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Relación entre stock de seguridad y nivel de servicio

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Entender la relación entre stock de seguridad y nivel de servicio es clave por todas las empresas que quieren aumentar la rentabilidad de su negocio. Cada empresa que quiere garantizar la venta, necesita tener los productos adecuados, en el momento oportuno, con la cantidad correcta y lugar indicado.

Slimstock Latinomérica Jorinde TimmermanTeóricamente no es difícil: comprar las unidades necesarias para cubrir el ciclo que componen el plazo de entrega y la frecuencia de compra. Pero en la práctica, tenemos dos grandes incertidumbres: la fiabilidad del proveedor y la variabilidad en la demanda. Si no consideramos correctamente estos variables en nuestro cálculo de abastecimiento, no podríamos prevenir los quiebres.

Por Jorinde Timmerman

Stock de seguridad, un cálculo infaltable para la gestión de inventarios

Para asegurarnos que estamos respondiendo a los requerimientos de los clientes y además cubriéndonos de las ineficiencias de nuestros proveedores, necesitamos un stock de seguridad. Pero sin calcular el stock de seguridad de la forma correcta, aumentamos nuestro sobre stock y eventualmente nuestro valor de obsolescencia.

En la teoría hay diferentes cálculos de stock de seguridad, pero la mejor considera 8 diferentes parámetros:

  • Plazo de entrega

  • Tiempo de revisión

  • Cantidad mínima de compra

  • Cantidad múltiple

  • Fiabilidad del proveedor

  • Desviación estándar de la demanda (venta/consumo)

  • Stock fijo

  • Nivel de servicio

Relación entre stock de seguridad y nivel de servicio

El único parámetro que se puede influenciar para dar importancia diferenciada por cada producto y en cada ubicación, es el nivel de servicio. Un nivel de servicio alto se define por aquellos productos que generan una mayor utilidad para el negocio. Generalmente el nivel de servicio está basado en una clasificación ABC/XYZ. El 20% de los artículos que generan el 80% de las ventas, no pueden quebrar y por ende reciben un mayor nivel de servicio.

El nivel de servicio se parametriza no tan solo a nivel de artículo, si no que a nivel de artículo en sus diferentes ubicaciones. Para ilustrar la relación del nivel de servicio, mostraremos en la siguiente formula una versión más simplificada que la recomendada, pero reconocida en la teoría de la gestión de inventarios:

Stoock de seguridad = puntaje Z * √tiempo de espera * desviación estándar de la demanda

El puntaje Z en la formula arriba, se define con el nivel de servicio deseado. El nivel de servicio influencia el puntaje Z, que está basado en la desviación estándar de la demanda. Con la determinación de un nivel de servicio, estamos calculando cuantas desviaciones estándar queremos tener adicional a la demanda media. El puntaje Z por cada nivel de servicio se encuentra fácilmente en una tabla Z. Entre más alto el puntaje Z, menos riesgo de quiebres de stock.

Z = 1,0 -> 84%      Z = 1,28 -> 90%      Z = 1,65 -> 95%      Z = 2,33 -> 99%

Pero definir el nivel de servicio deseado en la práctica es difícil.
¿Qué nivel de servicio aplicar?

El nivel de servicio y stock de seguridad según la estrategia empresarial

El nivel de servicio es un parámetro a definir por la gerencia, debido a su estricta relación con el capital de trabajo. Para crear un caso representativo para su gerencia, debiésemos comenzar con la estrategia de la empresa. En teoría hay 3 estrategias:

Menor costos: (ejemplo: supermercado Ekono)

Empresas que apuntan a menor costos están enfocadas en ser lo más eficientes posible e invierten en mejorar los procesos de su cadena de suministro. Un stock de seguridad no es la prioridad porque no aumenta directamente la eficiencia. Cuando se definen los stock de seguridad para “fast movers”, el nivel de servicio normalmente es más bajo que para las empresas de mejor servicio.

Mejor producto: (ejemplo: Apple)

Las empresas con mejor producto, prácticamente viven de su marca, por lo que priorizan las inversiones en marketing. Los productos tienen generalmente un ciclo de vida corto, al momento que se acaba el inventario se lanza una nueva versión. Son empresas donde la planificación y el seguimiento a la estimación de las ventas, son mucho más importante que el abastecimiento. Un stock de seguridad adecuado no sería el foco principal.

Mayor servicio: (ejemplo: Amazon)

Estas empresas viven de la satisfacción de los clientes por lo que una pérdida de venta es fatal. Ellos deben estar enfocados en la determinación de su stock de seguridad y medir de mejor manera las incertidumbres que están enfrentando para incorporarlas como variables en la fórmula del stock de seguridad.

La estrategia se traduce en procesos para gestionar el surtido. Me refiero a la gestión del ciclo de vida y las decisiones tácticas: donde tener el inventario (push/pull). El Nivel de servicio es relevante para los artículos que se encuentran Maduros en el ciclo de vida (activos), los cuales se entregan desde el stock.

Nivel de servicio y stock de seguridad según el ciclo de vida del producto

Para el caso de artículos nuevos, estos no cuentan con el historial necesario para realizar un pronóstico, por lo que más allá de definir un stock de seguridad, se debe asegurar que la segunda compra se haga en el momento oportuno y en la cantidad necesaria.

Para los artículos en el estado de fin de vida, donde las ventas tienen una tendencia negativa o ya no existen, el nivel de servicio es el primer parámetro que se debe eliminar. Utilizando un buen software de gestión de inventarios se pueden automatizar estos cambios con reglas de negocio específicas.

Nivel de servicio y stock de seguridad según el comportamiento del producto

El nivel de servicio más usado es el nivel de 95%. Pero para artículos que tienen por defecto una desviación estándar muy alta (artículos erráticos), este nivel de servicio genera mucho más stock de seguridad que para un artículo con un comportamiento más estable.

La teoría indica que para aquellos artículos con menos de 6 meses de venta en un período de 12 meses, o para ítems con ventas de menos de 24 unidades al año, es mejor considerar una distribución poisson inverso para obtener el stock de seguridad adecuado.

El stock de seguridad normal se puede perfectamente aplicar para los artículos con una distribución normal.

De la teoría a la práctica

El efecto deseado de un nivel de servicio es disminuir los quiebres.

Una buena pregunta podría ser entonces:
¿Con un nivel de servicio de 98%, ¿cuántas veces tendré un stock-out?

Para responder usamos un ejemplo:

Queremos responder el 98% de las veces a la demanda del cliente. El artículo tiene una venta anual de 1.000 unidades y un plazo de entrega del proveedor de 1 mes. Además, sabemos que el artículo tiene una desviación estándar de 40 unidades. Para calcular el stock de seguridad, consideramos el puntaje "Z" que corresponde a 98% = 2.55. Sin considerar la fiabilidad del proveedor, el stock de seguridad necesario será de 102 unidades:

Z * desviación estándar de la demanda al cuadrado * √plazo de entrega = 2.55 * 40 * 1 = 102

Entonces con 102 unidades, tendremos un quiebre de stock en 2% de las veces que estamos abastecidos por el proveedor (considerando el tiempo de entrega). Porque tenemos 12 abastecimientos (1 vez cada mes), tendremos un stock-out en (2% de 12) 0,24 de las veces. Eso se traduce a una vez un quiebre cada 4 años.

Además, muchos productos tienen un lote de compra o una cantidad mínima de compra (CMC). Si tenemos un CMC de 200 unidades, tendremos 5 momentos de abastecimiento. Si calculamos 2% sobre estos 5 momentos, tendremos un riesgo de quiebre de 0,1. Este valor se traduce a un quiebre cada 10 años. ¿El ciclo de vida del producto será tan largo?

En conclusión, para determinar un nivel de servicio deberíamos considerar:

  1. La estrategia empresarial.
  2. Las decisiones de gestión por cada producto en cada ubicación.
  3. El comportamiento del artículo en cada ubicación.
  4. El significativo de un nivel de servicio en la práctica versus el efecto deseado.
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