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Los errores al gestionar el inventario con excel

Para muchas empresas, Excel es sinónimo de optimización de inventario y planificación de demanda, pero ¿usted sabe cuantos errores se producen al gestionar el inventario con Excel? A continuación, en este nuevo artículo de Slimstock Knowledge, le presentaremos 5 indicadores para desdepedirse definitivamente de las planillas u hojas de calculo.

A menudo, las plantillas son la opción preferida debido a su familiaridad y aparente popularidad. De hecho, existe una gran posibilidad de que la computadora en la que está leyendo este artículo tenga Excel instalado o tenga acceso a algo similar de Google u Open Office.

Pero a medida que las empresas crecen y el inventario y la complejidad aumentan, Excel deja de ayudar y, en cambio, hace que la vida de los Planificadores sea más difícil. Peor aún, la ineficiencia de realizar un pedido con una hoja de cálculo le está costando dinero por exceso de existencias y pérdida de tiempo a muchas compañías.

Casi el 90% de las hojas de cálculo tienen errores. Por lo tanto, si bien las hojas de cálculo pueden parecer la alternativa “gratuita y más fácil” al software de gestión de pedidos, son todo lo contrario.

Elegir usar un sistema integrado como Slim4 de Slimstock significa equiparse con las herramientas que necesita para simplificar su vida al mismo tiempo que aumenta la productividad y las ganancias. El ROI típico para los clientes de Slimstock es de 6 a 12 meses después de la implementación. Entonces, a pensando ¿Cuánto más complicado será una hoja de cálculo de pedidos dentro de 1 año?

A continuación le dejamos 5 errores al gestionar el inventario con Excel:

1- Los errores de fórmula le están costando dinero

Cuando usa Excel, los errores de fórmula están a solo una tecla de distancia. Y si el número de celdas en su hoja de cálculo se dirige al norte de 50K  sus posibilidades de errores aumentan exponencialmente.

A diferencia de Excel, obtener resultados precisos de Slim4 no depende de ingresar correctamente los datos y la fórmula. Con Slim4, las matemáticas se manejan en el back-end por usted, lo que garantiza resultados precisos. Los sistemas de gestión de pedidos también están diseñados para actualizaciones sin problemas y migración de datos. ¿Funcionará igual la ultima versión de Office? ¿Y las celdas ocultas que olvidó copiar correctamente en un nuevo libro de trabajo? ¿Tener que preocuparse por problemas como este es realmente mejor que simplemente evitarlos por completo?

JP Morgan Chase, empresa financiera creada el año 1799,  una vez atribuyó una equivocación que les costó $ 6 mil millones por errores cometidos en Excel. Si bien los errores con la hoja de cálculo pueden no ser suficientes para financiar una misión lunar, definitivamente se van sumando (no muy diferente a las cajas de inventario no vendidas en la esquina de su almacén que se ordenaron accidentalmente debido a un error de la hoja de cálculo).

2. No sabes quién cambió la hoja de cálculo

Incluso si detecta los errores que tienen las 90% de las hojas de cálculo, ¿cómo sabe de dónde provienen? Debido a que solo se necesita un error para arruinar un libro de trabajo completo, incluso los esfuerzos para garantizar obstinadamente el uso responsable se pueden deshacer rápidamente.

La base de este problema es que Excel simplemente no fue diseñado como una pieza de software colaborativa, por lo que tratar de usarlo como tal siempre generará dificultades. Incluso si es posible desarrollar e implementar un sistema de cambios documentados, el tiempo que pasa administrándolo puede sin duda ser mejor gastado en otro lugar.

En lugar de métodos de seguimiento opacos o enredosos, con Slim4 se puede ver quién realizó cambios en sus datos sea un proceso simple y transparente. Al proporcionar un registro de auditoría  automáticamente sabrá quién está realizando cambios en sus libros y cuándo.

3. Gestionar el inventario con excel: Pasar horas haciendo un informe

Si existe algún beneficio al usar hojas de cálculo para tareas complejas de pedidos e inventario, podría ser la breve sensación de logro que se obtiene al sacar información útil a partir de una grilla de datos tan difícil de manejar. Esa es una escasa recompensa y el tiempo dedicado a limpiar y validar los datos antes de convertirlos en gráficos es tiempo que no podrá recuperar.

Como cualquiera que lo haya hecho lo sabe, incluso si eres bueno en la creación de informes a partir de hojas de cálculo, la monotonía es insoportable e innecesaria. Slim4 genera rápidamente informes útiles de alto nivel como también una hoja de pérdidas y ganancias para ayudar con la planificación empresarial. También está equipado con un panel de informes personalizado para brindarle información en tiempo real sobre las métricas clave que siempre están disponibles, en lugar de tener que crearlas a mano. Ordenar desde una hoja de cálculo genera frustración y errores.

4. Usted es el encargado de la hoja de cálculo y necesita tomar unas vacaciones

Si su empresa hace pedidos de compra con Excel, es probable que alguien en su oficina sea el encargado de la hoja de cálculo. Es la persona a quien le dicen cuándo deben actualizarse los datos, y por lo tanto la contraseña es un secreto muy bien guardado. Todos saben que no es un buen sistema, pero lo han hecho funcionar durante los últimos 3 años, y no va a cambiar ahora. Pero, ¿qué sucede si el encargado renuncia, o es despedido, o simplemente cambia de posición dentro de la empresa?

Lo único peor que esto es cuando eres el encargado. Nadie duda de su capacidad, pero ¿qué sucede cuando necesita irse de vacaciones? Incluso si ya ha nombrado a su remplazo durante ese periodo, ¿realmente confía?

Esto es lo que se conoce como un único punto de falla, y representa una responsabilidad grave para cualquier negocio porque la eventualidad de que falle no es “si” sino “cuándo”.

Con Slim4 elimina los riesgos de puntos únicos de falla al ser diseñado específicamente para permitir a múltiples usuarios diferentes niveles de acceso según sea asignado.

5. Se está quedando atrás en el pedido de mejores prácticas (y le está costando dinero)

¿El hecho de que funciona la mayor parte del tiempo, es lo mejor que puede decir sobre su hoja de cálculo de previsión y planificación? Si es así, es poco probable que esté ganando eficiencia. Slim4 puede ahorrar dinero a las empresas porque identifica ineficiencias, reduciendo los niveles de existencias hasta en un 30%. Lo hace actualizándose constantemente con las mejores prácticas y nuevas características, como nuestros análisis ABC / XYZ.

¿Qué haría si mañana su equipo financiero le pidiera que redujera el inventario del almacén en un 30% para liberar capital? Si bien es posible obtener ganancias rápidas a corto plazo, sin una estrategia coherente, estos intentos finalmente terminan sacrificando la optimización de inventario. En cambio, Slim4 es un sistema desarrollado por personas que entienden la gestión de inventario. Con Excel, debe diseñar su propio proceso, que puede ser óptimo o no.

¿Puede gestionar su inventario con Excel? Probablemente. Pero si puede identificarse con uno de estos cinco puntos, entonces es probable que esté listo para actualizar su negocio a partir de un software como Slim4 y así optimizar su almacén y su vida. Si aun tiene dudas sobre esto, lo dejamos invitado a leer nuestro artículo Adiós a las hojas de calculo en la gestión de inventario.

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