetzung.

Hier ein paar Beispiele aus der Praxis, welche zu einer fehlerhaften Prognose führen können und das Bild der typischen Nachfrage verfälschen:

  • Absatzlücken aufgrund von Fehlbeständen
  • Einmalige Werbeaktionen

Je detaillierter und kritischer Sie mit den Daten umgehen, desto detaillierter und nützlicher wird sich die Prognose am Tag der Entscheidung erweisen.

Top-Tipp: Um gute Entscheidungen zu treffen, brauchen Sie gute Daten. Prüfen Sie mit unserem praktischen Leitfaden für Masterdaten, ob Ihre Daten auf dem neuesten Stand sind.

2. Der Umfang der Historie, auf die Sie Ihre Prognose stützen können

Es klingt einleuchtend, aber je weniger Daten Sie haben, desto unzuverlässiger ist Ihre Prognose. Man hat kaum eine Chance, die Zukunft vorherzusagen, wenn man nichts über die Vergangenheit weiß.

Bei einem Produkt, das Sie schon seit Jahren verkaufen, haben Sie eine viel bessere Vorstellung davon, was auf Sie zukommt, als bei einem neuen Produkt, das gerade erst auf den Markt gekommen ist.

Mit einer längeren Historie, auf der Sie einen Bedarfsplan aufbauen können, erkennen Sie aufkommende Trends und die Auswirkungen der Saisonalität.

Und dank der Langlebigkeit können Sie Ausreißer wie unerwartete Nachfrage oder Einbrüche ausgleichen.

Wir müssen jedoch vorsichtig sein. Innerhalb von ein paar Jahren kann sich viel ändern. Ist der große Auftrag, den Sie vor 4 Jahren erhalten haben, noch aktuell? Ist der Ausbruch einer weiteren globalen Pandemie wahrscheinlich, oder können Sie sich vorerst auf Ihren Lorbeeren ausruhen?

Und damit sind wir auch schon bei Punkt 3…

3. Der Horizont, den Sie vorhersagen wollen

Je größer die Reichweite Ihrer Prognose ist, desto weniger zuversichtlich sollten Sie sein.

Denn wenn es darauf ankommt, kann niemand die Zukunft genau vorhersagen.

Ja, es ist möglich, auf der Grundlage historischer Daten fundierte Vermutungen für den kurzfristigen Zeithorizont anzustellen. Aber vorherzusehen, wie die Welt in drei Jahren aussehen wird, ist gelinde gesagt eine Herausforderung.

Ganz zu schweigen von einer zuverlässigen Vorhersage, nach der Sie Ihre Uhr stellen können.

4. Das Ausmaß der Volatilität auf dem Markt

Es wird immer einige Dinge im Leben geben, die sich unserer Kontrolle entziehen. Vielleicht ist es weniger wichtig, das jetzt zu sagen, als es vor 2 Jahren der Fall gewesen wäre. Aber es ist ziemlich schwierig, das voraussichtliche Ausmaß der Volatilität zu beurteilen.

Nehmen wir ein paar Beispiele aus der realen Bedarfsplanung.

Nicht viele Menschen hätten erwartet, dass die COVID-19-Pandemie so lange andauern würde, wie sie es getan hat.

Bedeutet dies auch, dass der Markt in den nächsten zwei Jahren weniger volatil sein wird?

Was ist mit der anhaltenden Krise der Lebenshaltungskosten? Dagegen können Sie nur wenig tun. Aber das hält Ihre Kunden nicht davon ab, ihr Kaufverhalten zu ändern.

Die Märkte sind von Natur aus unberechenbar. Und wenn der Markt volatil ist, sind Ihre Prognosen natürlich weniger zuverlässig.

5. Niveau und Qualität der Marktinformationen

Statistische Prognosen sind ein guter Anfang.

Viele Unternehmen tun sich jedoch schwer mit der Erfassung und Einbindung von Marktinformationen auf diesem Weg. Dabei handelt es sich um wichtige Informationen, die Ihr Bild von der künftigen Nachfrage prägen oder verändern können.

Die Analyse der Quelle sollte jedoch ganz oben auf der Tagesordnung stehen. Das Beste und das Schlimmste an Marktinformationen ist, dass sie aus vielen verschiedenen Quellen stammen können.

Es könnte das Wissen des Verkaufsteams sein, das jeden Tag mit dem Kunden spricht. Aber Julia könnte aufgrund ihrer unterschiedlichen Marktstandorte andere Erkenntnisse haben als Max.

Es könnte die Kaufprognose Ihres Kunden sein. Aber ein großer Kunde hat vielleicht eine stabilere Prognose als mehrere kleinere Kunden.

Oder sie stammen aus “Big Data”-Quellen. Die Ansammlung von Billionen verschiedener Datensätze. Aber ein Datenwissenschaftler kann Ihnen eine Geschichte erzählen, ein anderer eine andere.

Wem können Sie also vertrauen? Das müssen Sie selbst herausfinden.

Die richtige Marktbeobachtung kann jedoch aussagekräftige Erkenntnisse über die künftige Nachfrage liefern, die sich mit Statistiken allein nicht erreichen lassen.

Wie erkenne ich Prognosefehler?

Für einige Produkte brauchen wir zuverlässigere Prognosen als für andere.

Nehmen Sie z. B. Lebensmittel mit kurzer Haltbarkeitsdauer. Sie benötigen weitaus genauere Prognosen pro “Lagerhaltungseinheit”, pro Geschäft und auf täglicher Basis als für etwas wie Schrauben und Muttern.

Letztendlich brauchen wir einen Prognoseprozess, der verlässliche Ergebnisse liefert und uns auch warnt, wenn die Dinge nicht richtig aussehen.

Auf welche Arten von Ausnahmen bei der Bedarfsplanung müssen wir achten?

“Es sieht nach einem warmen Tag aus, es sei denn, der Wind ändert seine Richtung.”

Unvorhergesehene Ausnahmen bei der Nachfragesteuerung:

Zufällige Ausnahmen sind solche, die typischerweise einen einzigen Monat betreffen, der von der Prognose abweicht.

Es kann sein, dass die Abweichung erheblich ist und die allgemeine Vorhersage verändert. Es sei denn natürlich, Sie können diese Abweichung ausgleichen.

Andernfalls kann sich die Abweichung fälschlicherweise auf Ihre Prognose für die kommenden Monate auswirken.

Ausnahmen bei der strukturellen Nachfragesteuerung:

Wenn Ihre tatsächliche Nachfrage strukturell schwankt und nicht mit der Prognose übereinstimmt, können Sie diese Analyse als neue Trends definieren.

Ihr Nachfragemuster kann jedoch nur dann als Trend betrachtet werden, wenn die Nachfrage um einen bestimmten Schwellenwert steigt (oder sinkt). In der Regel kann dies eine Schwankung von etwa 8 % von Monat zu Monat sein. Ohne dieses Maß an Bewegung ist es wahrscheinlich, dass die Fluktuation anomal ist.

Und sobald Sie wissen, ob es sich um einen Trend oder einen Ausreißer handelt, müssen Sie Ihren Prognoseansatz entsprechend anpassen.

Demand Planning Cartoon Falling Chart

Wie kann ich meinen Bedarfsplanungsansatz mit dem tatsächlichen Bedarf in Einklang bringen?

Wir haben unsere Gedanken zur Bedarfsplanung ausgetauscht. Wir haben darüber gesprochen, was eine “gute” Bedarfsprognose ausmacht, welche Daten Sie benötigen und auf welche Ausnahmen Sie achten müssen. Aber was nun?

Im Folgenden finden Sie einige abschließende Überlegungen, die Ihnen helfen sollen, eine bessere Bedarfsplanung und -steuerung zu entwickeln.

1) Lassen Sie sich von der historischen Nachfrage leiten, aber konzentrieren Sie sich auf das, was am wichtigsten ist

Sicher, wir freuen uns über eine Große Bedarfshistorie. Aber wie wir gesehen haben, kann sich die Welt verändert haben. Vielleicht haben Sie vor kurzem einen neuen Kunden gewonnen, oder die Nachfragespitze, von der das Verkaufsteam immer noch spricht, ist für alle anderen nur noch eine ferne Erinnerung. In jedem Fall sollten Sie sich über die neueren Nachfragemuster Gedanken machen.

Gewichten Sie dabei die jüngsten Monate stärker, da diese die unmittelbare künftige Nachfrage wahrscheinlich besser widerspiegeln als ältere Daten (z. B. von vor drei Jahren), die möglicherweise an Relevanz verloren haben.

Was aber, wenn die aktuelle Nachfrage weniger relevant ist? Stellen Sie sich vor, dass Sie in den letzten Monaten aufgrund der Unterbrechung der Lieferkette eine Reihe von erheblichen Lieferengpässen hatten. Der Nachfragerückgang, den Sie in den Daten sehen, spiegelt wahrscheinlich nicht die tatsächliche Nachfrage wider.

In diesem Fall müssen Sie möglicherweise bestimmte Zeiträume aus Ihrem Bedarfsplanungsprozess ausschließen.

2) Ignorieren Sie Nachfrageklassen auf eigene Gefahr

Wahrscheinlich brauchen Sie für so ziemlich jeden Artikel in Ihrem Sortiment eine Prognose. Und um sicherzustellen, dass der Bedarfsplanungsprozess so effizient wie möglich ist, verwenden viele Unternehmen Bedarfsklassen, um schnell und einfach den richtigen Bedarfsmanagementansatz anzuwenden.

Nachfrageklassen berücksichtigen das gegebene Nachfrageverhalten, um Artikel mit gleichen Nachfragemerkmalen zu gruppieren und eine entsprechende Prognose zu erstellen. Grob gesagt können wir die folgenden Nachfrageklassen verwenden:

Häufig, Normal & beliebte Artikel

  • Dies sind Artikel, bei denen die Nachfrage beständig ist und jeden Monat auftritt
  • Da die Volatilität relativ gering ist, können wir die Nachfrage mit einem guten Maß an Vertrauen vorhersehen.

Lumpy, unregelmäßig & Rückläufer

  • Für diese Artikel besteht in den meisten Monaten eine relativ regelmäßige Nachfrage;
  • Da der Grad der Volatilität etwas höher ist, besteht wahrscheinlich auch ein höheres Maß an Unsicherheit;

Langsam, sporadisch und unbekannt

  • Die Nachfrage nach diesen Artikeln ist in der Regel sehr gering;
  • Folglich sind dies die am schwierigsten zu planenden Posten;

Bedarfsklassen sind ein nützliches Instrument für die Bedarfsplanung bei großen Sortimenten.

Um jedoch die bestmögliche Prognose zu gewährleisten, müssen wir sicherstellen, dass das verwendete Prognosemodell weiterhin relevant ist. Wenn also die Nachfrage nach einem regelmäßigen Artikel plötzlich sprunghaft ansteigt, sollten wir das Prognosemodell anpassen, um dies zu berücksichtigen.

3) Erwarten Sie bei der Nachfragesteuerung das Unerwartete

Wir haben über verschiedene Arten von Nachfrageklassen gesprochen. Aber was ist mit Artikeln, deren Bedarfsprofil außerhalb dieser Parameter liegt?

Wir können diese Klasse als “Sonstige” definieren.

Und es gibt viele Beispiele.

Vielleicht ist die Nachfrage nach einem Produkt in diesem Monat bereits viel höher als für den Monat erwartet (und wir haben noch ein paar Wochen vor uns).

Oder vielleicht ist das Produkt neu, so dass wir keine Nachfragehistorie haben? Wenn Sie ein Produkt gerade erst auf den Markt gebracht haben, können Sie sich dann auf die Verkaufsdaten einer Woche verlassen?

Oder aber das Produkt ist veraltet, und die gesamte Nachfragehistorie ist nun völlig irrelevant. Oder schlimmer noch, eine der Komponenten, aus denen es hergestellt wird, ist veraltet, obwohl die Nachfrage immer noch konstant ist.

Bester Tipp: Das Erfassen der Feinheiten Ihres Betriebs kann harte Arbeit sein. Vor allem, wenn Sie sich auf Tabellenkalkulationen oder Ihr ERP-System verlassen. Finden Sie heraus, wie unsere fortschrittliche Bedarfsplanungsplattform Ihnen dabei helfen kann, Ihren Bedarfsplanungsprozess zu automatisieren und ein zuverlässigeres Bild des zukünftigen Bedarfs zu erstellen.

Einige abschließende Gedanken…

Dies mag Ihnen als eine Menge Informationen erscheinen, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie Ihre Fähigkeiten zur Bedarfsplanung und -steuerung als Unternehmen betrachten.

Aber angesichts der großen Bedeutung einer effektiven Bedarfsplanung ist jeder Punkt eine Überlegung wert.

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Frecuents Fragen zur Bedarfsplanung

Was ist Bedarfsplanung?

Die Bedarfsplanung ist der Prozess der Bestimmung der zur Erfüllung der künftigen Nachfrage erforderlichen Bestandsmenge. Die Prognose hingegen ist die Verwendung historischer Daten und statistischer Analysen zur Vorhersage der künftigen Nachfrage.

Obwohl die Prognose ein wichtiger Schritt innerhalb des Bedarfsplanungsprozesses ist, umfasst die Bedarfsplanung auch andere Aktivitäten wie den Abgleich statistischer Prognosen mit Absatzprognosen und die Ermittlung potenzieller Probleme in der Lieferkette.

Was ist die Aufgabe eines Bedarfsplaners?

Ein Bedarfsplaner ist für die Vorhersage der künftigen Nachfrage nach den Produkten eines Unternehmens zuständig. Dazu gehört in der Regel die Analyse historischer Verkaufsdaten, Markttrends und anderer Faktoren, die sich auf die Nachfrage auswirken können.

Letztendlich ist es das Ziel des Bedarfsplaners, sicherzustellen, dass das Unternehmen über genügend Bestände verfügt, um die Kundennachfrage zu befriedigen, und gleichzeitig die mit der Führung überschüssiger Bestände verbundenen Kosten zu minimieren.

Warum ist die Bedarfsplanung wichtig?

Die Bedarfsplanung ist vor allem deshalb so wichtig, weil sie es den Unternehmen ermöglicht, sicherzustellen, dass sie über die richtige Menge an Lagerbeständen verfügen, um den Kundenbedarf zu decken. Die Bedarfsplanung ist aber auch wichtig, um sicherzustellen, dass die Abläufe optimiert werden, um Verschwendung, Überbestände und Veralterung zu minimieren.

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