Business Intelligence y Optimización de Inventarios en Retail

Si te interesa saber sobre Business Intelligence y Optimización de Inventarios en Retail para una buena gestión del inventario te invitamos a acceder al vídeo completo. ACCEDE AQUÍ>>

Los datos son esenciales y sobre todo para hacer Business Intelligence en Retail. Actualmente se dice que los datos son el nuevo oro o el nuevo petróleo. Y no solo porque funcionan como combustible para las operaciones si no porque es información que ha estado entre nosotros desde siempre y solo tomaron valor cuando fueron procesados por alguien.  

En este artículo abordaremos el Business Intelligence, sus procesos, como este se aplica en retail, la gobernanza de datos y como se puede adaptar en el retail a nivel de servicio, sobre stock, la venta y el Fill rate o OTIF.  

¿Qué es el Buisiness Intelligence (BI)?  

Para definir qué es el Business Inteligence, hay que tomar cuatro elementos: recolectar los datos, traducir estos en información, reunir conocimiento a través de la información obtenida y actuar sobre la base de los conocimientos.  

Entonces el BI es el proceso de recopilación de datos y análisis de los procesos que dan lugar a una acción adecuada. Para ejemplificar esto, hay una pirámide de procesos en donde se grafíca cada paso que hay que tomar para llegar a la acción.  

Muchas veces, el BI se confunde con herramientas o lenguajes informáticos, es por eso que le dejamos un pequeño checklist:  

• Business Intelligence no es Excel 
• Business Intelligence no es SQL 
• Business Intelligence no es Power BI 
• Business Intelligence no es Python o R 

El Business Intelligence no se trata de las herramientas, sino de la capacidad para detectar patrones en los datos sin procesar y transformarlos en información procesable. 

Conceptos básicos del Business Inteligence 

Existen varios conceptos básicos para hacer un BI, el primero es un sistema transaccional, como un ERP o un CRM. A través de un ETL (Extraction Transformation Load) se traspasa esta información a un Data Wharehouse, el segundo concepto básico.  

Por último, toda esta información se debe hacer visible para toda la organización y se hace bajo el tercer concepto básico, Interfaz de Sistemas Gerenciales, el cual se puede hacer a través de sistemas de reporteía, KPIS, Scorecards, etc.  

En este mapa conceptual se ven representado los conceptos tratados:  

Gobernanza de Datos 

Todos los conceptos que vimos en el punto anterior están amparados bajo la gobernanza de datos, el cual es un proceso que debe estár involucrado en las tres áreas del BI.  

Para definir la gobernanza de datos, hay que primero identificar cuándo es necesaria:  

Una forma de entender bien por qué y cuando necesitamos una mejora o implementar la gobernanza de datos será necesaria cuando nos encontremos con las siguientes situaciones en la organización : 

• Existen múltiples versiones de la verdad 
• No hay responsable en un dato o conjunto de datos 
• Poca visibilidad de los datos en la organización 
• Definiciones de datos o cálculos mal implementadas  
• Mala accesibilidad al dato de parte de los usuarios finales 

¿Cómo se resuelven todos estos problemas? Esa es la gobernanza de datos. En primer lugar es conectar a la operación con el dato y en este sentido, hacer prácticas transversales, desde quién ingresa el dato en el ERP hasta quién ve cuándo va cada KPI. El negocio debe definir sus indicadores y los distintos equipos deben lograr que estos ocurran, y un punto de los mas importantes es que es de suma importancia de entregarle la responsabilidad del dato y la gestión de el , a quienes trabajan de manera diaria con el dato. 

Para una correcta gobernanza de datos, todos los equipos deben estar alineados, comercial, marketing, operación en tiendas, finanzas, abastecimiento, compras, gestión de CD y todas las áreas que estén involucradas en el retail.  

Business Intelligence en Retail 

Ahora, teniendo claro que es el Business intelligence, podemos aplicarlo al retail de manera más clara, tanto en la gestión del surtido, en el stock de presentación y en la distribución de la pobreza.  

Gestión del surtido junto a la venta 

La definición de un ABC es clave para la gestión del surtido, siempre y cuando se tengan identificados los datos que se estén traqueando y su trazabilidad.  

Por lo tanto, lo primero es definir que factores influenciaran al ABC y como se calcularan, existen muchos criterios los mas populares son la venta, el margen, la venta perdida, la venta real, las unidades y las líneas de pedido.  

Además, se debe tomar en cuenta la agrupación en la cual se calcula en ABC, no es lo mismo hacer un análisis ABC para el universo completo de productos a clusterizar por tienda o categoria, por ejemplo.  

Finalmente, para hacer Business Inteligence junto a la venta se puede hacer en el análisis de la introducción de artículos, identificando cómo se comportan por segmento y monitorear los artículos más importantes.  

Stock de presentación, el nivel de servicio y sobre stock  

En los problemas de inventario están los Days On Hand y es aquí donde se puede involucrar el BI. Para saber este número, se necesitan dos datos, el stock y el forecast. Para hacer un forecast se necesitan múltiples variables de las cuales algunas son definir la calidad de las transacciones, el leadtime real, más la desviación y comparar los KPI.  

Distribución de la pobreza, Fill Rate o OTIF  

El nivel de servicio entregado al cliente se puede medir y por lo tanto añadir inteligencia de datos. En este caso, son los días que hubo stock para generar una venta o la venta perdida. Otra forma de medir el desempeño logístico es el OTIF y por lo tanto, este implica medir cuanta parte de la orden es cumplida tanto en cantidad como en la desviación del Lead Time.  

En cuanto a los KPI, analizar que proveedores que generan códigos con quiebres contantes pueden ser identificado con BI o adelantar órdenes de compra como también el valor subcomprado o sobrecomprado a un proveedor.  

Factores a tener en cuenta para un Dashboard o Panel  

Para tener un Panel o Dashboard Bi tenemos que centrarnos en tres principales Paneles. 

En el Panel de rendimiento general encontramos los KPI más importantes para la organización, como la disponibilidad, los días de stock, el valor de stock, el nivel de servicio, la rotación y el valor del exceso de stock.  

En el panel de la gestión del forecast tenemos la revisión y corrección del forecast, analisis de Desviación del forecast, los patrones a nivel agrupado por segmento o cluster y las promociones o eventos especiales  

Como último punto, estaría el Panel que me apoya el proces de gestión de compra, donde entra el análisis de quiebres de stock, el riesgo de los quiebres de stock y el análisis del exceso. 

Por último el comportamiento de pedido, donde podremos analizar cómo se comporta la ordenes generadas en el pasado, analizar si existen sobrecompra para un proveedor por algun motivio, o revisar si hay algun grupo de articulos que siempre compramos menos que lo que nos sugiere el sistema.  

¿Cómo empezar? 

• Encontrar los problemas más importantes para la organización, ubicar el dato que se involucra. 
• Concientizar que muchos de los problemas que existen hoy, son por una mala gobernanza de datos. 
• Gestionar, definir y asignar responsables tanto a los datos como a los KPI en los que están involucrados.  

En el formulario a continuación, podrás ver el video completo de la presentación de David Alvarado, consultor de Slimstock Chile, quien en el Breakfast Seminar “Business Inteligence y la Optimización de Inventarios en Retail” dio cátedra sobre Business Intelligence en retail, temática abordada en este artículo.