Reabastecer puntos de venta

En muchas ocasiones los encargados de tienda se ven limitados al tener que invertir mucho tiempo en algo que debería automatizarse: el reabastecer puntos de venta. Puesto que el tiempo es un bien escaso, las empresas del retail deberían centrarse en esta problemática y así brindar la mejor atención posible a sus clientes.

La labor de un encargado de tienda debería dividirse en dos grandes áreas: atender a sus clientes y gestionar a su equipo. Pero la realidad es que definir los niveles de inventario para sus puntos de venta y realizar los pedidos de reabastecimiento (que aseguren la disponibilidad de sus productos) les quita mucho del tiempo que deberían dedicar esas dos grandes tareas.

Reabastecer su tienda

Para realizar de manera apropiada la tarea de reabastecer puntos de venta, un encargado debería ser capaz de generar una previsión de la demanda para cada una de sus referencias, tomando en cuenta el tipo de demanda de cada artículo, analizar las tendencias, descubrir si siguen patrones estacionales y si son afectadas por acciones promocionales. Una vez hecho todo esto, debería calcular el stock de seguridad para cada referencia tomando en cuenta el nivel de servicio que desea ofrecer para cada una y, finalmente, calcular los pedidos óptimos –o traspasos desde otros puntos de venta– que debería realizar para asegurar dicho nivel de servicio.

Pero al tratarse de un perfil fundamentalmente comercial, el encargado de tienda típico carece a menudo de la formación necesaria para calcular de manera apropiada la previsión de la demanda de sus referencias y los pedidos correspondientes. Dicho factor, junto con la carencia de herramientas adecuadas, se traduce en innumerables horas empleadas en intentar gestionar de manera más o menos coherente el reabastecer puntos de venta. Valiosas horas que debería estar empleando en atender a sus clientes y gestionando a su equipo.

La labor de un encargado de tienda debería dividirse básicamente en dos grandes áreas: atender a sus clientes y gestionar su equipo

Esta situación crea una doble desventaja para el retailer. Debido a la enorme cantidad de horas invertidas, el nivel de atención al cliente y la gestión del equipo no son todo lo buenos que deberían ser y debido a la carencia de formación y de herramientas, el aprovisionamiento tampoco ofrece la calidad deseada.

La situación se complica aún más por las altas tasas de rotación de personal del sector. Ocurre muy a menudo que cuando un encargado comienza a familiarizarse con el proceso de reabastecer, entonces cambia de empleo. De esta manera, lo que pasa es que se pierde una valiosa fuente de conocimiento que obliga al retailer a comenzar el proceso de nuevo con cada nueva contratación.

Reabastecer puntos de venta: Automatizar es la solución

La solución para solventar esta situación consiste en centralizar el proceso y establecer un sistema automático de reabastecer puntos de venta. Para ello es necesario contar con una herramienta especializada que:

  • Calcule la previsión de la demanda para cada una de las referencias de los puntos de venta
  • Calcule el stock óptimo para cada punto y genere automáticamente las órdenes de reabastecimiento
  • Tenga en cuenta, a la hora de hacer estos cálculos, el patrón de demanda de cada referencia, tendencias, patrones estacionales, niveles de servicio deseado y un largo etcétera.

Un sistema de previsión de la demanda y reabastecimiento automático de tiendas libera a los encargados de la responsabilidad de calcular los niveles de inventario necesarios y generar los pedidos de reabastecimiento, permitiéndoles de esta forma ganar una gran cantidad de horas para atender a sus clientes y gestionar sus equipos.

La solución para solventar esta situación consiste en centralizar el proceso y establecer un sistema automático de reabastecimiento del punto de venta.

El encargado mantiene su capacidad de tomar decisiones

¿Esto significa que los encargados de tienda no podrán opinar más acerca de sus inventarios? De ningún modo. Los encargados de cada tienda cuentan con valiosa información acerca de sus clientes, de sus competidores y de su entorno geográfico, que puede enriquecer la información generada por un sistema de reabastecimiento automático. Por ello es recomendable permitirles enriquecer la información generada con su propia aportación en caso necesario.

Esta manera de trabajar constituirá un gran cambio para ellos, liberándoles de las innumerables horas que dedican a una tarea que los aparta de lo que constituye su verdadera misión: ofrecer el mejor servicio posible a sus clientes para maximizar las ventas.

En el mundo del retail, asegurar la máxima disponibilidad y ofrecer una excelente atención al cliente puede significar la diferencia entre una empresa con éxito y otra que lucha por sobrevivir. Sin duda sus clientes –y sus encargados de tienda, por supuesto- agradecerán la automatización de un proceso que puede y debe llevarse a cabo con herramientas especializadas.

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