Stock de seguridad en el inventario

Todas las empresas quieren garantizar la venta, y para esto necesitan tener los productos adecuados, en el momento oportuno, con la cantidad correcta y lugar indicado. Por esta razón es esencial entender lo que significa el stock de seguridad  en el inventario, ya que, éste cumple un rol muy importante a la hora de aumentar la rentabilidad de un negocio.

A continuación le entregaremos una recopilación de las preguntas y respuestas más comunes dentro de la cadena de suministro.

¿En qué medida deberías cuidar tu disponibilidad?

El stock de seguridad es el nivel adicional de inventario que mantienen las empresas para minimizar el riesgo de desabastecimiento. Sin embargo, ser extremadamente cauteloso podría resultar rápidamente en excesos de costos y obsolescencias: ambos erosionan los márgenes.

¿Por qué necesita stock de seguridad en su inventario?

Uno de los principales descuentos de un supermercado llego a los titulares del periódico esta semana por que una de sus “compras especiales” se agotó en menos de un minuto. Si bien, esto se ve como si la promoción del producto fue un éxito total, el escaso abastecimiento dejó a muchos clientes decepcionados.

Con respecto a la pregunta anterior, ¿debió el supermercado haber invertido en más stock para cubrir esta inesperada demanda?

La respuesta a esta pregunta es: probablemente sí. El problema es que hay muchos ejemplos de negocios que han sido demasiado cautelosos, sobreprotegiendo la disponibilidad a un muy alto costo.Tomemos de ejemplo el auge y la caída de los famosos “Spinners”, una moda que arrasó en los recreos de colegios en distintas partes del mundo (ver artículo New York Times). Con el miedo de perder una oportunidad de ganancia, muchos negocios invirtieron en mucho stock de seguridad para aumentar las ventas. Dado que este sencillo juguete representó el 17% de las ventas totales de juguete en su mes de mayor auge, esto se veía como una decisión sensata. Sin embargo, ahora las ventas han caído considerablemente y sin señales de recuperación. En consecuencia, estas empresas quedaron atrapadas con este inventario de stock de seguridad.

Últimamente, encontrar el stock de seguridad óptimo consta de encontrar el balance entre el nivel de servicio, inversión en el stock y riesgo del negocio.

¿Con que factores debiese contar el stock de seguridad?

Incluso para la más precisa previsión de la demanda, la actual demanda siempre va a variar en cierta medida. De igual manera, los proveedores no siempre entregarán sus órdenes en el tiempo o cantidades exactas. El propósito del stock de seguridad es protegerse contra la volatilidad tanto de la demanda como de los proveedores, en función de cumplir con los niveles de servicio acordados.

Mientras hay muchos factores que pueden influir en el requerimiento de un stock de seguridad para inventarios, existen 4 áreas que se deben tomar en cuenta.

  • Volatilidad de la demanda
  • Confiabilidad en el proveedor y tiempos de entrega
  • Niveles de servicio definidos
  • El riesgo real de quedarse sin stock

¿Cómo impacta la incertidumbre de la demanda en los requerimientos del stock de seguridad?

Imagine que la demanda para un producto fue constantemente de 100 unidades por mes. Con sólo asegurarse de tener el suficiente stock para satisfacer esta demanda sería muy fácil. Sin embargo la realidad para muchos artículos es que la demanda cambia significativamente mes a mes. Incluso si el promedio mensual de la demanda fuese de 100 unidades, la demanda actual podría cambiar. Esto, sin el nivel óptimo de stock de seguridad, podría significar una gran cantidad de quiebres de stock y excesos.

En términos simples, para productos con patrones de demanda estables, sin importar el nivel de servicio asignado, la necesidad de un stock de seguridad podría ser mínima. Sin embargo, para productos con patrones de demanda más irregulares, la necesidad de tener un stock de reserva será mucho más alta.

¿Cómo influye el lead time en la necesidad de stock de seguridad?

Otro propósito clave para el stock de seguridad es cubrir la incertidumbre durante el período. Este es el tiempo entre en que se genera una orden y se reciben los bienes encargados. Para productos con tiempos de entrega cortos, tales como un día, esto no es un problema. Después de todo sólo se debe cubrir la demanda por ese día, lo que no es muy complicado. Incluso, si recibe un encargo inesperado durante el período de cobertura, esto será un problema sólo por un día, hasta que llegue el pedido al día siguiente.

Sin embargo, para ítems con lead times más largos, como bienes provenientes del lejano oriente, el nivel de riesgo es mucho mayor. Dado que el embarque podría tardar en llegar alrededor de 12 semanas, hay muchos más días de demanda que cubrir y más oportunidades para que las cosas pudiesen salir mal. Como resultado, en orden de mantener la disponibilidad hasta que el inventario pueda ser restituido, la necesidad del stock de seguridad aumenta.

¿Debería el stock de seguridad cubrir problemas con la fiabilidad de los proveedores?

Determinar cómo cubrir la volatilidad de los proveedores por lo regular es una difícil decisión. Después de todo, ¿quien debería pagar el precio por los problemas que tengan los proveedores en hacer sus entregas correctamente? ¿Tenemos que invertir adicionalmente pensando en cubrir los atrasos de nuestros proveedores?

Del mismo modo en que la demanda se desvía de los que nosotros esperamos, siempre habrá alguna desviación entre el lead time esperado y el real. Las causas de estas desviaciones son, en muchos casos, impredecibles e inevitables. Sin embargo, estos problemas de proveedores pueden tener un impacto determinante en los niveles de servicio del cliente. Como resultado, alguna cantidad del stock de seguridad debiese establecerse este riesgo de quedarse sin stock.

Si los lead times de los proveedores fallan constantemente, invertir en stock de seguridad adicional podría no ser la mejor enfoque. Después de todo, el inventario de stock de seguridad es solamente una solución a corto plazo para cubrir las incertidumbres, pero a la larga no mejorará la situación.

Si el proveedor siempre demora 3 semanas más de lo acordado en entregar los productos, es razonable preguntarse primero si el lead time es el adecuado. Con esto en mente, en lugar de invertir en stock de seguridad, el negocio debiese investigar la raíz de los problemas y renegociar el contrato.

¿Por qué el nivel de servicio tiene tanto impacto en el stock de seguridad?

Los niveles de servicio, en su forma más pura, es la definición de los objetivos corporativos de la empresa en estrategia de inventarios. En esencia, es cuanto se está dispuesto a satisfacer las necesidades de los clientes, basado en la capacidad de stock.

Aunque es una expectativa común del negocio, no es posible mantener el 100% de disponibilidad en toda la gama de productos. Así, la gestión debe determinar en que medida se quiere satisfacer la demanda. Mientras que establecer el óptimo nivel de servicio puede proveer un aumento de margen, si este no es el apropiado el resultado podría ser quiebres de stock o mucho exceso.

El nivel de servicio es el mayor conductor del inventario de stock de seguridad, entre más alto es el nivel de servicio mayor es el requerimiento para asegurar la disponibilidad de stock.

Después de todo, cuando se decide realizar una inversión en stock de seguridad, se esta esencialmente comprometiendo importante capital de trabajo. Para productos de importancia estratégica, probablemente esto no sería un problema. Sin embargo, para artículos más lentos o aquellos menos importantes para el negocio, el dinero atrapado en estos productos podría estar perfectamente mejor invertido en otra área del negocio.

Dado esto, la relación entre el nivel de servicio y el inventario de stock de seguridad es exponencial. Es vital que el nivel de servicio asignado este bien alineado a través de los productos clave a lo largo del negocio; esto sea por categoría de productos, según la importancia del cliente  o una combinación de ambas.

¿Qué pasa si el riesgo “real” de quedarse sin stock es bajo?

Ya hemos mencionado la volatilidad natural del suministro y la demanda. Sin embargo, sólo porque exista la incertidumbre, esto no quiere decir que quedaremos sin stock. Existen cierta circunstancias que justifican la falta de necesidad de un producto para tener un inventario de stock de seguridad. Pero, ¿bajo que situaciones un producto tendría una capa natural de stock de seguridad?

Ya hemos aclarado la relación entre stock de seguridad, lead times y la confiabilidad de los proveedores. Sin embargo el impacto de las cantidades de pedido a menudo se pasa por alto. Imagínese si la cantidad mínima de compra de un producto sea equivalente a un año completo de demanda. Esto significaría que sólo debe hacer una orden por año. Entonces, si el producto estuviese sometido a altos niveles de volatilidad, el alto nivel de inventario resultante del MOQ significaría que siempre tendrá mucho tiempo para responder en caso de que los niveles de existencias comiencen a caer. En lugar de tener stock de seguridad, bastaría con adelantar la fecha del pedido.

¿Qué tan apropiados son sus niveles de stock de seguridad?

Determinar el correcto nivel de stock de seguridad es más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, para evaluar su propia situación de stock de seguridad, debe hacerse dos preguntas importantes: ¿Tengo suficiente stock para cubrir la demanda? ¿Tengo demasiado?. Hay una delgada línea entre lo mucho y lo muy poco.

Recuerda  visitar nuestro artículos de Slimstock Knowledge para mayor información sobre stock de seguridad y nivel de servicio,  por ejemplo nuestro articulo "relación de seguridad y nivel de servicio" le sera de mucha ayuda para definir stock de seguridad más adecuados y al mismo tiempo entender el concepto de nivel de servicio.

 

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