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Warehouse With Stock On Shelves Showing Product Availability

6 Tipps zur Verbesserung der Verfügbarkeit Ihrer Produkte

Wenn Sie eine “gute” Produktverfügbarkeit wünschen, ist die Lagerhaltung ein notwendiges Übel.

Sicher, es wird oft viel darüber diskutiert, wie viel Vorrat gehalten werden sollte. Während die Verkäufer eine möglichst hohe Produktverfügbarkeit anstreben, wollen die Zahlenjongleure in der Finanzabteilung die Investitionen in das Betriebskapital minimieren und die Kosten senken. Das ist ein echtes Rätsel.

Aber in einem Punkt sind sich alle einig: Nicht genügend Lagerbestände zu haben, ist ein sehr großes Problem! Schließlich …

KEIN LAGERBESTAND = KEIN VERKAUF

KEIN VERKAUF = KEIN GELD!!!

Was ist Produktverfügbarkeit? Und warum ist Produktverfügbarkeit wichtig?

Tony Wild, der Bestandsexperte, sagte einmal: “Inventar ist das Ergebnis eines Mangels an Daten.”

Aber was ist mit einem Mangel an Daten?

Natürlich sind schlechte Daten eine der Hauptursachen für Probleme mit der Produktverfügbarkeit. Dieses Problem der Lieferkette ist jedoch auch ein Symptom für mangelnde Konzentration, Zeit, schlechte Prozesse und Kommunikationsprobleme. Theoretisch klingt das alles nach schnellen und einfachen Lösungen. Wenn man jedoch etwas tiefer gräbt, sind die Probleme mit der Verfügbarkeit oft viel komplexer.

Nehmen wir zum Beispiel das folgende Szenario…

Ihr Team ist bereits überlastet und muss viele Probleme lösen.

Sie müssen sich um Tausende von Produkten kümmern.

Es mangelt generell an Einblicken, und oft werden Sie erst auf ein Problem aufmerksam, wenn Ihre Kunden sich beschweren.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Und bitte denken Sie nicht, dass wir nur über die Produktverfügbarkeit im Einzelhandel sprechen.

Viele der Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, kennen diese Herausforderungen nur zu gut. Infolgedessen befinden sich die Lieferketten-Teams in der Regel in einem endlosen Kreislauf der Brandbekämpfung: Sie beheben Probleme, die hätten vermieden werden können, anstatt einen echten Mehrwert zu schaffen.

Aus diesem Grund haben wir diesen Artikel verfasst: um Ihr Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kontrolle über seine Bestandsprozesse zu übernehmen und die Leistung Ihrer gesamten Lieferkette zu verbessern!

Was sind die Ursachen für Ihre Probleme bei der Produktverfügbarkeit und was sollten Sie vorrangig umsetzen?

Bevor wir fortfahren, können wir es uns nicht leisten, eine Sache zu ignorieren.

Sie werden wahrscheinlich jeden Tag mit vielen Problemen der Produktverfügbarkeit konfrontiert werden. Hier sind nur einige Beispiele, die Ihnen begegnen können:

  • Lähmende Verfügbarkeitsprobleme
  • Engpass in der Lieferkette
  • Unerwartete Kundenbestellungen
  • Fehler in der Vorhersage
  • Probleme mit Lieferanten
  • Fehlende Daten
  • Verärgerte Kunden
  • Probleme bei der Bezahlung von Lieferanten
  • Gestörte Prozesse

Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen…

All diese Probleme erfordern Ihre Aufmerksamkeit.

Und Sie können sie nicht einfach unter den Teppich kehren und so tun, als würden sie auf magische Weise verschwinden. Aber hier ist der große Elefant im Raum: Sie können nicht alles in Ordnung bringen. Zumindest nicht schnell.

Also müssen Sie Prioritäten setzen. Aber wie können Sie feststellen, welche Aufgaben wichtig sind und welche Sie getrost ignorieren können?

Leider gibt es keinen Zauberstab. Sie können nicht einfach einen Zauberspruch sprechen, der alle Ihre Probleme mit dem Inventar verschwinden lässt (wenn das nur möglich wäre…)

Aber keine Sorge. In diesem Abschnitt werden wir einige einfache Taktiken vorstellen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Arbeitspensum zu optimieren und die wichtigsten Aufgaben effektiv zu erledigen, ohne sich von unwichtigen Problemen aufhalten zu lassen.

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Wie lässt sich die Produktverfügbarkeit verbessern?

Tipp 1: Identifizieren Sie Ihre dringenden vs. wichtigen Verfügbarkeitsprobleme

Wir alle wissen, dass sich Entscheidungen in der Lieferkette auf das gesamte Unternehmen auswirken. Ungelöste Probleme in der Lieferkette verhalten sich ähnlich. Einige Probleme werden jedoch immer viel wichtiger sein als andere. Es ist unsere Aufgabe, diese Aufgaben zu identifizieren und sie so gut wie möglich zu lösen.

Erstens können alle Aufgaben in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:

Wichtig – das sind Aufgaben, die uns direkt helfen, bestimmte Ziele zu erreichen.

Dringend – Dies sind Aufgaben, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Allerdings sind diese Aufgaben oft damit verbunden, dass sie jemand anderem helfen, seine Ziele zu erreichen.

Wie sehen diese Aufgaben in unserer Welt aus?

Im Zusammenhang mit der Lieferkette könnte ein Beispiel für eine “wichtige” Aufgabe die Überprüfung von Prognoseausnahmen sein. Dies ist wichtig, weil diese Aufgabe uns hilft, bessere Entscheidungen in Bezug auf den Bestand zu treffen. Folglich hilft uns diese Aufgabe, unsere Ziele zu erreichen, nämlich die Produktverfügbarkeit zu sichern oder die Kosten der Lieferkette zu minimieren.

Ein Beispiel für eine “dringende” Aufgabe wäre die Erteilung eines Luftfrachtauftrags in letzter Minute, um das Versprechen eines Verkäufers gegenüber einem Kunden zu erfüllen. Dies mag sich nicht direkt auf das Ziel Ihres Teams auswirken. Die Auswirkungen einer unterlassenen Bestellung sind jedoch unmittelbar – wenn Sie z. B. den Bestand nicht bestellen, geht der Verkauf verloren.

Oft wird das Lieferketten-Team mit “dringenden” Problemen überschwemmt. Gleichzeitig müssen aber auch die normalen wichtigen Aufgaben des Tages erledigt werden. Es braucht nicht viel, damit Ihr fleißiges Team überfordert ist!

Lassen Sie mich nun die brennende Frage stellen: Welches der beiden obigen Beispiele würden Sie zuerst tun?

Stellen Sie sich nun vor, Sie hätten nur Zeit für eine dieser beiden Aufgaben – welche würden Sie ignorieren?

Eisenhower weiß das am besten!

Produktverfügbarkeits Covey Matrix

Im Jahr 1954 sprach Präsident Eisenhower dieses klassische Problem der Arbeitsbelastung an:

“Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen, und die wichtigen sind nie dringend”.

Auf der Grundlage von Eisenhowers Prinzipien hat der Vordenker der Wirtschaft, Steven Covey, dieses Konzept weiterentwickelt und die Covey-Matrix populär gemacht.

Dieses einfache Instrument hilft uns, über unsere Prioritäten nachzudenken (besonders in Zeiten wie diesen!):

Tipp 2: Wenden Sie die Covey-Matrix an, um Ihre Produktverfügbarkeitsziele zu erreichen

Es gibt viele Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Probleme mit der Produktverfügbarkeit zu lösen. Einige davon werden wichtiger sein als andere. Wenden Sie also die Covey-Matrix an, um Ihre Arbeitslast zu priorisieren.

Wenn Sie dies gut machen, werden Sie bald fantastische Ergebnisse sehen, da sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentriert!

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie bestimmte Aufgaben kategorisieren können: 

Ge Produkt Verfügbarkeits Covey Matrix2

Tipp 3: Führen Sie ein Ausnahmemanagement ein, um eine hohe Lagerverfügbarkeit zu gewährleisten

Wenn es darum geht, Ihre Prioritäten in der Praxis festzulegen, ist Management by Exception der Schlüssel! Aber was ist “Management nach Ausnahmen”?

Beim “Management by Exception” geht es darum, Aufgaben zu automatisieren, die sich wiederholen, langweilig sind und nur einen begrenzten Mehrwert bringen, während man sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert.

Indem Sie einer Maschine die schwere Arbeit überlassen, brauchen Sie (und Ihre nicht-robotergestützten Kollegen) sich nicht um die sich wiederholenden Kleinigkeiten zu kümmern: Das kann alles automatisiert werden! Stattdessen können Sie Zeit und Energie in die Aufgaben investieren, die ein wenig menschliche Intuition erfordern.

Der Ansatz des “Management by Exception” ermöglicht es Ihnen, sich auf Probleme zu konzentrieren, die sich am Horizont abzeichnen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass die Verkaufszahlen plötzlich in die Höhe schießen. Dieser Ansatz wird als “außergewöhnliches” Verhalten bezeichnet und macht Sie darauf aufmerksam, so dass Sie etwas dagegen unternehmen können.

So können Sie die Ursachen von Lieferengpässen und Verfügbarkeitsproblemen beheben, lange bevor Ihre Kunden davon betroffen sind, anstatt sich im “Business as usual” zu verzetteln.

Doch was gilt als außergewöhnlich?

product availability

Um welche Art von Ausnahmen handelt es sich? Im Zusammenhang mit der Produktverfügbarkeit gibt es im Wesentlichen zwei Arten von Ausnahmen, um die wir uns kümmern müssen: Prognosen und Bestände.

Ausnahmen bei den Beständen

Das Ziel des Supply-Chain-Teams ist die Aufrechterhaltung eines optimalen Bestandsniveaus. Wenn wir von Bestandsausnahmen sprechen, suchen wir daher nach den folgenden Punkten:

1) Der Bestand reicht nicht aus, um die Kundennachfrage zu befriedigen – Wenn Sie sich nicht darum kümmern, werden Sie Umsatzeinbußen erleiden und Ihre Kunden enttäuschen.

2) Zu hohe Bestände – Wenn Sie nichts unternehmen, binden Sie wertvolles Betriebskapital, das anderweitig investiert werden könnte. Dies muss täglich überprüft werden, da sich Ihre Risiken ändern können.
Ausnahmen von der Vorhersage

Das Ziel einer guten Prognose ist es, die künftige Nachfrage so genau wie möglich vorherzusagen, damit sie der tatsächlichen Nachfrage entspricht.

Wenn die Prognose drastisch von der tatsächlichen Nachfrage abweicht, können wir dies als “außergewöhnlich” betrachten. Zum Beispiel können wir auf Folgendes achten:

1) Die Prognose weicht massiv von Ihren Erwartungen ab 

2) Die Daten zur Nachfrageentwicklung, die Sie benötigen, sind entweder unvollständig oder nicht vertrauenswürdig (z. B. waren die Verkäufe im letzten Monat im Vergleich zu allen anderen Monaten enorm und Sie verstehen nicht, warum!) 

Wenn diese Fragen nicht richtig gehandhabt werden, fehlt Ihnen die Grundlage für die Erstellung zuverlässiger Prognosen. Dies wiederum erschwert es, strategische Entscheidungen über die Lagerbestände zu treffen. Aber was können wir tun, um diese Probleme zu beheben?

Erfahren Sie mehr über Bestandsausnahmen.

Tipp 4: Korrigieren Sie Ihre Prognoseausnahmen, um Probleme mit der Verfügbarkeit früher zu vermeiden

Hoffentlich bedeutet der außergewöhnliche Ansatz des Managements, dass Sie sich nur eine Handvoll Posten pro Tag ansehen müssen.

In diesem Fall ist es sinnvoll, jedes Element manuell zu überprüfen und Ihre menschliche Intuition zu nutzen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Was passiert jedoch, wenn Sie viele Ausnahmen haben? Zum Beispiel, wenn Sie einen neuen Kunden an Bord holen und sich diese neue Nachfrage auf viele verschiedene Produkte auswirkt?

Wenn Sie Tausende von Ausnahmen zu bearbeiten haben, ist es unter Umständen nicht möglich, sie einzeln zu prüfen.

In diesem Fall hängen die spezifischen Maßnahmen, die Sie zur Korrektur des Nachfrageverlaufs und der Prognosen ergreifen, sowohl von der Struktur als auch von den verwendeten Tools ab. Nachdem wir jedoch mit vielen Unternehmen zusammengearbeitet haben, um Probleme mit Prognosen zu lösen, sind hier die wichtigsten Schritte des Planungsprozesses, auf die Sie sich konzentrieren sollten.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Backup

Das klingt vielleicht albern. Ich meine, wer würde nicht ein schnelles Backup machen? Dennoch unterlassen viele Unternehmensleiter diesen Schritt auf eigene Gefahr. Wenn Sie große Änderungen vornehmen, z. B. Korrekturen von Prognosen, müssen Sie eine Sicherungskopie Ihrer aktuellen Position erstellen. Denn wenn Sie einen Fehler machen, ist das Leben viel einfacher, wenn Sie die Daten einfach wiederherstellen können!

Schritt 2: Identifizieren Sie die Punkte, die Sie anpassen müssen

Nach größeren Störungen versuchen manche Unternehmen, ihre Prognosen pauschal für das gesamte Sortiment anzupassen. Dies kann bedeuten, dass einfach eine sortimentsweite Regel eingeführt wird, um die Nachfrageentwicklung für den Zeitraum der Störung zu ignorieren. Alternativ kann dies auch bedeuten, dass die Prognose für jeden Artikel um XX % erhöht oder gesenkt wird.

Ist das der richtige Ansatz? Mit ziemlicher Sicherheit nicht!

Es wird wahrscheinlich nur sehr wenige Szenarien geben, in denen Sie Ihr gesamtes Sortiment auf diese Weise anpassen müssen. Stattdessen sollten Sie sich auf bestimmte Gruppen konzentrieren.

Ich will damit nicht sagen, dass Sie die Prognose für jeden Artikel einzeln überprüfen müssen – das würde ewig dauern! Aber Sie sollten die Produkte auf der Grundlage einer vernünftigen (und relevanten) Logik gruppieren und die Prognose entsprechend anpassen.

Zum Beispiel:

  • Produkte desselben Anbieters
  • Produkte der gleichen Kategorie
  • Am gleichen Standort verkaufte Produkte
  • Produkte, die ein ähnliches Nachfrageprofil aufweisen (regelmäßige, unregelmäßige oder langsame Absatzmuster)

Schritt 3: Bestimmen Sie, wie die Prognose für jede Produktgruppe angepasst werden muss

An dieser Stelle sollten Sie mit Ihren Freunden in Vertrieb und Marketing sprechen. Denn um sicherzustellen, dass die Prognosen die künftige Nachfrage richtig widerspiegeln, brauchen Sie Marktkenntnisse. Und in Zeiten wie diesen, in denen es große Lücken in der Nachfragehistorie gibt, brauchen Sie alle Erkenntnisse, die Sie bekommen können.

Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können Sie den besten Ansatz zur Verfeinerung der Prognose bestimmen. Hier sind einige Fragen, die Sie Ihren Kollegen stellen sollten:

  • Wenn die Nachfrage zurückgegangen ist, wann erwarten die Verkäufer, dass die Kundennachfrage wieder steigt?
  • Wenn die Nachfrage aufgrund von Lieferengpässen zurückgegangen ist, werden die Kunden eine große Bestellung aufgeben, sobald der Bestand wieder auf Lager ist?
  • Hat das Unternehmen neue Kunden gewonnen?
  • Sind besondere Werbeaktionen oder Veranstaltungen geplant?
  • Sind Kunden zu einem Konkurrenten abgewandert, so dass ein Umsatzrückgang zu erwarten ist?

Schritt 4: Ausführen der Anpassung

Sobald Sie Ihre Basisprognose mit Marktinformationen angereichert haben, ist es an der Zeit, die Änderungen anzuwenden. Sie müssen nicht nur die erforderlichen Änderungen an allen relevanten Systemen vornehmen, sondern auch den Grund für die Prognoseanpassung dokumentieren.

Schließlich wird der Schmerz der ursprünglichen Störung schnell vergessen sein. Und wenn Sie die Gründe für die Anpassung der Prognose nicht dokumentieren, kann dies im Nachhinein große Kopfschmerzen verursachen!

Tipp 5: Fixieren Sie Ihre Bestandsausnahmen, um die Produktverfügbarkeit zu sichern!

Okay, jetzt müssen wir sicherstellen, dass wir genügend Bestände haben, um diese Nachfrage zu befriedigen. Aber wie viel Bestand brauchen wir?

Nun, im Wesentlichen brauchen wir eine ausreichende Menge an Beständen, um die prognostizierte Nachfrage zu decken, bis die Bestände wieder aufgefüllt sind. Die Länge dieses Zeitraums hängt allerdings davon ab, an welchem Punkt der Kette sich Ihr nächster Bestand befindet.

Wenn Sie in Ihrem Lager genügend Bestände haben, um die Nachfrage zu decken, bis die Bestände wieder aufgefüllt sind, ist das fantastisch. Sie brauchen keine sofortigen Maßnahmen zu ergreifen. Sie sollten diese Artikel jedoch überwachen, falls die Nachfrage erheblich von der Prognose abweicht.

Was aber, wenn dies nicht der Fall ist? Was ist, wenn Sie nicht genügend Bestände haben?
Was aber, wenn Sie so viel auf Lager haben, dass Sie die Nachfrage für Monate oder sogar Jahre decken können? Schlimmer noch, was ist, wenn Sie sogar noch mehr auf Lager haben?!

Auf welche Probleme bei der Verfügbarkeit von Vorräten müssen Sie achten?

Bei der Überprüfung des Bestands gibt es einige Hauptbereiche, auf die wir uns konzentrieren müssen. Die ersten beiden konzentrieren sich auf potenzielle Verfügbarkeitsprobleme:

Ge Produkt Verfügbarkeits Covey Matrix3

Bei den nächsten beiden Herausforderungen geht es eher darum, vermeidbare Bestandsrisiken (und Kosten!) zu minimieren:

Ge Produkt Verfügbarkeits Covey Matrix4

Tipp 6: Zerstören Sie Ihre Verfügbarkeitsziele!

In diesem Blog haben wir untersucht, wie Sie praktische Schritte unternehmen können, um die Hauptursachen für Produktverfügbarkeitsprobleme schnell zu erkennen, zu beheben und zu verwalten, bevor sie die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

Um eine gleichbleibend hohe Produktverfügbarkeit zu gewährleisten, benötigen Sie eine solide Strategie, die sich auf einen Echtzeit-Einblick in Ihre Lagerbestände stützt. Wir hoffen, dass Sie mit diesen einfachen Schritten die Verfügbarkeit erhöhen können, ohne in große Mengen überschüssiger Bestände investieren zu müssen!

Bringen Sie Ihre Bestandsprozesse auf die nächste Stufe…
Um eine kontinuierliche Leistungsverbesserung zu erreichen, gibt es viele Schritte, die wir unternehmen können, um unseren End-to-End-Betrieb zu optimieren. Finden Sie heraus, wie Sie die Effizienz steigern, die Rentabilität erhöhen und mehr erreichen können.

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