¡6 CONSEJOS solucionar PROBLEMAS DE DISPONIBILIDAD DE INVENTARIO!

Si deseas tener una "buena" disponibilidad de productos, tener el control y solucionar problemas de inventario es necesario y fundamental. Pero, esto no es una tarea fácil. En este artículo hemos recopilado 6 consejos para solucionar problemas de inventario sin tener que gastar dinero extra en stock. 

A menudo hay mucho debate sobre la cantidad de inventario que se debe mantener disponible en los almacenes. Mientras que los vendedores quieren tanta disponibilidad como sea posible, los que hacen cálculos numéricos en finanzas quieren minimizar la inversión de capital de trabajo y recortar costos. Es un verdadero enigma.

Pero hay una cosa en la que todos pueden estar de acuerdo: ¡no tener suficientes existencias es un problema muy grande! Después de todo…

SIN STOCK = SIN VENTA

SIN VENTA = SIN EFECTIVO !!!

¿Por qué la disponibilidad del producto es un desafío?

Tony Wild, el experto en inventarios, dijo una vez:  "El inventario es el resultado de la falta de datos". 

Pero, ¿qué pasa cuando falta inventario?  

Contar con pocos datos también es una causa importante de la falta de productos disponibles. Sin embargo, este problema en la cadena de suministro es resultado de la falta de enfoque, tiempo y comunicación, además de las malas prácticas en los procesos que pueden estar cursando las compañías. Si las analizas, pareciera ser que la solución es rápida y fácil. Sin embargo, una vez que se profundiza un poco más, los problemas de disponibilidad suelen ser mucho más complejos. 

 Por ejemplo, considere el siguiente escenario:

    • Su equipo está fatigado por manejar una gran cantidad de problemas que deben ser resueltos.
    • Necesitan estar pendientes de miles y miles de productos. 
    • Hay una falta general de conocimiento y, a menudo, solo se da cuenta de un problema cuando sus clientes comienzan a quejarse. 

Muchas de las empresas con las que trabajamos conocen muy bien estos desafíos. Como consecuencia, los equipos de la cadena de suministro generalmente se encuentran en un ciclo interminable de extinción de incendios: solucionando problemas que podrían haberse evitado en lugar de convertirse en una situación con valor real. 

Es por eso que hemos escrito este artículo: ¡para ayudar a su empresa a tomar el control de sus procesos de inventario e impulsar mejoras de rendimiento en toda su cadena de suministro! 

¿Qué está causando los problemas de disponibilidad en el inventario? ¿Y qué debes  priorizar?  

Antes de seguir adelante, hay una cosa que no podemos permitirnos ignorar.  

Es probable que debas enfrentarte a una serie de problemas de disponibilidad en algún momento determinado. Aquí hay algunos ejemplos que pueden ocurrir: 

    • Problemas de disponibilidad,
    • Cuello de botella de la cadena de suministro,  
    • Pedidos de clientes inesperados, 
    • Errores de pronóstico, 
    • Problemas de proveedores,
    • Datos perdidos, 
    • Clientes molestos,
    • Problemas de pago de proveedores,  
    • Procesos interrumpidos, 
    • La lista podría seguir y seguir...

Todos estos problemas exigen su atención inmediata.  

Lamentablemente no se pueden ignorar estos temas y pretender que se solucionen mágicamente y desaparezcan. Lo que es un hecho, es que no se pueden resolver todos, al menos no de inmediato.

Entonces, debes priorizar. Pero, ¿cómo puede determinar qué tareas son importantes y qué tareas puede permitirse ignorar?  

Desafortunadamente, no existe una fórmula infalible. No puedes simplemente chasquear los dedos (o sacudir la nariz) para hacer desaparecer todos tus problemas de inventario. 

En esta sección, vamos a explorar algunas simples tácticas para ayudarle a optimizar la carga de trabajo y obtener ejecutar las tareas más importantes de manera eficaz sin abrumarse por los problemas sin importancia. 

TIP1: IDENTIFICA LO QUE ES URGENTE VS. IMPORTANTE

Todos sabemos que las decisiones de la cadena de suministro afectan a toda la organización y los problemas no resueltos se comportan de manera similar. Sin embargo, algunas cuestiones siempre serán mucho más importantes que otras. Es nuestro trabajo identificar estas tareas y solucionarlas lo mejor que podamos.   

En primer lugar, todas las tareas se pueden dividir en dos categorías principales: 

    • Importante: estas son tareas que nos ayudan directamente a lograr objetivos específicos.  
    • Urgente: estas son tareas que requieren atención. Sin embargo, estas tareas a menudo se asocian con ayudar a otra persona a lograr sus objetivos. 

¿Cómo son estas tareas en nuestro mundo?

Tarea importante

En el contexto de la cadena de suministro, un ejemplo de una tarea "importante" podría ser revisar las excepciones previstas. Esto es importante porque esta tarea nos ayuda a tomar mejores decisiones en torno al inventario. Como resultado, esta tarea nos ayuda a lograr nuestros objetivos de asegurar la disponibilidad del producto o minimizar el costo de la cadena de suministro.   

Tarea urgente

Un ejemplo de una tarea "urgente" podría ser realizar un pedido de transporte aéreo de última hora para cumplir con la promesa de venta con un cliente. Es posible que esto no afecte directamente al objetivo de su equipo. Sin embargo, el impacto de no solucionarlo es inmediato. Por ejemplo, si no ejecuta las acciones correspondientes, la venta se perderá.   

A menudo, el equipo de la cadena de suministro está inundado de problemas "urgentes" y al mismo tiempo, deben completar las tareas importantes del día a día. ¡No hace falta mucho para que su equipo se sienta abrumado!   

    • ¿Cuál de estos dos ejemplos anteriores debería solucionarse primero? imagina que solo tienes tiempo para hacer una de estas dos tareas, ¿cuál ignoras? 

¡Eisenhower sabe más!

En 1954, el expresidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, abordó este clásico enigma de la carga de trabajo: 

"Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes, y los importantes nunca son urgentes". 

Basado en los principios de Eisenhower, el líder de pensamiento empresarial, Steven Covey, llevó este concepto un paso más allá y popularizó la Matriz de Covey.   

Esta sencilla herramienta nos ayuda a pensar en nuestras prioridades (¡especialmente en momentos como estos!): 

TIP 2: APLICA LA MATRIZ DE COVEY

Hay muchas acciones que puede realizar para gestionar los problemas de disponibilidad de los productos. Algunos de ellos serán más importantes que otros. Por lo tanto, aplique la Matriz de Covey para priorizar su carga de trabajo.

Si lo hace bien, pronto verá resultados fantásticos a medida que su equipo se concentre en lo que importa.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo puede querer categorizar tareas específicas: 

TIP 3: ADOPTA UN ENFOQUE DE 'GESTIÓN POR EXCEPCIÓN'

Cuando se trata de identificar sus prioridades en la práctica, ¡la gestión por excepción es clave! Pero, ¿qué es la gestión por excepción?

La gestión por excepción se trata de automatizar tareas que son repetitivas, aburridas y agregan un valor limitado mientras se concentra tanto tiempo y atención en los problemas que realmente deben abordarse.

Al permitir que una máquina haga el trabajo pesado, tu (y tus colegas que no son robots) no necesitan preocuparse por las tareas repetitivas y meticulosas: ¡todo esto se puede automatizar! En su lugar, puede invertir tiempo y energía en aquellas tareas que requieren un poco de intuición humana.

El enfoque de gestión por excepción le permite centrarse en los problemas que pueden existir en el horizonte. Por ejemplo, imagina que las ventas se disparan repentinamente, este enfoque se denomina comportamiento "excepcional" y lo marcará para que puedas hacer algo al respecto.

Como resultado, en lugar de empantanarse con el 'negocio como de costumbre', puede solucionar las causas de la falta de existencias y la disponibilidad mucho antes de que lleguen a sus clientes.

Pero, ¿qué cuenta como excepcional?

¿De qué tipo de excepciones estamos hablando? En esencia, en el contexto de la disponibilidad del producto, hay dos tipos principales de excepciones de las que debemos preocuparnos: previsión e inventario.

Excepciones de inventario

El objetivo del equipo de la cadena de suministro es mantener el nivel óptimo de inventario. Por lo tanto, cuando hablamos de excepción de inventario, buscamos lo siguiente:

1) No hay suficientes existencias para satisfacer la demanda de los clientes: si no soluciona este problema, perderá ventas y decepcionará a los clientes.

2) Demasiadas existencias: si no toma medidas, bloqueará un capital de trabajo invaluable que podría invertirse en otra parte. Esto debe revisarse a diario, ya que sus riesgos pueden cambiar.

Excepciones de pronóstico

El objetivo de un buen pronóstico es intentar anticipar la demanda futura lo más cerca posible de la demanda realizada.

Si el pronóstico es drásticamente diferente de la demanda real, esto es lo que podríamos considerar "excepcional". Por ejemplo, es posible que deseemos tener en cuenta lo siguiente:

1) El pronóstico difiere enormemente de lo que espera. 

2) Los datos del historial de demanda que necesita están incompletos o pueden no ser confiables (por ejemplo, las ventas del mes pasado fueron enormes en comparación con cada dos meses y no entiende por qué). 

A menos que estos problemas se gestionen correctamente; carecerás de la base necesaria para elaborar pronósticos sólidos. Esto, a su vez, hará que sea realmente difícil tomar decisiones estratégicas de inventario. Pero, ¿qué podemos hacer para corregir estos problemas?

TIP 4: SIGUE ESTOS 4 PASOS PARA CORREGIR LAS EXCEPCIONES DE SU PRONÓSTICO

Con suerte, la gestión excepcional significó que necesitas mirar solo un puñado de elementos todos los días.

En este caso, tiene sentido revisar manualmente cada elemento y usar la intuición humana para tomar una decisión informada. 

Sin embargo, ¿qué sucede si tienes muchas excepciones? por ejemplo, ¿tal vez  incorporas a un nuevo cliente y esta nueva demanda afecta a muchos productos diferentes?  

Si tienes miles de excepciones para trabajar, es posible que no sea eficiente revisarlas todas individualmente.  

En este caso, las acciones específicas que tomes para corregir el historial de demanda y los pronósticos dependerán tanto de la estructura como de las herramientas que utilices. En Slimstock, después de trabajar con muchas empresas para abordar los problemas de pronóstico, estos son los pasos principales del proceso de planificación en los que debe concentrarse.   

Paso 1: haz una copia de seguridad 

Probablemente suene redundante ¿quién no tomaría una copia de seguridad rápida? muchos líderes empresariales se saltan este paso bajo su propia responsabilidad. Cuando se están haciendo grandes cambios como por ejemplo, correcciones de pronóstico, se debe tener una copia de seguridad de su estado actual. Después de todo, si cometen un error, la vida es mucho más fácil si se puede hacer una restauración de datos simple.    

Paso 2: identifica qué elementos necesitas ajustar 

Después de una interrupción importante, algunas empresas intentan realizar ajustes generales en el pronóstico en todo el surtido. Esto podría significar simplemente implementar una regla para todos los productos con el objetivo de ignorar el historial de demanda para el período de la interrupción. Alternativamente, esto podría significar aumentar o disminuir el pronóstico para cada artículo en un cierto porcentaje. 

    • ¿Es este el enfoque correcto?

Es probable que haya una cantidad muy pequeña de escenarios en los que necesites ajustar todo su surtido de esta manera. En cambio, debe concentrarse en grupos específicos.  

Esto no significa que necesites revisar el pronóstico para cada artículo individualmente, ¡esto tomaría una eternidad! Pero es posible que desee agrupar productos en función de alguna lógica sensata (además de relevante) y ajustar el pronóstico. Por ejemplo:

Paso 3: Determina cómo se deberá ajustar el pronóstico para cada grupo de productos 

Aquí es donde debes hablar con ventas y marketing. Después de todo, para garantizar que los pronósticos sean un reflejo fiel de cómo podría verse la demanda en el futuro, necesitas inteligencia de mercado. Y en momentos como este, en los que tienen grandes lagunas en su historial de demanda, toda la información que puedas obtener es un bien necesario.   

Con base en esta información, puedes determinar el mejor enfoque para refinar el pronóstico. Estas son algunas de las preguntas que quizás quieras hacerles a sus colegas:  

    • Si la demanda cayó, ¿cuándo esperan que aumente la demanda de los clientes? 
    • Si la demanda desapareció debido a falta de existencias, ¿los clientes realizarán un pedido grande una vez que el inventario vuelva a estar disponible?  
    • ¿Ha ganado la empresa nuevos clientes? 
    • ¿Hay planes para realizar promociones o eventos especiales? 
    • ¿Algún cliente se ha mudado a un competidor y, por lo tanto, deberíamos esperar que las ventas caigan? 

Paso 4: Ejecuta el ajuste 

Una vez que han enriquecido su pronóstico de la base de inteligencia de mercado, es un buen momento para aplicar los cambios. Además de realizar los cambios necesarios en todos los sistemas relevantes, debes documentar el motivo del ajuste de previsión.   

Después de todo, el dolor de la interrupción original se olvidará rápidamente. Y a menos que se documente su razón fundamental para ajustar el pronóstico, ¡esto podría causar grandes dolores de cabeza en el futuro!

TIP 5: CORRIGE LAS EXCEPCIONES DE TU INVENTARIO

Muy bien, tenemos que asegurarnos de que tenemos suficiente inventario para satisfacer esta demanda. Pero, ¿cuánto inventario necesitamos?   

Bueno, en esencia, necesitamos una cantidad suficiente de inventario para cubrir la demanda prevista hasta que se repongan los niveles de inventario. Sin embargo, la duración de este período depende del punto de la cadena en el que se encuentre su próximo lote de inventario.

Si tienes suficiente inventario en su almacén para satisfacer la demanda hasta que se repongan los niveles de inventario... fantástico. No es necesario que realices ninguna acción de inmediato. Pero, también es posible que desees supervisar estos elementos en caso de que la demanda difiera significativamente de la previsión.   

    • ¿Y si este no es el caso? ¿Qué pasa si no tienes suficiente stock? 

Por otro lado, ¿qué pasa si tienes tanto stock que puede satisfacer la demanda durante meses o incluso años? Peor aún, ¿y si tienes más en camino?  

¡ACTÚA AHORA PARA GARANTIZAR LA DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO!

Cuando revisamos el inventario, hay algunas áreas principales en las que debemos centrarnos. Los dos primeros se centran en posibles problemas de disponibilidad:

MINIMIZA LOS RIESGOS DE INVENTARIO EVITABLES (¡Y LOS COSTOS!)

¡ROMPE TUS OBJETIVOS DE DISPONIBILIDAD!

En este artículo, hemos explorado cómo puedes tomar medidas prácticas para identificar, solucionar y gestionar rápidamente las principales causas de la disponibilidad del producto antes de que afecten a la satisfacción del cliente.

Para garantizar altos niveles de disponibilidad de manera constante, se necesita una estrategia sólida que cuente con información en tiempo real sobre la posición de su inventario. ¡Al seguir estos sencillos pasos, esperamos que puedas aumentar la disponibilidad sin tener que invertir en grandes cantidades de exceso de stock!

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